Un presupuesto de proyecto contiene los detalles financieros de tu proyecto, incluyendo las estimaciones de todos los costos y el dinero que necesitas invertir para lograr un proyecto exitoso, desde recursos hasta materiales.
Monitorea los gastos del proyecto con esta plantilla de presupuesto en Excel. ¡Incluso incluye codificación por colores para avisarte cuando estés en números rojos! El presupuesto es el alma del proyecto, por lo que debes hacerle seguimiento con precisión para evitar sobrecostos. Ahí es donde esta plantilla de presupuesto resulta útil.
Para descargar esta plantilla gratuita de presupuesto de proyecto, haz clic en la imagen.
¿Por Qué Necesitas una Plantilla de Presupuesto de Proyecto?
Un proyecto está compuesto por tareas que conducen a su finalización. Ese proceso no es gratuito. Se requieren recursos como contratar un equipo de proyecto, posiblemente subcontratar proveedores, adquirir materiales y cubrir muchos otros gastos que deben pagarse y registrarse.
Aquí es donde entra la gestión del presupuesto, durante la fase de planificación. Es elementary calcular estos costos de la manera más precisa posible para crear una línea base realista de costos, obtener los fondos asignados y no exceder el presupuesto, lo cual podría poner en riesgo todo el proyecto.
Eso significa que tus estimaciones de costos deben ser precisas, o al menos lo más cercanas posible. Esta hoja de presupuesto puede ayudarte con eso.
O, mejor aún, construye tu presupuesto en ProjectManager. Establece un presupuesto desde el inicio, estima los costos planificados e ingresa los costos reales conforme avance el proyecto. Incluso puedes incorporar tarifas por hora del equipo para monitorear los costos de recursos durante la ejecución. Usa el diagrama de Gantt, la vista de hoja y los paneles para comparar los costos reales con los planificados y así asegurarte de cumplir con el presupuesto. Comienza con ProjectManager en minutos y empieza a hacer seguimiento dinámico de tu presupuesto.
Gestionar un proyecto implica muchas incertidumbres, lo cual dificulta la creación del plan presupuestario, pero con una plantilla gratuita de presupuesto en Excel tienes una base sólida para construir un modelo financiero fiable y útil.
Algunos de los costos del proyecto son más fáciles de recopilar, como:
- Costos de mano de obra
- Honorarios de consultores
- Materias primas
- Licencias de software program
- Viajes
Otros costos pueden variar o ser diferentes de un proyecto a otro, como:
- Cargos telefónicos
- Espacio de oficina
- Equipos de oficina
- Administración normal
- Seguro de la empresa
Una vez descargues y completes tu plantilla de presupuesto, tendrás todos los campos necesarios para empezar con este paso clave de la planificación del proyecto. Pero sin una herramienta de seguimiento de gastos que recopile estos datos, estarás en desventaja desde el inicio. El proceso presupuestario puede parecer una fórmula difusa y no es una ciencia exacta, pero con el software program de presupuestación de proyectos adecuado puedes tener un mayor management sobre los límites financieros del proyecto. Así aumentarás las probabilidades de éxito.
Además de las plantillas de presupuesto, dos herramientas que pueden ayudarte a gestionar mejor los costos son los diagramas de Gantt y los paneles. ProjectManager ofrece una función premiada de diagrama de Gantt que permite aplicar costos directamente a las tareas. También puedes asignar costos de mano de obra al equipo, y ese costo potencial se calcula automáticamente al asignarles tareas y horas de trabajo. Además, conforme el proyecto avanza, nuestros paneles en tiempo actual pueden hacer seguimiento de los costos del proyecto y compararlos con los costos planificados, para que no se exceda el presupuesto.
¿Cuándo Usar una Plantilla de Presupuesto de Proyecto?
El dinero es lo que hace posible el proyecto, por lo que probablemente se hable de costos durante la fase de inicio. Sin embargo, la gestión del presupuesto normalmente se aborda durante la etapa de planificación.
No puedes calcular tu presupuesto sin antes saber en qué vas a gastar. Por eso, los presupuestos se crean al empezar a planificar y organizar el cronograma. Para hacer un cronograma preciso, necesitas definir el trabajo que se realizará y cuánto tiempo tomará. Para lograrlo, puedes usar una estructura de desglose del trabajo (EDT) que te ayude a identificar todas las tareas del proyecto. Esas tareas dependen de tener los fondos para pagar los recursos necesarios.
Nuestra plantilla gratuita de presupuesto funciona realmente como un mecanismo de management de costos para comparar lo que costará completar el proyecto frente a lo que se ha autorizado gastar. Por tanto, esta hoja de presupuesto permite a los gerentes construir su presupuesto dentro de limitaciones como los límites de tiempo y costo establecidos.
Un presupuesto se outline estimando los costos de cada tarea del proyecto, incluidos los recursos necesarios para ejecutarlas. Necesitarás esas estimaciones para llenar tu plantilla de presupuesto. Puedes usar nuestra plantilla de estimación para hacer esos cálculos y compartirlos con las partes interesadas.
¿Quién Debería Usar Esta Plantilla Gratuita de Presupuesto de Proyecto?
La responsabilidad remaining recae en el gerente de proyecto, quien debe supervisar cada aspecto del proyecto, incluyendo completar y mantener esta plantilla gratuita de presupuesto. Aunque lidera las actividades de presupuestación, no trabaja solo. Para obtener estimaciones más precisas, buscará orientación de los miembros del equipo involucrados en la ejecución.
Una vez que se full el presupuesto, el equipo podrá concentrarse en las tareas asignadas. La gestión del presupuesto seguirá siendo responsabilidad del gerente de proyecto, pero dependiendo del tamaño de la organización, las tareas diarias pueden delegarse en un administrador, como un coordinador de proyectos o un asistente del gerente.
Sin embargo, el presupuesto también se comparte con los interesados. Ellos deben mantenerse informados y, con frecuencia, hacen solicitudes de cambio que impactan directamente en el presupuesto. Por eso, durante las presentaciones a interesados, los temas presupuestarios suelen estar en la agenda, aunque sea solo para confirmar que el proyecto no se está excediendo.
¿Cómo Importar la Plantilla de Presupuesto de Proyecto para Excel a ProjectManager?
Tu plantilla gratuita de Excel es una hoja en blanco, y ahora debes convertirla en una herramienta útil. Al completar la mayor cantidad de información posible solicitada en esta plantilla de presupuesto, comienzas a tomar management sobre el aspecto financiero de tu proyecto. Comencemos.
Mano de Obra y Materiales
Esta es la parte central del proyecto y, probablemente, el componente más costoso que debes incluir en tu plantilla de presupuesto. Para empezar, debes usar una estructura de desglose del trabajo para separar estos elementos en partidas asociadas a tareas específicas. Puede parecer un detalle innecesario, pero no lo es. Cada dólar debe ser contabilizado si quieres controlar los costos, así que cuanto más preciso seas, mejores serán tus estimaciones y más cerca estarás de mantener el presupuesto.
Ahora que has desglosado el proyecto en pequeñas tareas usando la columna EDT, es momento de asignar un costo de mano de obra y materiales a cada una. Este es el dinero que gastarás en reunir al equipo responsable de cada tarea, el tiempo que tomarán para completarla y los materiales necesarios. Es mucho trabajo, pero hacerlo antes de que comience el proyecto te evitará dolores de cabeza y sobrecostos.
Otras Partidas
Por supuesto, un presupuesto de proyecto no es solo mano de obra y materiales, aunque eso represente la mayor carga. Es importante contabilizar cada peso, y esos ítems pequeños —y a veces no tan pequeños— pueden acumularse. No dejes que esos costos desestabilicen tu presupuesto: identifícalos y añádelos a tu plantilla gratuita en Excel.
Viajes
Tomemos como ejemplo los viajes. Tu plantilla de presupuesto debe incluir una columna donde anotar cuándo y si será necesario viajar, y cuánto costará, incluyendo viáticos. Tal vez los viajes no formen parte de tu proyecto, pero debes considerarlos. Es mejor haberlo analizado y descartado, que enfrentarse a un gasto inesperado en pleno desarrollo del proyecto.
Equipos
Lo mismo aplica para los equipos. Seguramente tendrás costos en esta área. Los costos de equipos pueden variar desde maquinaria pesada hasta artículos menores, pero deben estar registrados en la plantilla para poder estimar con precisión cuánto costará el proyecto.
Costos Fijos
También hay ítems fijos, y hay un espacio para registrarlos en la plantilla gratuita de presupuesto en Excel. Un ítem fijo es aquel cuyo monto no cambia, como un pago semanal o mensual constante. También hay una columna para costos misceláneos, que son aquellos que no encajan en ninguna otra categoría de la plantilla descargada.
Presupuesto Planificado vs Actual
La última parte de tu plantilla gratuita de Excel son las columnas que más seguirás al hacer seguimiento al proyecto. Aquí es donde la hoja de cálculo compara el presupuesto planificado con el actual, es decir, el dinero realmente gastado por tarea. Una columna muestra el gasto estimado, la siguiente muestra el monto actual, y una tercera indica el saldo. Aquí podrás ver si te mantuviste dentro del presupuesto o si lo sobrepasaste.
¿Cómo Usar una Plantilla de Presupuesto para Excel en ProjectManager?
Si estás listo para dejar atrás una hoja de Excel estática y adoptar un software program robusto de gestión de proyectos, no busques más: ProjectManager es la solución. Es fácil transferir los datos desde tu hoja de Excel al software program. Solo necesitas crear un nuevo proyecto y abrir la vista del diagrama de Gantt.
Una vez iniciado el proyecto, puedes transferir manualmente la información desde tu plantilla de presupuesto al diagrama de Gantt. Las mismas reglas aplican: simplemente escribe los nombres de las tareas, los responsables, las horas planificadas, los costos del proyecto, and so forth.
Ahora que tu proyecto está configurado en ProjectManager, puedes comenzar a hacer seguimiento de los costos conforme avanza. Esto se debe a que el presupuesto se actualiza a medida que los miembros del equipo completan tareas y actualizan su estado, dándote la información más reciente. Luego, puedes revisar el presupuesto del proyecto o incluso de múltiples proyectos desde la vista del panel. Es una vista normal instantánea, pero también permite profundizar en los detalles cuando lo necesites.
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