Los proyectos no se completan sin ayuda. Además del equipo del proyecto, se necesitan materiales y suministros para crear los entregables. Contratar proveedores implica negociaciones y papeleo.
Una solicitud de cotización forma parte de ese proceso junto con la solicitud de propuesta y la solicitud de información. Usar esta plantilla gratuita de solicitud de cotización para Phrase facilita esa parte del proceso.
Para descargar esta plantilla gratuita de solicitud de cotización, haz clic en la imagen.
¿Qué Es una Solicitud de Cotización?
Una solicitud de cotización, también llamada solicitud de presupuesto o invitación a licitar, es parte del proceso de adquisición de recursos para un proyecto. La solicitud de cotización sirve para reducir la lista de proveedores a aquellos que pueden ofrecer precios dentro de tu rango y de forma constante. Generalmente, la solicitud de cotización se envía antes de la solicitud de propuesta en proyectos de construcción o manufactura.
La solicitud de cotización y solicitud de propuesta son documentos similares en el sentido de que ambos inician la comunicación con los proveedores. La solicitud de propuesta proporciona detalles sobre el proyecto y los servicios o materiales requeridos. La solicitud de cotización, en cambio, solicita específicamente cuánto costarán esos bienes o servicios para definir un precio del proyecto.
Usar una solicitud de cotización no es exclusivo de la gestión de proyectos y se encuentra en muchas industrias. En la gestión de proyectos, la solicitud de cotización se utiliza como mecanismo de adquisición y ayuda a los gerentes de proyecto a cumplir con los objetivos presupuestarios. Así pueden contratar proveedores que se ajusten a sus restricciones financieras.
¿Por Qué Necesitas una Plantilla de Solicitud de Cotización?
La plantilla de solicitud de cotización es importante porque los gerentes de proyecto envían estos documentos a proveedores mientras gestionan el proyecto. La plantilla está diseñada para ser versatile y aplicable a cualquier tipo de proyecto. Como probablemente enviarás más de una, tener una plantilla te ahorra tiempo.
También es clave para las negociaciones. Al crear un contrato con un proveedor, uno de los puntos críticos a definir es el precio. La solicitud de cotización es el documento que permite que ambas partes acuerden el costo del bien, servicio o proyecto. Ayuda a los gerentes a saber qué espera el proveedor en términos de pago, lo cual puede ser discutido o ajustado si es necesario.
Si estás buscando un producto estandarizado, la solicitud de cotización es esencial. El proveedor entiende que al recibir una solicitud de cotización está compitiendo con otros por el precio, por lo que tiene interés en ofrecer una mejor propuesta. Esto sin duda complacerá a los interesados que cuidan el presupuesto. La solicitud de cotización también ayuda a conocer los costos de los proveedores.
La plantilla gratuita de solicitud de cotización es una herramienta que te ayudará a mantener los costos del proyecto bajo management al ordenar el proceso de licitación con proveedores. Puedes enviar una solicitud de cotización para un proceso de licitación abierta (cualquier proveedor puede enviar su oferta y ver las demás), licitación cerrada (todas las ofertas se abren al mismo tiempo tras la fecha límite), licitación por invitación (se envía solo a proveedores seleccionados) o subasta inversa (se busca el precio más bajo).
Sea cual sea el tipo de solicitud de cotización que makes use of, una vez que se firma el contrato necesitarás una forma de hacer seguimiento a los costos durante todo el proyecto. El software program de gestión de proyectos te da herramientas para monitorear recursos y asegurarte de que se cumplan los términos del acuerdo. El tablero kanban interactivo de ProjectManager te permite hacer esto en tiempo actual, comparando datos planificados versus reales para evitar sobrecostos. Esta información se refleja en nuestros paneles en vivo, que calculan y muestran los datos en gráficos fáciles de leer. Obtendrás una visión normal de los costos y más, para detectar problemas antes de que escalen.
¿Cuándo Usar una Plantilla de Solicitud de Cotización?
Esta plantilla de solicitud de cotización se puede usar cada vez que necesites adquirir bienes o servicios, como materias primas de un proveedor. Deberías enviar varias solicitudes de cotización a la mayor cantidad posible de proveedores calificados para poder comparar precios y calidad de sus productos. Luego, cuando estés listo para adquirirlos, puedes enviar una orden de compra al proveedor.
En la gestión de proyectos, la plantilla de solicitud de cotización normalmente se utiliza en la etapa de planificación. En este punto ya has definido lo que necesitas para ejecutar tareas y entregar los entregables del proyecto. También habrás comenzado o incluso completado un presupuesto de proyecto, por lo que sabes aproximadamente cuánto puedes comprometerte financieramente.
Es el momento de buscar proveedores que ofrezcan los bienes o servicios necesarios. La solicitud de cotización es uno de los documentos que te ayudará a seleccionar al socio adecuado. La información sobre precios que te entregan permitirá saber si el proveedor puede cumplir con los requisitos del proyecto.
Utiliza la solicitud de cotización como documentación de respaldo cuando contactes a proveedores sobre sus productos o servicios. Como se ha mencionado, forma parte de un paquete mayor que incluye la solicitud de propuesta y la solicitud de información. Los tres documentos sirven como mecanismos para asociarte con la empresa adecuada que pueda entregar lo que necesitas a tiempo y dentro del presupuesto.
¿Quién Debe Usar la Plantilla de Solicitud de Cotización?
Depende. La persona que utiliza la solicitud de cotización puede variar según la organización y el tamaño del proyecto. En proyectos pequeños, es possible que el gerente de proyecto o su asistente se encargue de tareas administrativas como esta.
En empresas y proyectos grandes suele haber un gerente de adquisiciones responsable de establecer relaciones con proveedores. Es esta persona quien se encarga de conseguir los bienes o servicios y negociar los detalles del contrato, siempre en línea con el plan del proyecto.
Para quien sea responsable del proceso de compras, usar una plantilla de solicitud de cotización ahorra tiempo y estandariza el proceso, lo que lo vuelve más eficiente. Cuando el documento llega al escritorio de la persona autorizada a firmar contratos, todos los detalles ya están claros y organizados.
¿Cómo Usar la Plantilla de Solicitud de Cotización de ProjectManager?
Usar la plantilla gratuita de solicitud de cotización es rápido y sencillo. Toda la información necesaria está dispuesta en el documento. Solo tienes que completar los campos correspondientes. Hay un espacio para ingresar los datos de la empresa a la que envías la solicitud de cotización y toda su información de contacto.
Información de Cotización
También hay un espacio para indicar a qué corresponde la cotización y los datos de tu empresa. Esta información se ingresa en la parte superior derecha. Bajo la fecha encontrarás el número de cotización y un campo para el ID del cliente. También puedes agregar la fecha de vencimiento de la oferta.
Notas
Finalmente, hay un espacio para indicar quién preparó la cotización y otro para comentarios o instrucciones especiales.
Debajo de eso hay una fila con información como el contacto del vendedor, el número de orden de compra para la factura, la fecha de envío, el método de envío, el punto F.O.B. (momento en que los bienes se consideran en tránsito) y las condiciones.
Precios, Descripciones y Cantidades
Más abajo está el detalle de los bienes: cantidad, descripción, precio unitario, impuestos aplicables y el monto complete. También hay espacio para subtotal, tasa de impuesto, impuestos sobre ventas y otras tarifas.
¿Cómo Usar una Plantilla de Solicitud de Cotización con ProjectManager?
Una vez que has contratado a tu proveedor y acordado un precio, puedes añadir esa información en ProjectManager y hacer seguimiento de los costos durante todo el ciclo de vida del proyecto. La plantilla gratuita de solicitud de cotización es una gran herramienta, pero está limitada al proceso de adquisición.
Al añadir los costos de recursos en el diagrama de Gantt en línea puedes establecer tu presupuesto y luego monitorear los costos mientras ejecutas el proyecto. El Gantt vinculará esos costos a tareas específicas, lo que te permitirá comparar los costos reales con los planificados. Conocer la variación del proyecto es una de las herramientas clave para saber si estás cumpliendo el plan.
Cuanto antes detectes que el cronograma o el presupuesto se desvían, más rápido podrás responder. Eso te ahorra tiempo y dinero. Toda la información ingresada en el Gantt se comparte automáticamente en la herramienta. A medida que los equipos actualizan sus tareas, los datos se alimentan y calculan en el panel en tiempo actual.
El panel muestra varias métricas del proyecto, como costos y tiempos, para ofrecerte una vista normal. Para analizar más a fondo, hay informes con un solo clic que puedes generar sobre variaciones, tareas y más. Estos informes pueden filtrarse para mostrar solo la información deseada y compartirse fácilmente con los interesados para mantenerlos actualizados.
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