Un plan de proyecto es el documento más importante de gestión de proyectos que existe, ya que describe todas las áreas fundamentales de un proyecto, como su alcance, cronograma, presupuesto, riesgos y utilización de recursos.
Para descargar esta plantilla gratuita de plan de proyecto, haz clic en la imagen.
ProjectManager es mucho mejor que una plantilla de plan de proyecto para Phrase. Te permite construir un plan de proyecto dinámico que puede gestionarse en cinco vistas diferentes: diagrama de Gantt, lista de tareas, tablero kanban, calendario y hoja de cálculo. Además, tu equipo puede colaborar en el proyecto en tiempo actual y hacer seguimiento del progreso con paneles y reportes de estado instantáneos. Comienza free of charge con ProjectManager y crea un mejor plan de proyecto.
¿Qué Es una Plantilla de Plan de Proyecto?
Una plantilla de plan de proyecto es un documento que recopila todas las directrices y procedimientos que el equipo de gestión de proyectos necesita para ejecutar un proyecto. Las plantillas de plan de proyecto permiten a los gestores de proyectos ahorrar tiempo durante la fase de planificación del proyecto y también les ayudan a asegurarse de que no se pase nada por alto.
¿Cuándo se Debe Usar la Plantilla de Plan de Proyecto?
El ciclo de vida de la gestión de proyectos está compuesto por cinco fases: la fase de iniciación, la fase de planificación, la fase de ejecución, el monitoreo y la fase de cierre. Esta plantilla de plan de proyecto debe completarse durante la etapa de planificación del proyecto, pero también es útil durante las fases de ejecución, monitoreo y cierre del proyecto.
Sin embargo, puede argumentarse que el proceso de creación de un plan de proyecto comienza durante la fase de iniciación, ya que en esta fase se crean muchos documentos que preparan el terreno para el plan del proyecto, como un estudio de viabilidad para identificar el problema que se desea resolver, el alcance del proyecto y los entregables deseados.
Esto alimenta el caso de negocio, que compara los costos con los beneficios. La declaración de alcance de proyecto analiza los objetivos, metas, alcance y entregables del proyecto. Estos documentos no constituyen un plan de proyecto, pero sí sientan las bases sobre las cuales se construirá dicho plan durante la fase de planeación del proyecto. Es en este momento cuando tomas las concepts generales de la fase de iniciación y las descompones en tareas más pequeñas y manejables. Cada una de estas tareas debe completarse dentro del plazo del proyecto.
¿Quién Debería Usar la Plantilla de Plan de Proyecto?
Es importante tener en cuenta que el gestor de proyectos es el responsable de crear el plan de proyecto, pero el trabajo no se realiza en aislamiento.
- Gestor de Proyectos: El gestor de proyectos debe trabajar en conjunto con el equipo, expertos y otras personas que puedan proporcionar concepts y orientación para desarrollar un plan de gestión de proyectos realista.
- Miembros del Equipo del Proyecto: Los equipos se forman por sus habilidades y experiencia en proyectos similares, por lo que tiene sentido involucrarlos en la planificación. Por supuesto, el equipo tendrá acceso a la plantilla del plan de proyecto durante la fase de ejecución. Se les asignarán tareas y serán responsables de entregarlas a tiempo y dentro del presupuesto.
- Interesados del Proyecto: Otros que utilizarán el plan de proyecto incluyen a los interesados y ejecutivos, o cualquier persona con interés en el éxito del proyecto. El gestor de proyectos presentará el plan a estos grupos a lo largo del ciclo de vida del proyecto para mantenerlos informados y asegurarse de que el progreso actual coincida con lo planificado.
- Oficina de Gestión de Proyectos (PMO): Una oficina de gestión de proyectos (PMO) utiliza una plantilla de planificación de proyectos para asegurar la coherencia en la planificación de todos los proyectos de la organización. Es una forma eficiente de aplicar mejores prácticas y de crear representaciones visuales de hitos, cronogramas y dependencias. Muchas PMO usarán una plantilla de planificación de proyectos para facilitar la colaboración, ya que es very best para que el equipo la consulte durante discusiones y en la toma de decisiones.
- Jefes de Departamento y Gerentes Funcionales: Otro ejemplo es un jefe de departamento o gerente funcional que utiliza una plantilla de plan de gestión de proyectos durante las fases de planificación y seguimiento. Por ejemplo, les permite asignar mejor los recursos a tareas específicas y establecer fechas límite para tareas e hitos. También puede ayudar en la evaluación de riesgos y la priorización de tareas.
¿Cómo Usar Esta Plantilla de Plan de Proyecto?
La planificación de proyectos comienza con un documento de plan de proyecto completo. Esta plantilla de plan de proyecto te permite crear un plan de gestión de proyectos detallado para cualquier tipo de proyecto.
Para simplificar las cosas, dividamos la plantilla de plan de proyecto en 5 secciones:
- Sección 1 de la Plantilla de Plan de Proyecto: Propósito, Metas, Criterios de Éxito y Gobernanza
- Sección 2 de la Plantilla de Plan de Proyecto: Gestión del Equipo y de los Interesados
- Sección 3 de la Plantilla de Plan de Proyecto: Gestión del Alcance y Cronograma del Proyecto
- Sección 4 de la Plantilla de Plan de Proyecto: Recursos, Adquisiciones, Presupuesto y Gestión de Costos
- Sección 5 de la Plantilla de Plan de Proyecto: Cambios y Riesgos
Sección 1 de la Plantilla de Plan de Proyecto: Propósito, Metas y Criterios de Éxito
En esta primera sección de la plantilla de plan de proyecto, definirás su propósito, metas y los criterios para evaluar si fue exitoso o no una vez finalizado.
Propósito, Metas y Objetivos del Proyecto
¿Cuál es el propósito del proyecto? La plantilla incluye un espacio para agregar el propósito, además de los objetivos generales y específicos del proyecto. Esta es una sección common que proporciona una visión de alto nivel.
Criterios de Éxito del Proyecto
Determina qué hará exitoso a este proyecto en specific. Estos estándares de criterios de éxito varían según el proyecto, pero normalmente incluyen consideraciones como tiempo, costo y alcance. Otros criterios incluyen calidad, gestión de riesgos, satisfacción de los interesados, valor para el negocio, cumplimiento normativo y satisfacción del cliente, entre otros.
Sección 2 de la Plantilla de Plan de Proyecto: Equipo del Proyecto, Gobernanza, Interesados y Comunicaciones
En esta sección identificarás a los interesados del proyecto y a los miembros del equipo del proyecto, y también definirás las directrices de gobernanza y comunicación para interactuar con ambos grupos.
Equipo del Proyecto
Enumera los miembros del equipo del proyecto que estarán involucrados en este proyecto en specific, incluyendo su nombre, rol y responsabilidades para comprender mejor lo que se espera de cada uno.
Gobernanza del Proyecto
Aquí, describe el marco, los procesos y los mecanismos para la evaluación, rendición de cuentas y la toma de decisiones a lo largo del proyecto. Esto ayuda a alinear el proyecto con los objetivos estratégicos de la organización para que se gestione de manera efectiva.
Interesados del Proyecto
Un plan de gestión de interesados ayuda a identificar a los interesados del proyecto, gestionar sus expectativas y abordar cualquier inquietud que puedan tener.
Aunque el contenido de un plan de gestión de interesados puede variar de un proyecto a otro, a un nivel básico debe incluir un registro de interesados y un mapa de interesados.
- Registro de Interesados: La sección del registro de interesados de la plantilla de plan de proyecto enumera a todas las personas o grupos que pueden tener interés en un proyecto.
- Mapa de Interesados: Un mapa de interesados representa visualmente a los grupos o personas con interés en el proyecto y ayuda a desarrollar una estrategia para su gestión.
- Estrategias de Participación de Interesados: Una vez que hayas registrado y priorizado a los interesados del proyecto, enumera algunas estrategias efectivas de participación, incluyendo estilo de comunicación, grado de implicación y participación, construcción de relaciones y resolución de conflictos.
Plan de Comunicación del Proyecto
Por último, pero ciertamente no menos importante en la plantilla de planificación del proyecto, se encuentra el plan de comunicación del proyecto. Esta es una oportunidad para definir los aspectos clave de la comunicación que estarán presentes a lo largo del proyecto.
- Informes del Proyecto y Frecuencia de los Informes: Outline qué tipo de informes de proyecto se generarán y con qué frecuencia.
- Reuniones del Proyecto: ¿Se realizarán reuniones del proyecto de manera constante durante todo el proyecto? Outline el tipo de reuniones y la frecuencia con que se realizarán.
- Documentación del Proyecto: Finalmente, incluye cualquier documentación del proyecto, como el acta de constitución del proyecto, la estructura de desglose del trabajo, el plan de recursos, el cronograma del proyecto, el plan de gestión de cambios, and so on.
Sección 3 de la Plantilla de Plan de Proyecto: Alcance del Proyecto, Calidad y Cronograma
En esta sección definirás el trabajo que se realizará, los estándares de calidad para los entregables del proyecto y el cronograma para la finalización de las tareas.
Alcance del Proyecto
Comienza por definir el alcance del proyecto, que incluye todas las tareas que se ejecutarán para completar el proyecto. Además de detallar las tareas del proyecto, el alcance también describe los entregables y los hitos esperados de dichas tareas.
- Línea Base del Alcance: Una vez que se haya definido la lista de tareas, se utiliza como línea base del alcance, lo cual ayuda a los gestores de proyectos a establecer límites para el alcance y asegurarse de que no se añada trabajo adicional durante la fase de ejecución.
- Hitos del Proyecto: Los hitos son eventos importantes del proyecto que se alcanzan al completar tareas, como lograr un objetivo o producir un entregable clave.
- Exclusiones: Trabajo que no se completará como parte del alcance del proyecto.
- Supuestos: Los supuestos son condiciones que se consideran verdaderas y que pueden afectar el alcance del proyecto, tanto de forma positiva como negativa.
Calidad del Proyecto
La sección del plan de gestión de la calidad en la plantilla de plan de proyecto describe los estándares de calidad para los entregables, las directrices de aseguramiento de la calidad que se seguirán y los métodos de management para verificar si se cumplen los estándares.
- Estándares de Calidad: Son los criterios y puntos de referencia que miden la calidad de los procesos y entregables del proyecto. Permiten que el proyecto cumpla con las expectativas de los interesados.
- Guías de Aseguramiento de la Calidad: Estas guías ayudan a definir los estándares de calidad y establecer procedimientos de management de calidad. Pueden ayudar a mejorar la satisfacción de clientes e interesados.
- Procedimientos de Management de Calidad: Enumera las acciones específicas que tomarás para asegurarte de que el producto, servicio o proceso cumpla con los estándares de calidad establecidos.
Cronograma del Proyecto
El cronograma del proyecto indica cuándo se ejecutarán las tareas definidas en la sección de gestión del alcance, incluyendo dependencias entre tareas, hitos y entregables clave. Un diagrama de Gantt es la herramienta very best para visualizar fácilmente estos y otros detalles del cronograma del proyecto, como la ruta crítica.
Un cronograma de proyecto también debería indicar cuándo se necesitarán los recursos, aunque algunos gestores de proyectos prefieren crear un cronograma de recursos por separado.
Sección 4 de la Plantilla de Plan de Proyecto: Recursos, Adquisiciones, Presupuesto y Gestión de Costos
Ahora que se ha definido el alcance del proyecto, es momento de considerar qué recursos se necesitarán para completarlo, cómo se adquirirán, cuál será el presupuesto y qué medidas se tomarán para controlar los costos.
Recursos
Esto se traduce en el esfuerzo que probablemente se necesitará para completar las tareas mencionadas. Enumera la tarea junto con la cantidad de tiempo que crees necesaria para finalizarla. Esto se relaciona directamente con los recursos, por lo que deberías asignar un recurso o miembro del equipo a cada tarea. Esta será la persona responsable de completarla.
Plan de Gestión de Adquisiciones
En la sección del plan de gestión de adquisiciones de la plantilla, describirás las estrategias y procesos para adquirir fuentes externas para el proyecto.
- Proceso de Selección de Proveedores: ¿Qué proveedores son los más adecuados para el trabajo? Para seleccionar el proveedor correcto, outline los requisitos del proyecto, evalúa las propuestas, realiza entrevistas y negocia contratos.
- Cronograma de Adquisiciones: Es una línea de tiempo detallada que outline los plazos, responsabilidades y actividades que tendrán lugar durante el proceso de adquisición.
Presupuesto del Proyecto
El presupuesto del proyecto es uno de los componentes más críticos de cualquier plantilla de plan de proyecto. Esto se debe a que el presupuesto determina el monto de dinero disponible para tu proyecto. Por eso, debes ser muy cuidadoso al crear el tuyo.
Primero, recopila las tareas del proyecto, identifica los requisitos de recursos para cada una y finalmente estima sus costos. Una vez que tengas los costos de cada tarea, puedes sumarlos para obtener el valor estimado del costo del proyecto. Ese valor será tu línea base de costos y la base para el presupuesto del proyecto.
Plan de Gestión de Costos
Otra parte importante de una plantilla de plan de gestión de proyectos es el plan de gestión de costos. Describe los procesos y procedimientos que ayudarán a planificar, estimar, presupuestar y controlar los costos del proyecto.
- Metodología de Estimación de Costos: Existen varios métodos para estimar los costos del proyecto, como la estimación análoga, la estimación paramétrica y la estimación ascendente, cada uno con sus ventajas y desventajas según el proyecto.
- Proyecciones de Flujo de Caja: Estas previsiones financieras estiman las salidas y entradas de efectivo para un período específico.
- Procesos, Herramientas y Técnicas de Management de Costos: Funcionan en conjunto para ayudar a que el proyecto se mantenga dentro del presupuesto. Algunos procesos incluyen la estimación o el management de costos. Las herramientas y técnicas pueden incluir gestión del valor ganado, técnicas de presupuestación o técnicas de management de costos.
Sección 5 de la Plantilla de Plan de Proyecto: Gestión de Cambios y Riesgos
Ahora es momento de identificar cómo gestionar los cambios o riesgos que puedan afectar repentinamente el plan del proyecto.
Plan de Gestión de Cambios
Todo plan de proyecto necesita ser modificado durante la fase de ejecución por varias razones. Por ejemplo, pueden surgir nuevos requisitos que generen cambios en el plan authentic. Como gestor del proyecto, debes supervisar cómo se implementan estos cambios.
- Junta de Management de Cambios: Es un grupo formal que revisa, evalúa y aprueba o rechaza cualquier cambio propuesto al proyecto. Es especialmente essential en proyectos complejos y de largo plazo.
- Formulario de Solicitud de Cambio: Utiliza la plantilla de solicitud de cambio como una forma de gestionar mejor las modificaciones del proyecto y minimizar su impacto en el alcance, el cronograma y el presupuesto.
- Registro de Cambios: Nuestro registro de gestión de cambios te ayuda a hacer seguimiento de cualquier cambio realizado en el plan del proyecto.
Plan de Gestión de Riesgos
Toda plantilla de plan de proyecto necesita un plan de gestión de riesgos. Esta sección identifica los riesgos potenciales que puedan afectar el plan del proyecto, los prioriza, outline actividades de mitigación y establece los roles y responsabilidades del equipo.
- Matriz de Riesgos: Una matriz de riesgos es una representación visible de los riesgos del proyecto en función de su probabilidad e impacto. Facilita la identificación de los riesgos más críticos y aquellos que probablemente no se materialicen.
- Registro de Riesgos: Nuestra plantilla de plan de proyecto incluye un registro de riesgos para que puedas listar los posibles riesgos que podrían afectar el proyecto. A partir de ahí puedes desarrollar estrategias de mitigación y asignar responsables del riesgo.
- Estrategias de Mitigación de Riesgos: Existen diversas técnicas para reducir el impacto o la probabilidad de que un riesgo ocurra. Algunos ejemplos incluyen la reducción, evitación o aceptación del riesgo.
Apéndice
Cada plan de gestión de proyectos es único, y los componentes de la plantilla del plan pueden variar según los requisitos del proyecto. Algunos proyectos pueden requerir documentación adicional.
¿Por Qué Necesitas una Plantilla de Plan de Proyecto?
Ahora que has descargado la plantilla gratuita de plan de proyecto, estás listo para encaminar tu proyecto hacia una finalización exitosa. El plan de proyecto es elementary, ya que es el documento central desde el cual se gestiona formalmente el proyecto.
El plan de proyecto está compuesto por metas, actividades, tareas y recursos necesarios para completar el proyecto según lo establecido en el caso de negocio y el acta de constitución del proyecto. Deberías incluir una descripción de las principales fases del proyecto, un cronograma de actividades, tareas y su duración, dependencias, recursos, plazos, and so on. Luego, enumera los supuestos y restricciones en el proceso de planificación.
Cuando estés creando un plan de gestión de proyectos, sigue estos pasos: outline el alcance del proyecto, identifica hitos, tareas y entregables, estima costos, cuantifica el esfuerzo requerido, asigna los recursos, crea un cronograma, lista las dependencias y documenta todo para su aprobación. Tu plantilla de plan de gestión de proyectos debe incorporar componentes como el plan de gestión del alcance, el plan de gestión de costos y el plan de gestión del cronograma, entre otros.
Aunque el caso de negocio elaborado al inicio del proceso de planificación proporciona una visión common del proyecto, el plan de proyecto profundiza mucho más una vez que se formaliza el alcance y el acta, y se contrata al equipo. Aunque se redacta durante la fase de planificación, el plan no debe archivarse. Esta plantilla debe considerarse un documento vivo que se consultará y actualizará a lo largo del ciclo de vida del proyecto. Esto se debe a que el plan de gestión de proyectos es una hoja de ruta que los gestores utilizan durante la fase de ejecución cuando necesitan información sobre el cronograma, los costos, el alcance y el presupuesto del proyecto.
ProjectManager es lo suficientemente robusto como para afrontar los desafíos de planificación de proyectos más grandes y complejos, y al mismo tiempo es fácil de usar e intuitivo. No hay curva de aprendizaje ni capacitaciones largas y complicadas, y cuentas con un equipo de atención al cliente disponible para responder cualquier pregunta que tengas. Regístrate hoy para una prueba gratuita de 30 días y comienza a planificar tus proyectos en línea.
