Si quieres obtener mejores resultados de tu equipo y de tu trabajo, deberías detenerte regularmente a reflexionar sobre lo aprendido al finalizar cada proyecto. Esto te hará pensar en lo que está funcionando bien y lo que se puede mejorar.
Para ayudarte con esto, hemos creado una plantilla de lecciones aprendidas en Excel. Al remaining de cada proyecto, completa esta hoja de trabajo y verás cómo un poco de reflexión puede ayudarte a lograr mejores resultados en el trabajo.
Para descargar esta plantilla gratuita de lecciones aprendidas, haz clic en la imagen.
¿Qué Es una Plantilla de Lecciones Aprendidas?
Una plantilla de lecciones aprendidas es una herramienta que ayuda a los equipos de proyecto a documentar el conocimiento adquirido durante la ejecución de un proyecto. Ese conocimiento incluye experiencias positivas y negativas que ocurrieron a lo largo del proyecto. Esta plantilla gratuita de lecciones aprendidas para Excel categoriza estas experiencias en logros y problemas.
Logro
Un logro es algo que ocurrió en tu proyecto y que tuvo un resultado positivo, y debe incluirse en tu plantilla de lecciones aprendidas. Tal vez utilizaste un nuevo software program de gestión de proyectos para organizar el proyecto y tu equipo pudo terminar su trabajo mucho más rápido de lo recurring. Esto se considera un logro porque hubo un resultado positivo.
Los logros deben compartirse con otras personas de tu organización que puedan beneficiarse de tus aprendizajes. Si el nuevo software program de gestión de proyectos ayudó a tu equipo, es possible que también ayude a otros.
Problema
Un problema es algo que ocurrió en tu proyecto y tuvo un resultado negativo. Tal vez necesitabas al equipo de TI para este proyecto pero estaban ocupados, lo que retrasó la fecha de inicio. Esto se considera un problema porque impacta negativamente tu trabajo.
Los problemas también deben incluirse en tu plantilla de lecciones aprendidas y discutirse con las partes interesadas del proyecto para que puedan hacerse cambios que eviten que el mismo problema ocurra en el futuro. En este ejemplo, podrías hablar con la gerencia sobre contratar más private de TI para no tener que esperar a que estén disponibles.
¿Cuándo Se Debe Usar una Plantilla de Lecciones Aprendidas?
Una plantilla de lecciones aprendidas debe utilizarse al remaining de la fase de cierre del proyecto. Ese es el momento en que los equipos de gestión de proyectos pueden obtener la mayor cantidad de información, ya que pueden ver el proyecto en retrospectiva. La plantilla de lecciones aprendidas se aplica a cualquier proyecto, sin importar su tamaño o complejidad, y también puede utilizarse para análisis de brechas o análisis de causa raíz.
Algunos directores de proyecto pueden usar un informe de lecciones aprendidas con más frecuencia, como al remaining de cada fase del proyecto o cada vez que se alcanza un hito. Esto genera una cultura de mejora continua que ayuda a garantizar el éxito del proyecto, y es común en metodologías como lean, kanban y otras.
Aunque esta plantilla es útil, también puedes usar un software program de gestión de proyectos para hacer un seguimiento de tus proyectos en tiempo actual. El panel en tiempo actual de ProjectManager es útil para monitorear datos del proyecto constantemente en cada fase. Luego, en pocos clics, puedes crear informes y compartirlos con las partes interesadas para asegurar que tengan la información más actualizada. Comienza con ProjectManager free of charge.
¿Cómo Usar Esta Plantilla de Lecciones Aprendidas Gratuita en Excel?
Esta plantilla de lecciones aprendidas está diseñada para usarse cada vez que el equipo del proyecto alcanza un hito del proyecto. Puedes utilizarla en un punto de parada del proyecto para analizar una sección específica del trabajo o esperar hasta el cierre del proyecto para analizarlo en su totalidad. Esto depende de la duración y complejidad del proyecto, pero la mayoría de las personas usan este documento una vez al remaining del proyecto.
Comienza por descargar la plantilla de lecciones aprendidas en Excel. La primera sección que debes completar es la sección de información del proyecto.
1. La Sección de Información del Proyecto
En esta sección, agregarás un poco de información sobre el proyecto, para que si este documento se comparte, otros interesados comprendan a qué se refiere. Esto también es útil para que cuando vuelvas a consultar este documento más adelante, recuerdes a qué proyecto corresponde.
- Fecha de hoy: Ingresa la fecha precise
- Nombre del proyecto: Asigna un nombre a tu proyecto para que se identifique rápidamente
- Gerente del proyecto: Ingresa el nombre de la persona que supervisa el proyecto. Puede ser un director de proyecto formal o cualquier miembro del equipo responsable del trabajo
- Notas: Este campo es para agregar cualquier información relevante que desees
- Concepts: Nombre del cliente, interesados, resumen del proyecto, presupuesto, and so on.
2. Registrar Tus Lecciones Aprendidas
Aquí es donde completarás las cosas que aprendiste durante tu proyecto. En esta plantilla de lecciones aprendidas en Excel, hemos agregado tres ejemplos de “lecciones aprendidas” para que veas exactamente qué debe ir en cada campo. Desglosemos cada uno a continuación:
- Logro o Problema: Elige entre las categorías “logro” o “problema” para clasificar la lección. Un logro es algo positivo que ocurrió y un problema es algo negativo que ocurrió.
- Describe lo que ocurrió: Usa este campo para dar una descripción detallada de la lección que aprendiste.
- ¿Cuál fue el impacto?: Aquí describirás el resultado positivo o negativo así como el impacto potencial sobre el cronograma o presupuesto del proyecto. Para un logro, escribe el resultado positivo que ocurrió. Para un problema, escribe las consecuencias negativas que experimentaste debido al problema.
3. Evaluar el Impacto Futuro y Planificar Acciones
Aquí puedes explicar más a fondo el impacto de los logros y problemas y las acciones que deben ejecutarse posteriormente.
- ¿Cómo cambia esto los proyectos futuros?: En este campo, registra tus concepts sobre cómo esta lección podría impactar trabajos futuros. Piensa en cómo otras personas de tu organización podrían beneficiarse al conocer esta lección.
- Acciones: Agrega los pasos concretos que se tomarán para abordar tu logro o problema. Cada fila debe tener un elemento de acción, incluso si es tan easy como “monitorear para ver si vuelve a ocurrir”. Esta es la parte más importante de la plantilla porque aquí estás definiendo los pasos que tomarás para mejorar.
¿Por Qué Usar Esta Plantilla de Lecciones Aprendidas?
Hay una frase famosa que cube: “La locura es hacer lo mismo una y otra vez y esperar resultados diferentes.” Esto aplica perfectamente al entorno laboral, donde es común ver equipos haciendo las cosas porque “así se han hecho siempre.” Luego, se preguntan por qué el resultado no fue mejor.
Ventajas de Usar una Plantilla de Lecciones Aprendidas en Excel
Esta plantilla de lecciones aprendidas es una excelente manera de generar un informe sobre lo que has aprendido para no repetir errores, especialmente cuando se usa junto con un software program de reportes. Esta práctica también te permite hacer cambios en procesos, equipos y sistemas para asegurar que los proyectos futuros sean más exitosos que los anteriores.
Las plantillas de lecciones aprendidas son una gran fuente de información al planificar un proyecto. Tu organización debe utilizarlas para contar con datos cualitativos y cuantitativos de referencia que puedan analizarse cada vez que se inicia un nuevo proyecto o programa.
Desventajas de Usar una Plantilla de Lecciones Aprendidas en Excel
Como se mencionó, una plantilla de lecciones aprendidas es útil durante la fase de cierre del proyecto. Sin embargo, cumple un solo propósito: documentar logros y problemas. Además, al ser una plantilla en Excel, es un documento estático que lleva tiempo actualizar y puede ser difícil de compartir. Tener múltiples copias puede generar confusión en el equipo.
Si planeas gestionar proyectos, deberías usar un software program de gestión de proyectos que te permita seguir tareas, costos y colaborar con tu equipo en tiempo actual. ProjectManager te permite hacer esto y más con diagramas de Gantt en línea, tableros kanban, calendarios de proyectos y paneles de management. Con ProjectManager, puedes usar tu plantilla de lecciones aprendidas para planificar nuevos proyectos.
Convierte tu Plantilla de Lecciones Aprendidas en un Plan de Acción con ProjectManager
Si esta plantilla te resulta útil, también te encantarán nuestras herramientas. Equipos de todo el mundo usan nuestro software program de gestión de proyectos para mantenerse organizados y mejorar su productividad. Para detectar logros y problemas, debes monitorear y seguir tu progreso conforme ocurre, algo que ProjectManager hace con sus paneles en tiempo actual. Obtienes retroalimentación instantánea sobre el avance de tus proyectos, sin tener que esperar al remaining para aprender valiosas lecciones.
El panel es una vista de alto nivel del proyecto, pero muchas veces los problemas se gestan bajo la superficie y no se detectan hasta que ya son un problema. ProjectManager ofrece herramientas de seguimiento de proyectos para profundizar mediante funciones de reporte que pueden filtrar datos y mostrar solo la información deseada. Estos reportes son fáciles de compartir y se pueden archivar en el software program, que ofrece almacenamiento ilimitado de archivos.
El equipo de proyecto recopila lo que funciona y lo que no desde el terreno. ProjectManager ofrece una plataforma colaborativa que permite a todos comentar a nivel de tarea, incluyendo adjuntar archivos e imágenes para documentar logros y problemas. Cada vez que se agrega un comentario, los miembros relevantes son notificados por correo electrónico. Si necesitas incluir a otro miembro del equipo, simplemente etiquéitalo. Así de fácil.
ProjectManager es una forma de aprender de los proyectos pasados y mantener esos datos históricos al alcance, pero también es mucho más. Planifica, monitorea y reporta cada fase de tu proyecto y recopila las lecciones aprendidas. Regístrate aquí para probarlo free of charge por 30 días.
