¿Qué Es un Informe de Estado de Proyecto?
Un informe de estado de proyecto es un documento que describe el progreso de un proyecto dentro de un período de tiempo específico y lo compara con el plan del proyecto. Los gerentes de proyecto usan los informes de estado para mantener informados a los interesados y monitorear los costos, riesgos, tiempos y trabajo. Los informes de estado permiten a los gerentes de proyecto y a los interesados visualizar los datos del proyecto mediante gráficos y diagramas.
Los informes de estado del proyecto se elaboran repetidamente durante la fase de ejecución del proyecto como una forma de mantener el cronograma y asegurar que todos estén alineados. El informe de estado de un proyecto generalmente incluye lo siguiente:
- El trabajo que se ha completado
- El plan para lo que seguirá
- El resumen del presupuesto y cronograma del proyecto
- Una lista de tareas por realizar
- Cualquier problema o riesgo, y lo que se está haciendo al respecto
El verdadero valor de un informe de estado de proyecto va más allá de su uso como canal de comunicación. También proporciona un historial documentado del proyecto. Esto te da datos históricos para que, la próxima vez que planees un proyecto related, puedas evitar errores o cuellos de botella.
Debido a que los informes de estado abarcan tantos temas, históricamente eran laboriosos de crear. Por suerte, el software program moderno de gestión de proyectos como ProjectManager agiliza este importante proceso de elaboración de informes. Prueba nuestros informes automáticos de proyecto y simplifica tu gestión de reportes.
¿Cuál es el Propósito de un Informe de Estado de Proyecto?
Hay varias razones por las que los gerentes de proyecto elaboran informes de estado. Estas son algunas de las más importantes.
- Ayudar al equipo de gestión de proyectos a hacer seguimiento de costos, tareas y cronogramas
- Comparar el presupuesto y los plazos estimados con los costos y duraciones reales
- Mejorar la comunicación en toda la organización
- Simplificar el proceso de comunicación
- Mantener informados a los interesados
- Transmitir mensajes clave al público objetivo
- Mejorar el apoyo organizacional para tus proyectos o tu equipo
Si estás informando a los interesados, no los satures con detalles innecesarios. Mantén tu presentación de informes de estado ligera y al grano.
Plantilla de Informe de Estado de Proyecto
Como un informe de estado de proyecto sigue una estructura básica, puede ser útil usar una plantilla de informe de estado de proyecto. Sin embargo, una plantilla de informe de estado de proyecto es solo un documento estático. Usar un software program de informes de estado del proyecto se integra con todas tus herramientas de gestión de proyectos para mayor eficiencia.
Tipos de Informes de Estado de Proyecto
Puedes crear informes de estado diarios, semanales, mensuales o trimestrales según los requisitos de tu gestión de proyectos. Aquí tienes un resumen rápido de cuándo es mejor utilizar cada uno.
Informe de Estado Diario
Un informe de estado diario recoge en qué ha trabajado cada miembro del equipo del proyecto a lo largo del día. No solo destaca en qué están trabajando actualmente, sino que también aborda cualquier problema que les impida completar sus tareas. Incluye un resumen del trabajo realizado hoy y lo que se logró el día anterior.
Informe de Estado Semanal
Un informe de estado semanal es related al diario, excepto que cubre una semana laboral completa en lugar de solo un día. Incluye el nombre del proyecto, la fecha del informe de estado, un resumen del trabajo realizado durante ese período y el plan de acción para la semana siguiente. También habrá una sección para listar desafíos, limitaciones, riesgos y los planes de mitigación correspondientes.
Informe de Estado Mensual
Un informe de estado mensual proporciona una actualización related sobre uno o varios proyectos, pero en un período de un mes. Brinda a la dirección información relevante para gestionar mejor el proyecto o los proyectos. Al igual que con otras frecuencias, el equipo informa sobre lo que ha logrado, se resume el mes y se describen las actividades del mes siguiente.
Informe de Estado Trimestral
Un informe de estado trimestral es una instantánea breve y fácil de digerir del proyecto durante un período de cuatro meses o un trimestre del año. Cubre los mismos aspectos que los otros informes de estado y probablemente incluya gráficos y otras visualizaciones para facilitar la comprensión de todos los datos.
Informe de Estado vs. Informe de Avance
Existen muchos tipos diferentes de informes que puedes generar al gestionar un proyecto. Algunos están dirigidos al gerente del proyecto y otros a los interesados, propietarios o clientes para mantenerlos actualizados.
Hemos estado hablando de un informe de estado, pero no debe confundirse con un informe de avance. Aunque un informe de estado contiene datos sobre el progreso durante el período que se informa, también incluye mucha más información que el easy avance del proyecto.
Un informe de avance, por otro lado, detalla las tareas y los hitos específicos que se han completado para mostrar que el proyecto avanza conforme al cronograma. Al igual que un informe de estado, se utiliza para mantener informados a los gerentes y a los interesados.
¿Cómo Redactar un Informe de Estado de Proyecto?
Redactar un informe de estado de proyecto es una tarea esencial de gestión de proyectos. Ya sea que lo generes semanalmente, mensualmente o trimestralmente, los pasos son esencialmente los mismos. Así se redacta un informe de estado de proyecto:
- Determinar el objetivo
- Definir el público objetivo (clientes, miembros del equipo, patrocinadores, and so on.)
- Elegir el formato y tipo
- Recopilar los datos
- Estructurar el informe
- Asegurarse de que sea claro
- Editar el borrador
¿Cómo Solicitar un Informe de Estado de Proyecto?
Una actualización del estado del proyecto generalmente se distribuye en un cronograma common, pero a veces las personas quieren ver un informe de estado de inmediato. Puedes solicitar una actualización del estado del proyecto por correo electrónico, pero no querrás parecer grosero. Para solicitar un informe de estado de proyecto, debes hacerlo de manera profesional y a través de los canales adecuados.
Un recordatorio amable nunca está de más, ya que mantiene el vínculo, especialmente si puedes ofrecer algo valioso a cambio. Si estás utilizando un software program de gestión de proyectos, entonces siempre puedes obtener un informe de estado instantáneo consultando el panel del proyecto que rastrea diversas métricas.
El panel de ProjectManager ofrece el estado del proyecto al instante. Extrae datos de cronogramas, presupuestos, recursos y más sin posibilidad de error humano. Luego, personaliza la visualización y filtra la información para mostrar solo lo que deseas ver, como recursos restantes, salud del proyecto, tareas y costos. Un panel puede ser una excelente alternativa al informe de estado tradicional.
¿Qué Debe Incluir un Informe de Estado de Proyecto?
Los diferentes elementos de un informe de estado de proyecto organizan las distintas partes en un todo coherente. El objetivo de un informe de estado es, por supuesto, mantener informados a los interesados y exponer áreas del proyecto que necesitan mayor apoyo organizacional.
Para comunicar mejor estos aspectos, asegúrate de incluir lo siguiente al redactar tu informe de estado de proyecto.
Información Common del Proyecto
Para comenzar, necesitarás incluir lo básico. ¿Cuál es el nombre del proyecto? ¿Quién es el gerente del proyecto? ¿Cuántos recursos están asignados? Toda esta información es esencial, aunque parezca obvia, para mantener la documentación. No asumas que tu interesado conoce estos datos. Es especialmente útil cuando se hace investigación histórica para futuros proyectos. Inclúyelo en tu plantilla de informe de estado, si cuentas con una.
Información Common del Estado
También querrás marcar el informe con datos que lo distingan de otros informes de gestión de proyectos. Aquí debes incluir la fecha en que se generó el informe, quién es el autor, entre otros datos similares.
Revisión de Hitos
Los hitos son las fases principales de tu proyecto. Son una buena forma de dividir el proyecto normal en partes más pequeñas y manejables. La revisión de hitos permite señalar en qué punto te encuentras respecto a los hitos planificados en esta etapa del ciclo de vida del proyecto.
Resumen del Proyecto
Uno de los principales propósitos del informe de estado es comparar el progreso del proyecto con las estimaciones del plan unique. Para ello, incluye un resumen breve de la fecha estimada de finalización y los costos del proyecto. Esto permite a los gerentes de proyecto controlar la ejecución y medir el éxito. Asegúrate de incluir las actividades que presentan problemas y cómo esos problemas podrían afectar la calidad, los recursos, el cronograma y los costos del proyecto. Explica lo que planeas hacer para resolver estos problemas y cuál será el resultado una vez solucionados.
Problemas y Riesgos
Los riesgos son todos los factores internos y externos que representan una amenaza para tu proyecto. Se convierten en problemas una vez que afectan el presupuesto, el cronograma o el alcance del proyecto. Enumera los problemas que han surgido hasta la fecha. ¿Cuáles son? ¿Cómo los estás resolviendo? ¿Qué impacto tendrán en el proyecto en normal? Aplica las mismas preguntas a los riesgos que ya conoces. ¿Se han materializado? Si es así, ¿qué estás haciendo para que el proyecto vuelva a encaminarse?
Métricas del Proyecto
Es importante respaldar tu informe con cifras concretas que validen lo que estás comunicando. Deberías haber establecido las métricas para el informe de estado durante la fase de planificación del proyecto.
Es imposible saber si tu proyecto está teniendo éxito sin medir su efectividad. Estas métricas sirven para demostrar que vas por buen camino y evaluar si algo necesita atención.
¿Qué Es un Software program de Informes de Proyecto?
El software program de informes de proyecto se utiliza para recopilar automáticamente datos del proyecto, analizarlos y mostrar los resultados para ayudar a los gerentes de proyecto a tomar mejores decisiones al gestionar un proyecto. El software program recopila información de diferentes fuentes dentro del proyecto y la convierte en hojas de cálculo, gráficos y diagramas de Gantt.
Dependiendo del software program, los datos de los informes pueden filtrarse para resaltar las áreas del proyecto que necesitas ver en ese momento. Se pueden generar informes sobre varios aspectos del progreso y desempeño del proyecto, como tiempo, costo, carga de trabajo, and so on.
Los informes también se utilizan para mantener informados a los interesados clave, como patrocinadores y clientes, sobre el estado del proyecto, y por lo tanto, deben ser compartibles.
Beneficios del Software program de Informes de Proyecto
Tener una herramienta rápida y fácil de usar que recupere al instante datos importantes del proyecto, los organice y los muestre de forma clara y sencilla, te ayuda a mantener actualizados a los interesados. Con toda la información a tu alcance, gerentes de proyecto y oficinas de gestión de proyectos pueden tomar mejores decisiones.
No todo el software program de informes es igual. Para obtener el mejor rendimiento por tu inversión, asegúrate de que la herramienta que elijas incluya las siguientes características:
- Convierte datos complejos en informes útiles
- Filtros para mostrar solo la información que deseas
- Permite crear informes para períodos de tiempo específicos
- Comparte informes y mantén informados a los interesados
- Actualización instantánea para mayor precisión
- Monitorea el progreso actual frente al planificado
- Genera informes sobre programas o portafolios de proyectos
¿Cómo Crear Informes de Estado de Proyecto en ProjectManager?
El software program de informes de proyecto es una herramienta para monitorear y controlar métricas del proyecto en tiempo actual y luego recopilar esos datos en un informe que se puede compartir fácilmente con los miembros del proyecto.
ProjectManager es una herramienta galardonada que organiza proyectos y equipos mediante el monitoreo e informes sobre el progreso y rendimiento. Usar la función de informes de ProjectManager te permite ver el estado de los hitos del proyecto y las tareas resumidas si filtras el informe para incluirlos. Los informes pueden previsualizarse antes de exportarse en PDF, Excel, CSV o imprimirse. Cada informe puede personalizarse seleccionando los datos y columnas que deseas incluir.
Estos son algunos de los informes que puedes crear una vez tengas el software program de gestión de proyectos.
Informe de Estado de Proyecto
Como se mencionó anteriormente, el informe de estado ofrece una visión normal de dónde se encuentra actualmente tu proyecto y te permite determinar si va en tiempo y dentro del presupuesto. Muestra las tareas con vencimiento en la semana del informe y cuáles están atrasadas.
Aquí tienes un resumen rápido de las opciones al generar un informe de estado en ProjectManager.
Resumen
Obtén los elementos clave de tu proyecto condensados en breve para destacar los puntos principales del cronograma, presupuesto y costos para los interesados. Puedes proporcionar actualizaciones del proyecto en cualquier momento para tu equipo, clientes y patrocinadores.
Tareas
Consulta qué tareas están atrasadas y cuál es su fecha límite para no perder el rumbo y mantenerte dentro del cronograma. ProjectManager te permite asignar actividades a tu equipo y comunicarte en tiempo actual.
Hitos y Tareas Resumidas
Verifica qué hitos se han completado para hacer un mejor seguimiento del progreso. Consulta en qué punto estás respecto a las tareas resumidas o subtareas en tu cronograma.
Planificado vs. Actual
Conoce la variación de tu proyecto rastreando el progreso actual de la fase de ejecución en el informe de estado y comparándolo con el punto en el que deberías estar según tu cronograma.
Informe de Estado de Portafolio
Un portafolio es una colección de proyectos que se gestionan en conjunto. Deben estar alineados con la estrategia normal de la organización.
Consulta el estado normal de tu portafolio y si está cumpliendo con los cronogramas y presupuestos. Obtén listas de tus gerentes de proyecto, equipo y tareas para evaluar mejor la salud world del portafolio.
Informe de Plan del Proyecto
El plan del proyecto es el mapa que guía tus actividades al gestionar un proyecto. Este informe te permite saber si se está cumpliendo dicho plan con respecto al progreso actual.
Mantén tu proyecto en curso, dentro del presupuesto y conoce qué tan cerca estás de completarlo. Obtén una visión normal del cronograma y una lista de todas las tareas y sus fechas previstas.
Panel de Proyecto
A diferencia de los informes anteriores, que son documentos estáticos exportados como una instantánea del proyecto, un panel sirve como una vista en tiempo actual del proyecto.
Obtén informes de estado en tiempo actual con nuestro panel de proyecto. Cada elemento que se encuentra en un informe de estado se actualiza automáticamente en las seis métricas del panel para ofrecer una visión normal del rendimiento del proyecto.
Panel de Portafolio
Al igual que el panel del proyecto, el panel de portafolio ofrece una vista en tiempo actual, pero de una colección de proyectos en lugar de uno solo.
Configura un panel de portafolio creando una carpeta en la sección de resumen de proyectos. Agrega los proyectos que deseas medir y tu panel de portafolio rastreará sus costos, carga de trabajo y más.
Buenas Prácticas para Presentar Informes de Estado de Proyecto
Ya sea que estés presentando tu informe semanal en una reunión o enviando una actualización por correo electrónico, es buena thought conocer las mejores prácticas para informar sobre el progreso del proyecto antes de lanzarte a la presentación.
Comunica
Los informes de estado de proyecto son solo una parte de tu plan de comunicación. No confíes totalmente en ellos para comunicar todo, pero sí utilízalos para entregar los datos adecuados a la persona correcta en el momento indicado.
Conoce a Tu Audiencia
Los informes de estado son vehículos de comunicación, pero si no sabes a quién te diriges, no entregarás lo que se necesita. Los interesados como clientes y patrocinadores quieren conocer el panorama normal, mientras que los miembros del equipo estarán más interesados en los detalles específicos.
Consistencia
Usa el mismo formato, ciclo de distribución y método. No mezcles las cosas. Eso solo interrumpe la eficacia de la comunicación del informe.
Establece Métricas
Al planificar el proyecto, outline cómo vas a medir su progreso y mantente fiel a ese método al informar durante todo el ciclo de vida del proyecto.
Simplifica
Quieres que el informe sea efectivo, así que no lo compliques con detalles innecesarios. Ve al grano e informa solo lo que es necesario.
Verifica
Tu audiencia no quiere opiniones o datos sin fundamento. Haz la debida diligencia y asegúrate de entregar solo lo que tu audiencia necesita.
Estándares
Al igual que la consistencia, mantener estándares de proceso y una plantilla para los informes asegura que tu comunicación sea clara.
Usa Herramientas
Existen herramientas de gestión de proyectos que incorporan estas buenas prácticas, agilizando el proceso de elaboración de informes mediante paneles y funciones automatizadas.
Otros Tipos de Informes de Gestión de Proyectos
Los informes de estado son solo uno de los muchos informes que los gerentes de proyecto utilizan para mantenerse actualizados sobre el progreso. El informe de estado es más normal, mientras que otros se enfocan en aspectos específicos. A continuación, algunos de los informes alternativos más comunes.
Informe de Tareas
Cada proyecto está compuesto por tareas, a menudo muchas. Necesitas un informe para hacer seguimiento de todas ellas. Recopila todas las tareas del proyecto en un solo lugar. Filtra el informe para mostrar el estado de cada tarea y ver si hay obstáculos que estén retrasando el progreso. Debes resolver los problemas antes de que afecten el cronograma del proyecto.
Informe de Hojas de Tiempo
Los equipos registran sus horas en hojas de tiempo para enviarlas a los gerentes con fines de nómina. Las hojas de tiempo también sirven para hacer seguimiento al progreso del proyecto al monitorear las horas dedicadas a las tareas.
Consulta la hoja de tiempo de miembros seleccionados del equipo y conoce las horas que han trabajado durante un período determinado usando software program de gestión de proyectos en línea.
Informe de Disponibilidad
Hacer seguimiento de cuándo tu equipo puede trabajar, cuándo tienen vacaciones o días libres es essential para la programación y la gestión de carga laboral.
Sabe al instante quién tiene demasiado trabajo y si está disponible. Los miembros del equipo se listan con sus tasas de utilización. Estos datos te ayudan a reasignar tareas.
Informe de Carga de Trabajo
La carga de trabajo es el número de tareas asignadas a tu equipo. Mantener su carga equilibrada, para que nadie esté sobrecargado, es clave para mejorar la productividad y el ánimo del equipo.
Visualiza a todo tu equipo con el número de tareas asignadas. Sabe si alguien tiene demasiadas o muy pocas y equilibra la carga para lograr más sin agotar a nadie.
Informe de Variación
La variación es la diferencia entre lo que planificaste para el proyecto y lo que realmente estás ejecutando. Así sabes si tu proyecto está bien encaminado o no.
Establece la línea base en la herramienta de diagrama de Gantt durante la planificación y obtén datos sobre tu cronograma precise. Luego, compáralo con lo que habías planificado para ese punto del proyecto.
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