Un proyecto exitoso se ejecuta entendiendo todos sus elementos clave. Para alcanzar los objetivos de tu proyecto, conocer el alcance del proyecto es esencial. Para no pasar nada por alto al definirlo, usa nuestra plantilla gratuita de alcance del proyecto para Phrase.
Para descargar esta plantilla de alcance de proyecto, haz clic en la imagen.
¿Por Qué Necesitas una Plantilla de Alcance del Proyecto?
El alcance del proyecto es un esquema detallado que incluye las actividades, recursos, cronogramas y entregables del proyecto. Pero no termina ahí. El alcance también incluye los interesados clave, procesos, suposiciones y restricciones del proyecto.
La plantilla de alcance del proyecto de ProjectManager está diseñada para ayudarte a comenzar rápida y correctamente, brindándote un espacio para abordar todos los elementos necesarios para definir el alcance del proyecto, que será la base de su presupuesto y cronograma. Sin esta plantilla, tendrías que crear el documento desde cero o, peor aún, prescindir de él.
Tan importante como definir qué está y qué no está dentro del proyecto y gestionar a los interesados, esta plantilla también ayuda a los gerentes a mantenerse en curso. Pueden verificar si se cumplen los plazos y si se han logrado los objetivos, entregables y características planteadas, todo dentro del presupuesto.
¿Cuándo Usar una Plantilla de Alcance del Proyecto?
La plantilla de alcance del proyecto de ProjectManager se puede usar a lo largo de todo el ciclo de vida del proyecto. Ayuda a mantener al equipo enfocado en sus objetivos comunes. Esto es especialmente útil en proyectos complejos, ya que evita que el proyecto se desvíe de su visión unique.
También ayuda a evitar requisitos que deban replantearse a mitad de camino. Esto mantiene el entregable last alineado con el propósito inicial del proyecto y las expectativas del cliente. En esta línea, la plantilla también ayuda a que el proyecto no se retrase.
Una forma de lograrlo es mediante el uso de notificaciones, algo que una plantilla no puede hacer, pero sí puede hacerlo un software program de gestión de proyectos. ProjectManager es una herramienta basada en la nube que envía automáticamente alertas cuando se acercan los plazos o hay cambios en el alcance. Puedes configurar las notificaciones para recibir solo las que necesites, ya sea por correo electrónico o dentro de la aplicación. Prueba ProjectManager free of charge hoy.
¿Quién Debe Actualizar la Plantilla de Alcance del Proyecto?
La plantilla de alcance del proyecto es claramente un documento importante. Se mantiene vigente durante todo el proyecto y todos deben conocer su contenido. Pero eso no significa que cualquiera deba actualizarla. Debe haber una persona responsable dentro del equipo.
Normalmente, esta persona es el gerente de proyecto. Es quien está más familiarizado con el proyecto y actúa como puente entre los clientes, los interesados y el equipo encargado de ejecutar la visión. Dicho esto, en algunas organizaciones la actualización de la plantilla recae en un administrador de proyectos.
Nuevamente, esto depende de cómo esté estructurada la organización. Sin embargo, el administrador de proyectos no toma decisiones; solo ejecuta las tareas delegadas por el gerente de proyecto, quien es el verdadero responsable de la toma de decisiones.
¿Por Qué Usar Nuestra Plantilla de Alcance del Proyecto?
Si aún no estás listo para dar el salto a un software program de gestión de proyectos, usa nuestra plantilla gratuita de alcance del proyecto. Incluye todo lo necesario para asegurarte de que el alcance de tu proyecto esté bien cubierto:
- Información del Proyecto: La plantilla tiene una sección superior para identificar el proyecto, el gerente de proyecto y la fecha en que se completó o revisó el documento. Todo en la plantilla se puede personalizar. Puedes agregar secciones o eliminar las que no necesites.
- Justificación: Comienza con la sección de justificación. Aquí escribirás una breve explicación de la necesidad que tu proyecto busca resolver y cómo planeas hacerlo.
- Alcance del Proyecto: La siguiente sección describe el alcance. Está dividida en dos partes: lo que está dentro y fuera del alcance. En ambas puedes listar los elementos y definirlos usando el método MoSCoW de priorización.
- Objetivos del Negocio: Luego, tienes espacio para incluir los objetivos empresariales del proyecto. Aquí defines las metas que deseas alcanzar, como la fecha de lanzamiento, mayor satisfacción del cliente, mayores tasas de conversión, and many others.
- Entregables del Proyecto: Después enumerarás los entregables. Es decir, lo que producirás durante el proyecto para alcanzar los objetivos. El entregable last será la meta principal del proyecto.
- Exclusiones del Proyecto: A continuación, definirás las exclusiones del proyecto. Estos son los elementos que quedan fuera del alcance, como características que se abordarán en una fase posterior.
- Restricciones: Luego vienen las restricciones o limitaciones del proyecto, como costo, alcance, riesgos, recursos, and many others.
- Supuestos: Ahora es momento de listar los supuestos. Son similares a las restricciones, pero su propósito es ayudar a los interesados a comprender qué recursos se requerirán para completar el proyecto.
- Estimación de Costos: Finalmente, trabajarás en una estimación de costos. Este pronóstico financiero se realiza listando todos los recursos, estimando el costo de cada uno, añadiendo el costo actual cuando se conozca, estimando los costos restantes y cualquier desviación entre lo estimado y lo actual.
¿Cómo Ayuda ProjectManager a Gestionar el Alcance del Proyecto?
La plantilla gratuita de alcance del proyecto en Phrase es una excelente herramienta para recopilar todos los detalles del alcance. Pero una vez que inicias el proyecto, no es la mejor opción para monitorear o dar seguimiento. Si deseas una mejor gestión del alcance, necesitas ProjectManager, que te ofrece datos en tiempo actual para tomar decisiones más acertadas.
Programa Entregables, Recursos y Costos
Completar la plantilla gratuita de alcance del proyecto deja en claro que hay muchas cosas que programar. Los diagramas de Gantt son fundamentales en la planificación. Pero cualquier Gantt puede listar tareas, añadir fechas y establecer hitos. ProjectManager tiene un diagrama de Gantt más robusto.
No todas las tareas son iguales. Algunas no pueden comenzar o finalizar hasta que otras lo hagan. Identificar estas dependencias es solo el comienzo. Te permitimos enlazarlas para evitar retrasos. También puedes filtrar la ruta crítica y ver al instante qué tareas son esenciales y cuáles no. Luego, establece una línea base para capturar tu cronograma y poder comparar el esfuerzo planificado con el actual.
Seguimiento de Alto Nivel
Muchas herramientas ofrecen paneles, pero debes configurarlos. Nuestro panel en tiempo actual ya está integrado y funciona automáticamente para el monitoreo y management de proyectos. Realiza cálculos automáticos y muestra los resultados en gráficos fáciles de leer.
Obtén una vista normal del proyecto con datos en vivo sobre desviaciones, carga de trabajo, tareas y más. Así podrás monitorear el progreso y rendimiento actual del proyecto, y actuar rápidamente para resolver problemas antes de que afecten tu trabajo.
Múltiples Vistas
Gerentes, equipos e interesados tienen sus propias preferencias de trabajo. La mayoría del software program no permite opciones. ProjectManager es diferente. Nuestro software program tiene múltiples vistas de gestión de proyectos que permiten trabajar como tú prefieras.
Ya conoces el Gantt, pero si no quieres usar la línea de tiempo y prefieres ver columnas como en una hoja de cálculo, solo cambia a la vista tipo hoja. También hay un tablero kanban que los equipos adoran. Pueden gestionar el backlog y planificar sprints, mientras que los gerentes obtienen visibilidad del flujo de trabajo y pueden reasignar recursos según sea necesario. Lista o calendario, elige la que quieras: todas se actualizan al mismo tiempo. Siempre estás trabajando sobre la versión más reciente.
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Gestionar un proyecto es una tarea compleja que puede ser abrumadora. Por esta razón, hemos creado plantillas gratuitas para Phrase y Excel que facilitan el proceso de planeación, programación, monitoreo, management y cierre de proyectos. Aquí hay algunos de ellos.
Una vez que hayas explorado el sitio, leído nuestro contenido educativo y probado algunas de nuestras plantillas gratuitas, tal vez sea el momento de usar ProjectManager para ver cómo puede ayudarte a planificar y gestionar el alcance de tu próximo proyecto. Tenemos varios niveles de membresía, incluyendo un plan inicial gratuito para siempre, pero también puedes acceder a herramientas más dinámicas subiendo al plan de equipo o empresarial. Prueba ProjectManager hoy.
