Los proyectos pueden abrumarnos por su tamaño y alcance. Por eso los líderes de proyecto usan una estructura de desglose del trabajo (EDT) para dividir literalmente las fases más grandes en tareas cada vez más pequeñas, que luego se pueden programar y asignar. Con nuestra plantilla gratuita de EDT para Excel, podrás dividir fácilmente tus tareas y entregables.
Para descargar esta plantilla gratuita de estructura de desglose de trabajo (EDT), haz clic en la imagen.
¿Por Qué Usar una Plantilla de Estructura de Desglose del Trabajo?
La plantilla de estructura de desglose del trabajo es una forma de visualizar tus entregables, junto con las tareas y subtareas necesarias para completarlos. Es un elemento clave para dividir los entregables en tareas más pequeñas que sean manejables.
Según el instituto de gestión de proyectos o PMI (por sus siglas en inglés), una plantilla de EDT es “una descomposición jerárquica del alcance complete del trabajo que debe realizar el equipo del proyecto para cumplir con los objetivos y crear los entregables requeridos.”
Una EDT es una herramienta essential para proyectos de productos, datos, servicios o cualquier combinación de ellos. No solo divide los entregables en tareas más pequeñas y manejables, sino que también proporciona una base para la estimación y management detallado de costos, incluyendo la programación.
Pero si quieres crear una EDT aún mejor de lo que permite Excel, utiliza el diagrama de Gantt de ProjectManager. Te permite construir una estructura dinámica que puedes gestionar en línea con un diagrama de Gantt interactivo o una hoja de cálculo. Asigna códigos EDT, crea dependencias, encuentra la ruta crítica, adjunta archivos y mucho más. Comienza free of charge con ProjectManager y crea una mejor EDT.
Dividir Tareas
Esta plantilla gratuita de EDT en Excel de ProjectManager es una descomposición jerárquica e incremental del proyecto. Hay una lista de tareas para cada fase del proyecto, que luego se divide en subtareas. Esas tareas y subtareas se organizan en una estructura de árbol, comparable a un diagrama de flujo.
Comienzas desde el last del proyecto y trabajas hacia atrás, desglosando cada paso en elementos más pequeños según su tamaño, duración y responsabilidad. Todos estos pasos te llevan al punto last, cumpliendo el cronograma y manteniéndote dentro del presupuesto.
La plantilla de EDT es un marco para planificar y controlar un proyecto, y proporciona la base desde la cual se puede desarrollar una declaración del alcance. También ayuda a generar informes sobre cronograma, costos y recursos. Estos y otros documentos de gestión de proyectos se derivan de la estructura de desglose del trabajo.
La EDT es el puente hacia el cronograma del proyecto. El software program de gestión de proyectos toma esa información y la convierte en un plan de proyecto viable. Con ProjectManager puedes añadir recursos planificados, costos, esfuerzo y más con nuestro diagrama de Gantt. Establecer una línea base te permite comparar lo planificado con lo actual para mantenerte en el camino. Hacer cambios al cronograma es tan fácil como arrastrar y soltar, para que puedas ajustar tu proyecto rápidamente y responder ante problemas que puedan surgir. ¡Incluso hay una columna para tu código EDT! Pruébalo free of charge durante 30 días.
¿Cuándo Usar la Plantilla de Estructura de Desglose del Trabajo?
Dado que la plantilla de EDT se usa para identificar y organizar la totalidad de tareas en un proyecto, se utiliza al inicio de la fase de planificación. Ya tienes un objetivo, la pregunta que responde la EDT es cómo vas a lograrlo.
Planificar un proyecto requiere precisión. Siempre hay riesgos desconocidos, pero un plan debe reunir toda la información conocida para estimar correctamente el tiempo y los costos. La EDT usa una estructura jerárquica para dividir los entregables u objetivos del proyecto en partes manejables.
Esta técnica examina minuciosamente cada paso necesario para alcanzar el entregable last. No puedes planificar un proyecto —y mucho menos crear un cronograma— hasta que conozcas todo el trabajo que debe hacerse. Esto lleva a asignar responsabilidades, entender el alcance completo, distribuir recursos y mucho más.
Una estructura de desglose del trabajo es una herramienta invaluable para lograr que aprueben tu plan de proyecto. Como se mencionó, sienta las bases para el plan y el cronograma. Aunque puedes consultar esta plantilla a lo largo del ciclo de vida del proyecto para verificar que todos los entregables estén cubiertos, se utiliza principalmente como técnica de planificación.
¿Quién Usa la Plantilla de EDT?
Esta plantilla de EDT debe ser utilizada por los gerentes de proyecto mientras planifican el cronograma del proyecto. Pero dado que la EDT debe incluir cada paso que conduce al entregable last, es importante involucrar a todos los que participen en el proyecto.
Aunque el gerente de proyecto lidera el proceso, los miembros del equipo son quienes ejecutarán el trabajo. Ellos tienen las habilidades y experiencia para llenar cualquier vacío que el gerente de proyecto haya pasado por alto. Además, se les asignarán responsabilidades, por lo que es clave involucrarlos para saber quién puede hacer qué.
El gerente de proyecto buscará la orientación de expertos que le ayude a crear una estructura de desglose del trabajo lo más completa posible. Por eso es importante consultar datos históricos de proyectos similares, hablar con gerentes de proyecto y equipos que hayan trabajado en proyectos parecidos, leer documentación, requisitos, and so on., para asegurarse de que la EDT esté 100 % completa.
Como se mencionó antes, la plantilla de EDT se debe usar durante la planificación, pero se mantiene cerca durante la ejecución del proyecto. Aunque la EDT no es un plan ni un cronograma de proyecto, puede ayudar a garantizar que no se pase por alto ningún entregable. Si realizas cambios durante la ejecución, tendrás que rehacer la EDT, ya que esta outline el alcance del proyecto.
¿Qué Incluye Nuestra Plantilla de EDT?
Esta plantilla de EDT de ProjectManager tiene todo lo que necesitas para desglosar tus entregables en tareas fácilmente ejecutables. Hemos dividido la plantilla en tres partes.
Lista de Tareas de la Plantilla de EDT
La primera parte es una lista detallada de tareas, dividida en secciones que corresponden a cada fase del proyecto y sus entregables. Por ejemplo, la primera fase del proyecto es la fase de iniciación. En este punto, numeras las tareas, identificas lo que se necesita hacer durante esta etapa y desglosas esos pasos en subtareas.
A lo largo del proceso, la plantilla de EDT proporciona columnas para asignar al responsable de cada tarea, registrar cualquier dependencia, indicar los recursos necesarios, el estado, el costo, y una línea de tiempo con la duración estimada, así como la fecha de inicio y de fin.
Diagrama de Árbol de la Plantilla de EDT
La segunda hoja es un diagrama de árbol que comienza con el proyecto en la parte superior y va descendiendo hasta descomponerlo en fases, tareas y subtareas necesarias para completarlo.
Por último, hay una tercera hoja de Excel dentro de la plantilla de EDT que explica cómo utilizarla, así tendrás las instrucciones visibles mientras trabajas. No podría ser más fácil.
Cómo Usar Nuestra Plantilla de EDT
A continuación, profundizamos en los distintos componentes que conforman esta plantilla gratuita de EDT.
Uso de la Lista de Tareas de la Plantilla de EDT
- N.º de Tarea: Es un número que identifica el entregable. Se utiliza notación decimal para distinguir tareas de subtareas y saber exactamente en qué parte del proceso estás.
- Descripción de la Tarea: Aquí se detalla el entregable, la tarea principal y las subtareas necesarias para completarla.
- Responsable de la Tarea: Cada entregable, tarea y subtask debe tener un responsable para garantizar que el trabajo se realice. Se indica en esta columna.
- Dependencia: Algunas tareas no pueden comenzar hasta que otra se full. En este espacio se anotan esas dependencias.
- Recursos Necesarios: Todo lo que requiere la tarea, ya sea private, equipo, materiales, and so on., se anota aquí.
- Estado de la Tarea: Permite hacer seguimiento del estado de una tarea o subtarea. El menú desplegable permite marcarla como no asignada, asignada, en progreso, atrasada o completada.
- Costo: Registra el gasto necesario para completar el entregable.
- Fecha de Inicio: Fecha en la que comenzó el trabajo del entregable.
- Duración Estimada: Cantidad de tiempo estimada para completar el entregable.
- Fecha de Finalización: Cuando se full el entregable, anota aquí su fecha de cierre.
- Notas: Esta columna es para cualquier información adicional que no encaje en las anteriores.
Uso del Diagrama de Árbol de la Plantilla de EDT
En la segunda hoja hay un diagrama de árbol que visualiza la estructura de desglose del trabajo, desde el nivel más normal en la parte superior hasta el más específico en la parte inferior. No es necesario incluir todos los datos de la hoja anterior, solo el entregable, la tarea y cuántas subtareas son necesarias para realizar el trabajo.
Uso de ProjectManager para Crear una Estructura de Desglose de Trabajo (EDT)
Nuestra plantilla de EDT en Excel es una excelente herramienta, pero la hoja de cálculo tiene usos limitados. No es dinámica. Hay muchas cosas que no puedes hacer con ella. Idealmente, necesitas una solución integral para todas tus necesidades de gestión de proyectos. Ahí es donde entra el software program de estructura de desglose del trabajo de ProjectManager.
Nuestro software program basado en la nube te permite usar la plantilla de EDT junto con muchas otras funciones útiles. Por ejemplo, puedes vincular dependencias con un easy clic en el diagrama de Gantt en línea, que notificará al miembro del equipo responsable. Además, ProjectManager permite hacer estas asignaciones directamente desde el software program.
Contenido Relacionado con la Plantilla de Estructura de Desglose de Trabajo (EDT)
ProjectManager no solo es el mejor software program de gestión de proyectos disponible, también ofrece múltiples plantillas de gestión de proyectos. Además, contamos con cientos de horas en movies formativos y artículos en nuestro weblog, incluyendo estos relacionados con la estructura de desglose del trabajo.
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