Los proyectos de construcción son propensos al cambio. Puede haber mal clima que trigger retrasos, interesados con expectativas cambiantes o problemas en la cadena de suministro que afecten tu cronograma y presupuesto. El cambio casi con certeza ocurrirá, así que ¿cómo lo gestionas y evitas que tu proyecto se descarrile?
La respuesta es usar un formulario de solicitud de cambio. Capturar el cambio, definirlo y luego aprobarlo o rechazarlo permite mantener el management del alcance del proyecto. Asegúrate de que tu proyecto siga encaminado usando nuestra plantilla gratuita de orden de cambio para construcción en Excel.
Para descargar esta plantilla gratuita de solicitud de cambio, haz clic en la imagen.
¿Qué Es una Plantilla de Solicitud de Cambio en Construcción?
Una orden de cambio en construcción registra cualquier modificación al alcance del trabajo en un proyecto. Detalla qué trabajo se propone, cuánto costará ese cambio y si causará retrasos en el cronograma establecido.
La orden de cambio puede afectar tanto el cronograma de obra como su presupuesto. El cambio afectará cuándo se paga a los contratistas por su trabajo, y el formulario de orden de cambio es un mecanismo que permite ahorrar tiempo al implementar esos cambios y pagos.
En resumen, un formulario de orden de cambio es una enmienda al plan de construcción o contrato. Cambia el alcance del trabajo y, por lo tanto, necesita aprobación antes de su ejecución, ya que probablemente resultará en un aumento del presupuesto. Por lo tanto, el formulario debe ser aprobado tanto por el propietario como por el contratista.
¿Por Qué Usar una Plantilla de Solicitud de Cambio?
Los formularios de orden de cambio brindan flexibilidad a propietarios y contratistas para responder a los cambios a lo largo del ciclo de vida del proyecto. Usar una plantilla de orden de cambio es útil porque te permite estandarizar tu proceso de gestión de cambios y minimizar los costos o retrasos que surjan debido al cambio.
Una vez aprobado o rechazado el cambio, la plantilla de orden de cambio crea un registro documental que detalla por qué se aprobó o no. Esto es elementary para el management de cambios, ya que ayuda a reducir la probabilidad de que una de las partes culpe a la otra por el cambio en el alcance (o peor, termine en litigio), ya que los detalles quedaron claramente documentados en una plantilla estandarizada que ambas partes usan.
Por supuesto, los documentos pueden perderse o mal archivarse. El software program de gestión de proyectos facilita el acceso y seguimiento de formularios de orden de cambio, y ProjectManager lleva la gestión de cambios aún más lejos al hacerlo todo en tiempo actual. Adjunta formularios de cambio a tarjetas en tu tablero kanban y obtén visibilidad mientras se implementan. Establece la prioridad para que tu equipo sepa qué debe abordar primero. Las etiquetas personalizadas facilitan las búsquedas. Mira el porcentaje completado e incluso comparte una vista kanban de solo lectura para mantener a todos informados.
Beneficios de Usar Esta Plantilla de Solicitud de Cambio en Construcción
Ya explicamos la importancia de usar una plantilla de orden de cambio en términos generales, ahora veamos algunos beneficios clave.
Ayuda a Evitar el Aumento del Alcance
El aumento del alcance ocurre cuando el alcance del proyecto se modifica agregando, eliminando o cambiando tareas del plan de construcción después de que el proyecto ha comenzado, lo que hace que el alcance crezca sin supervisión del equipo de gestión.
Dado que estos cambios no están controlados por el gerente del proyecto, afectan el cronograma y el presupuesto, ya que requieren recursos y tiempo no contemplados en el plan authentic.
Por suerte, una plantilla de orden de cambio en construcción te permite llevar un registro de cualquier cambio en el alcance del trabajo, lo que te ayuda a evitar el aumento del alcance.
Te Permite Establecer un Proceso de Gestión de Cambios
Esta plantilla de orden de cambio en construcción puede ayudarte a establecer un proceso de gestión de cambios para tu equipo u organización. Al utilizar un formulario estandarizado, puedes comprender mejor las órdenes de cambio en todos tus proyectos.
Uno de los principales beneficios de usar esta plantilla es que es un formato muy versátil que puede ser utilizado por propietarios de proyectos de construcción, empresas constructoras, contratistas generales y subcontratistas.
¿Quién Debe Usar Esta Plantilla de Solicitud de Cambio en Construcción?
Tanto el propietario del proyecto como el contratista pueden usar esta plantilla. Eso incluye a contratistas generales, subcontratistas y sub-subcontratistas. Todos deben participar en el proceso de aprobación si están involucrados en el cambio.
Una vez aprobada, la orden de cambio se incluye como parte del contrato authentic del trabajo. Esto es importante legalmente, ya que si se retrasa el pago, el contratista tiene derecho a presentar un derecho de retención.
¿Cuándo Usar Esta Plantilla de Orden de Cambio en Construcción?
Esta plantilla puede usarse cada vez que se solicita un cambio en el contrato entre el propietario del proyecto y uno de los contratistas contratados para cumplir dicho contrato.
Cuando se solicita un cambio, se usa una orden de cambio para gestionarlo y mantener el proyecto en cronograma y dentro del presupuesto. Normalmente se usa durante la fase de ejecución, management y monitoreo del proyecto, que es cuando suelen surgir estos cambios.
¿Cómo Usar Esta Plantilla de Solicitud de Cambio en Construcción?
La plantilla gratuita de ProjectManager es clave para gestionar cambios en tu proyecto, mantener el cronograma y respetar el presupuesto. Está diseñada para cualquier industria, incluida la industria de la construcción, donde las órdenes de cambio son comunes para modificar contratos de proyecto.
Proyecto
La plantilla comienza con la información del proyecto, como el nombre, número de orden, si el cambio es externo o interno, y la fecha de la solicitud de la orden de cambio.
Motivo del Cambio
La siguiente sección outline el cambio y su razón. Se describe la oportunidad, explicando por qué es necesario el cambio o cómo puede mejorar el entregable last del proyecto.
Descripción del Cambio
Aquí se detalla el cambio para dejar claro qué trabajo se necesita realizar. Esto puede incluir materiales y mano de obra. Se estima la duración y el precio del trabajo.
Firma y Fecha
Finalmente, el formulario concluye con los datos de quien solicita el cambio, su empresa y contacto. Debajo hay una línea para la firma de aprobación y la fecha en que se autorizó.
ProjectManager Es una Mejor Herramienta de Gestión de Cambios Que una Plantilla para Excel
ProjectManager es un software program galardonado que organiza el trabajo y mantiene tu proyecto funcionando eficientemente. Sus funciones permiten planificar, monitorear e informar el progreso para mejorar la productividad al gestionar un proyecto. Estas mismas herramientas pueden optimizar tu proceso de órdenes de cambio.
En lugar de usar una plantilla estática, puedes crear órdenes de cambio directamente en el software program. Usa el tablero kanban, que es una herramienta visible para seguir el flujo de trabajo. Los cambios pueden representarse como tarjetas ubicadas bajo columnas como por hacer, en progreso y hecho.
Las tarjetas pueden contener descripciones y adjuntar archivos relacionados. Se pueden añadir etiquetas para definir departamento, prioridad y más. Se pueden establecer horas, costos y fechas límite. Luego solo hay que asignarlo a la persona responsable de ejecutarlo.
Su progreso se actualiza conforme cambian el estado de la tarea, y esa información se refleja instantáneamente en todo el software program, permitiéndote verificar si el trabajo avanza según lo previsto. Agrega la tarea a una hoja de tiempo y podrás monitorear las horas trabajadas y agilizar el proceso de pagos.
Como el software program es en la nube, toda la información se actualiza en tiempo actual. También ofrece almacenamiento ilimitado de archivos, para que puedas guardar todas tus órdenes de cambio en un solo lugar centralizado. Por supuesto, esto es solo una parte del software program, que te permite gestionar el proyecto durante todas sus fases sin necesidad de usar múltiples aplicaciones.
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Usar ProjectManager para gestionar tu proyecto y los cambios que surgen durante su ciclo de vida es una forma de controlar los costos y mantenerte en el camino correcto. Asigna, realiza seguimiento y archiva los cambios del proyecto mientras planificas, monitoreas e informas el progreso y desempeño del proyecto. Obtén todas las funciones que necesitas para entregar tus proyectos a tiempo y dentro del presupuesto. Prueba ProjectManager free of charge con esta prueba de 30 días.
