Descarga nuestra plantilla gratuita de seguimiento de tareas en Excel para comenzar una lista de tareas pendientes, una lista de actividades o para comenzar a gestionar un proyecto. Incluye columnas de planificación y ejecución actual para ayudarte a medir el progreso a medida que avanzas. El seguimiento de tareas nunca ha sido tan easy como con esta plantilla gratuita de Microsoft Excel.
¿Qué Es una Plantilla de Seguimiento de Tareas?
Una plantilla de seguimiento de tareas ofrece una forma estructurada de hacer seguimiento del progreso, fechas límite, asignaciones y otros detalles relevantes. Proporciona un lugar centralizado para listar y organizar tareas, lo que facilita supervisar las fechas límite y el estado de cada tarea para asegurarse de que se completen a tiempo. Usa la plantilla de seguimiento de tareas para Excel para aclarar quién es responsable de cada tarea y facilitar la comunicación entre los miembros del equipo.
Para descargar esta plantilla gratuita de seguimiento de tareas, haz clic en la imagen.
¿Por Qué Necesitas una Plantilla de Seguimiento de Tareas?
Si no tienes una lista de tareas, entonces no puedes saber si tu proyecto está en cronograma o no. Toda la planificación del mundo es inútil si no has creado una lista de verificación o un sistema de gestión de tareas para dar seguimiento a esas actividades y saber si se están completando o si los miembros del equipo están quedándose atrás.
Hay cientos de plantillas de gestión de tareas disponibles en línea, y la mayoría cumple el mismo propósito, aunque tengan diferentes nombres.
La gestión de tareas es el proceso mediante el cual se puede hacer seguimiento de una tarea a lo largo del ciclo de vida del proyecto. Esto incluye la planificación, programación, ejecución y seguimiento de dicha actividad. Una tarea de proyecto necesita ser supervisada en todos los aspectos, incluyendo su estado, prioridad, tiempo, recursos, recurrencia, notificaciones, and so forth.
Esta plantilla de seguimiento de tareas para Excel es útil, pero si quieres llevar tu seguimiento de tareas al siguiente nivel, usa ProjectManager para gestionar tareas de proyecto. Podrás hacer seguimiento de tus tareas no solo en una hoja de cálculo, sino con cinco vistas diferentes: tablero kanban, diagrama de Gantt, lista de tareas, calendario y vista de hoja. Además, podrás colaborar en esas tareas con tu equipo en tiempo actual y hacer seguimiento del progreso con paneles en vivo e informes de estado instantáneos. Comienza free of charge con ProjectManager hoy.
¿Quién Debería Usar una Plantilla de Seguimiento de Tareas en Excel?
Los roles que pueden utilizar esta plantilla de seguimiento en Excel incluyen gerentes de proyecto, miembros del equipo, responsables de operaciones, analistas de negocio e incluso interesados. Cada rol interactúa con la plantilla de manera diferente. Por ejemplo, los gerentes de proyecto completan la plantilla con las tareas que componen el alcance del proyecto, las asignan a los miembros del equipo, establecen fechas límite y monitorean el progreso. Pueden aprovechar esta plantilla de Excel para obtener una visión centralizada del proyecto y mejorar los reportes.
Los miembros del equipo pueden recibir tareas a través de la plantilla, donde pueden añadir notas, mantenerse organizados y gestionar su carga de trabajo. Los responsables de operaciones pueden usarla para hacer seguimiento de tareas operativas, asignación de recursos y cronogramas de mantenimiento, mientras que los interesados pueden recibir un PDF de la plantilla para tener visibilidad sobre el avance del proyecto.
¿Cómo Usar una Plantilla de Seguimiento de Tareas en Excel?
Esta plantilla es bastante autoexplicativa, pero un breve recorrido nunca está de más. Veamos todas las columnas que componen nuestra plantilla de seguimiento de proyecto.
- Nombre / Descripción de la Tarea: Asigna un nombre único a cada tarea.
- Dependencia de la Tarea: Usa una estructura de desglose del trabajo para identificar las dependencias y determinar la ruta crítica del proyecto.
- Responsable de la Tarea: Cada tarea necesita un responsable, alguien encargado de ejecutarla.
- Prioridad de la Tarea: Usa la estructura de desglose del trabajo y el método de la ruta crítica para determinar la prioridad de cada tarea.
- Fechas Límite: Outline las fechas de inicio y finalización de cada tarea. Para ello, tendrás que estimar la duración usando técnicas un diagrama de PERT.
- Estado de la Tarea: El propósito del seguimiento de tareas es monitorear su estado y determinar si están retrasadas, en pausa o completadas con éxito.
- Notas: Agrega cualquier comentario adicional sobre la tarea.
¿Cómo Actualizar y Compartir Tu Plantilla de Seguimiento de Tareas en Excel?
No se puede hacer seguimiento de tareas si no se actualiza su estado. El equipo del proyecto debe actualizar el estado de las tareas para que todos sepan en qué punto se encuentran dentro del plan de proyecto. Si estás usando esta plantilla gratuita de lista de verificación en Excel, los miembros del equipo pueden añadir esas actualizaciones directamente en el documento.
Como gerente de proyecto, lo primero que debes hacer es asegurarte de que todos tengan acceso a Microsoft Excel. Luego, se puede guardar una versión actualizada de la plantilla. Puedes designar a una persona autorizada para garantizar que siempre circule la versión más reciente.
Otra opción es usar una plantilla de seguimiento de tareas en Google Sheets, para que todos compartan la misma versión actualizada. O bien, puedes usar un software program de seguimiento de tareas como ProjectManager, para no tener que descargar plantillas de Excel ni lidiar con versiones antiguas.
- Ve al menú principal, en la esquina superior derecha de la página encontrarás un menú desplegable.
- Desplázate hacia abajo hasta encontrar “importar” y haz clic.
- Esto te llevará a una nueva página de importación, donde tendrás varias opciones para cargar plantillas de gestión de proyectos en Excel a tu software program.
- Ahora podrás ver el documento, compartirlo con el equipo o interesados y descargarlo como PDF, Excel, CSV o documento de Microsoft Workplace.
Ejemplos de Cuándo Usar una Plantilla de Seguimiento de Tareas
Profesionales de múltiples industrias pueden beneficiarse de esta plantilla de seguimiento de tareas. Aquí algunos ejemplos.
Plantilla de Seguimiento de Tareas para Construcción
Piensa en esta plantilla como una lista de verificación para proyectos de construcción. Por ejemplo, si un equipo está construyendo una nueva oficina comercial, puede usar esta plantilla para hacer seguimiento de tareas como preparación del sitio, cimentación, estructura, acabados interiores, and so forth. También puede ayudar a gestionar subcontratistas y comparar el progreso planificado vs. actual.
Plantilla de Seguimiento de Tareas para Advertising
En un proyecto de advertising, el equipo puede usar esta plantilla si está lanzando una nueva campaña. Se puede utilizar para hacer seguimiento de tareas como programación de redes sociales, e mail advertising, creación de contenido y análisis de campañas para mantener todo dentro del cronograma de proyecto.
Plantilla de Seguimiento de Tareas para Desarrollo de Software program
Si un equipo está desarrollando una nueva aplicación móvil, puede usar esta plantilla para llevar un registro de tareas como codificación de módulos, diseño de interfaz, fases de prueba y corrección de errores. Es una forma documentada de asegurar que todas las etapas estén supervisadas y que se cumplan los plazos.
Plantilla de Seguimiento de Tareas para Manufactura
Al implementar una nueva línea de producción, un equipo de manufactura puede aprovechar esta plantilla para supervisar tareas como instalación de equipos, pruebas, capacitación del private y documentación de procesos. Esta herramienta ayuda a monitorear la implementación y asegurar que todos los componentes se integren correctamente.
Plantilla de Seguimiento de Tareas para Planificación de Eventos
Los equipos de eventos pueden usar esta plantilla gratuita si están organizando un evento corporativo como una conferencia. Les ayudará a supervisar la selección del lugar, la coordinación del catering, la gestión de ponentes y la logística en sitio. La plantilla de Excel asegura que todos los detalles estén controlados y que el evento se desarrolle sin problemas.
¿Cómo Hacer Seguimiento de Proyectos y Tareas en ProjectManager?
Como se mencionó anteriormente, nuestra plantilla de seguimiento de tareas en Excel te ayuda a visualizar una lista de tareas y hacer seguimiento. Pero las hojas de cálculo creadas con Microsoft Excel o Google Sheets no se comparan con un software program de gestión de proyectos en la nube como ProjectManager.
Diagramas de Gantt
Con tu plantilla de seguimiento de tareas ya integrada en una herramienta de gestión robusta como ProjectManager, puedes crear fácilmente un diagrama de Gantt que te permita hacer seguimiento de tareas, identificar la ruta crítica, asignar recursos, entre otras funciones de gestión.
La barra de duración que conecta la fecha de inicio con la fecha límite se sombrea a medida que se avanza en la tarea. Ahora puedes ver de un vistazo si la tarea del proyecto progresa según lo planeado. También cuentas con una hoja de cálculo para visualizar tu lista de tareas.
Paneles de Gestión de Proyectos
Hay herramientas más detalladas para la gestión de proyectos que te ofrecen mayor visibilidad sobre si tu proyecto está en cronograma. Un panel en tiempo actual muestra el progreso basic del proyecto a través de seis métricas clave. Los datos se calculan automáticamente y se presentan en gráficos fáciles de interpretar.
Una de las métricas muestra el avance y si las distintas partes del proyecto están en curso. También puedes ver las tareas y saber cuáles están en progreso, completas o sin comenzar. Para una vista basic, hay gráficos de costos, carga de trabajo y más.
Informes de Proyecto
Genera informes sobre el estado basic del proyecto, las variaciones, el progreso y más. Los informes de seguimiento de tareas pueden compartirse o imprimirse fácilmente. Más importante aún, puedes filtrar los informes para mostrar solo la información de gestión de tareas que los interesados necesitan.
Múltiples Vistas
Los interesados no son los únicos que se benefician de nuestra herramienta de gestión de tareas. Los equipos no necesitan todos los detalles del diagrama de Gantt. Ellos solo quieren saber qué tareas deben hacer y para cuándo. La vista de tablero kanban es una representación visible del flujo de trabajo, donde las tarjetas son las tareas y las columnas representan las listas de tareas por fase de producción.
Las tareas se pueden priorizar para que el equipo sepa en qué trabajar primero. Los gerentes pueden usar el kanban para tener transparencia en el proceso de seguimiento y detectar cuellos de botella antes de que afecten el cronograma o incluso el plan del proyecto.
Y estas son solo dos vistas de gestión. También existe un calendario del proyecto, que va más allá de recopilar fechas y tareas. Ambas vistas se actualizan con las demás herramientas de gestión a medida que se registran nuevos estados. También comparten las mismas funciones de seguimiento, lo que permite que el equipo trabaje como le resulte más cómodo.
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