Una de las principales responsabilidades de cualquier gestor de proyectos es hacer seguimiento a los recursos del proyecto para que estén disponibles cuando se necesiten. Para ello, deben medir el uso de recursos. Al calcular la utilización de recursos, los gestores de proyectos y empleadores tienen una mejor thought de cómo programar recursos como mano de obra o equipos para minimizar costos, aumentar la productividad y satisfacer la demanda del cliente.
¿Qué es el Uso de Recursos de Proyecto?
La utilización de recursos es una métrica de planificación que mide el índice de uso de los recursos durante un período, lo que permite a los gestores de proyectos identificar recursos del proyecto que están subutilizados o sobreasignados.
Existen diferentes métodos para medir el uso de recursos, pero la mayoría de los gestores de proyectos utilizan software program de gestión de proyectos como ProjectManager para facilitar este proceso. ProjectManager cuenta con diagramas de Gantt, hojas de tiempo, gráficos de carga de trabajo, paneles y otras herramientas de gestión de recursos. Comienza hoy free of charge.
El diagrama de Gantt de ProjectManager puede crear un cronograma detallado de recursos para cualquier proyecto. Mapea tareas en una línea de tiempo visible, asigna recursos, estima costos y realiza el seguimiento del uso de recursos con hojas de tiempo, gráficos de carga de trabajo, paneles y otras herramientas de gestión de recursos. Comienza hoy free of charge con ProjectManager.
La utilización de recursos suele confundirse con la asignación de recursos, pero son dos conceptos diferentes en el proceso de gestión de recursos de proyecto. A continuación, se explica la diferencia.
Uso de Recursos vs. Asignación de Recursos
Mientras que el uso de recursos mide cómo se están usando los recursos, la asignación de recursos se refiere al proceso mediante el cual un gestor de proyectos determina los requisitos de recursos para el proyecto, selecciona a su equipo y asigna recursos a las tareas durante todo el ciclo de vida del proyecto. Esto incluye reasignaciones y cambios en la carga de trabajo del equipo según sea necesario.
Importancia de Monitorear el Uso de Recursos en la Gestión de Proyectos
Conocer el uso de recursos es importante para la programación de recursos, los costos y la toma de decisiones, como ajustar el plan del proyecto, el presupuesto o el cronograma. La utilización de recursos también aporta visibilidad al proyecto. Cuanta más transparencia haya y mejor se pueda monitorear un proyecto, menor será la probabilidad de omitir pasos importantes. Esto ayuda a detectar riesgos antes de que se conviertan en problemas que puedan descarrilar el proyecto.
Esto genera un mayor retorno de inversión (ROI). Entender la capacidad de los recursos garantiza que no estén sobrecargados o sobreutilizados, lo que conduce a una mayor eficiencia y favorece los resultados financieros.
Además, medir el uso de recursos es importante para el proceso de gestión de recursos en normal, ya que se necesita para nivelación de recursos, programación, planificación y suavizado de recursos. Esto requiere conocer el índice de utilización de los recursos.
¿Qué es el Índice de Uso de Recursos de Proyecto?
El índice de utilización es una métrica que indica el porcentaje de los recursos disponibles que está utilizando una organización en un momento determinado. Esto se aplica a recursos humanos y no humanos, como maquinaria y otros activos de capital. Su uso puede medirse en horas de trabajo, pero hay muchas otras variables que deben considerarse y que suelen incluirse en un informe de utilización de recursos.
¿Qué es un Informe de Uso de Recursos?
Un informe de uso de recursos muestra el índice de utilización de los recursos para determinar qué recursos están disponibles actualmente y si habrá suficientes recursos para ejecutar las tareas futuras del proyecto.
No existe un formato estándar para crear informes de utilización de recursos, pero aquí hay algunos elementos que se pueden incluir.
- Costos de mano de obra: Uno de los objetivos clave de cualquier informe de uso de recursos es documentar los costos asociados a los recursos del proyecto que están asignados para la ejecución de actividades.
- Cronograma de recursos: Los informes de utilización deben incluir información de programación de recursos para indicar cuándo se utilizarán los recursos y por cuánto tiempo.
- Capacidad de recursos: Las organizaciones deben comparar su uso precise de recursos con sus previsiones de recursos y su capacidad whole para determinar si pueden asumir más proyectos sin afectar sus operaciones.
- Disponibilidad de recursos: Un informe de utilización debe documentar la disponibilidad precise de recursos de cualquier proyecto u organización, así como las limitaciones de recursos que fluctúan constantemente a medida que se completan tareas.
¿Qué Herramientas se Pueden Usar para Hacer Seguimiento a la Utilización de Recursos?
Aquí tienes una visión normal rápida de algunas de las herramientas más utilizadas para hacer seguimiento a el uso de recursos del proyecto.
Diagramas de Gantt
Un diagrama de Gantt es una herramienta de programación de proyectos que puede usarse para crear un cronograma de recursos. Tiene dos partes: por un lado, una cuadrícula que enumera las tareas del proyecto, la asignación de recursos, los costos estimados, las fechas de vencimiento y las dependencias. La otra mitad es un gráfico de barras apiladas que ayuda a visualizar las tareas en el cronograma de recursos.
Gráficos de Gestión de Carga de Trabajo
Los gráficos de gestión de carga de trabajo muestran los índices de utilización de los empleados e indican cuáles están sobreasignados o subutilizados, para que los gestores puedan reasignar tareas y equilibrar la carga de trabajo de su equipo.
Hojas de Tiempo
Las hojas de tiempo registran las horas de trabajo de los empleados para fines de procesamiento de nómina. Ayudan a empleadores y empleados a acordar el trabajo realizado y su pago correspondiente, lo cual es importante para el seguimiento de presupuestos de proyecto.
Paneles de Utilización de Recursos
Los paneles de utilización de recursos son ideales para monitorear la utilización diaria de recursos de un proyecto u organización. Idealmente, las organizaciones deben usar software program con un panel de datos en tiempo actual para hacer seguimiento al progreso de tareas, el uso de recursos, cronogramas y costos.
Ejemplo de Uso de Recursos de Proyecto
Para entender mejor cómo funciona el seguimiento de la utilización de recursos, revisemos un escenario actual. Imagina que un fabricante está evaluando órdenes de compra que han sido recibidas recientemente de clientes potenciales.
Antes de aceptar estos proyectos, el fabricante debe establecer su capacidad whole de recursos y compararla con su uso precise de recursos para determinar cuál es su disponibilidad precise. Si hay suficientes recursos disponibles, el fabricante podría decidir avanzar con estas órdenes de producción.
Sin embargo, ese no es el único issue que debe considerarse en esta decisión. Muchas limitaciones de recursos pueden afectar la disponibilidad, como problemas en la cadena de suministro, actividades de mantenimiento programadas, fallas en maquinaria o rotación de empleados.
¿Cómo Calcular el Índice de Uso de Recursos de Proyecto?
Aunque solo hay una definición de utilización de recursos, existen diferentes índices de utilización que se pueden medir y utilizar para distintos fines de planificación de recursos. Estas son las principales fórmulas de uso de recursos.
Fórmula del Índice de Utilización
Índice de utilización = Horas facturables totales / Horas disponibles totales
La fórmula del índice de utilización se utiliza cuando los gestores de proyectos necesitan evaluar cuán rentable es su uso de recursos, lo cual se hace comparando las horas facturables con el whole de horas disponibles de un trabajador.
Las horas facturables son horas de trabajo que se cobran al cliente una vez finalizada la tarea. Por lo normal, los gestores de proyecto deben apuntar a un índice de utilización de 0.8 o 80 por ciento. Esto permite una alta utilización facturable de recursos mientras se deja un margen para el equilibrio entre la vida y el trabajo de los empleados.
Por otro lado, un alto índice de utilización no facturable indica que el equipo está dedicando demasiado tiempo a tareas no críticas.
Fórmula del Índice de Utilización de Capacidad
Índice de utilización de capacidad = Whole de los índices de utilización de todos los empleados / Número whole de empleados
Identifica el índice de utilización de cada miembro del equipo y luego calcula el índice de uso de recursos del equipo completo. Para ello, utiliza la fórmula del índice de utilización de capacidad, que promedia el índice de utilización precise del equipo.
Fórmula del Índice de Utilización Óptima
Índice de utilización óptima = Costos de recursos + Costos indirectos + Margen de ganancia / Índice de utilización de capacidad
La fórmula del índice de utilización óptima equilibra los costos de recursos, los costos indirectos y el margen de ganancia con el índice de utilización de capacidad.
Fórmula del Índice de Utilización Best
Índice de utilización supreme = Costos de recursos + Costos indirectos + Margen de ganancia / Horas disponibles totales * Tarifa supreme facturable
La fórmula del índice de utilización supreme equilibra los costos de recursos, los costos indirectos y el margen de ganancia con el whole de horas disponibles y la tarifa supreme facturable, que es el precio que se cobra a los clientes.
¿Cómo Optimizar la Utilización de Recursos para Ser Más Productivo?
Aquí tienes algunos consejos para optimizar el proceso de utilización de recursos y así lograr más sin provocar agotamiento en el equipo del proyecto.
1. Outline Horas Facturables y no Facturables
El primer paso para medir con precisión el uso de recursos es definir las actividades facturables y no facturables que ejecutará el equipo del proyecto. Una vez definido esto, calcula la utilización whole, la utilización facturable y la no facturable.
2. Determina las Horas Disponibles de Cada Miembro del Equipo
Calcula las horas disponibles de cada miembro del equipo en función de sus contratos, ya sea tiempo completo, medio tiempo o precio por unidad. Así, será más fácil asignar tareas. Usa hojas de tiempo, calendarios de recursos, histogramas de recursos y otras herramientas para hacer seguimiento de la utilización de recursos.
3. Usa Hojas de Tiempo para Medir la Utilización de Recursos
Las hojas de tiempo son una herramienta esencial para medir el uso de recursos, ya que documentan el tiempo del equipo, permiten aplicar las fórmulas de utilización de recursos y medir la utilización normal.
4. Usa la Fórmula de Utilización de Recursos
Utiliza las fórmulas de utilización de recursos mencionadas arriba y, según las necesidades del proyecto (facturable, no facturable o estratégica), mide el uso de recursos.
5. Determina la Productividad del Empleado
Basándote en el análisis de utilización de recursos, determina qué trabajadores están sobreasignados, subutilizados o tienen bajo rendimiento, en función de un análisis comparativo con sus pares y el trabajo realizado en cuanto a entregables.
Beneficios de Gestionar el Uso de Recursos
Como se explicó anteriormente, hacer seguimiento y gestionar el uso de recursos es importante tanto para las empresas como para los proyectos. Estos son algunos de los principales beneficios de un management eficaz de la utilización de recursos.
- Obtén una visión clara de la disponibilidad y capacidad de tus recursos
- Determina quién está sobreasignado o subutilizado y distribuye las tareas de manera más equitativa
- Identifica cuellos de botella y elimínalos para mejorar la productividad del equipo
- Evita el agotamiento dividiendo adecuadamente el trabajo entre los miembros del equipo
- Aumenta la rentabilidad centrándote en tareas facturables
- Optimiza tu porcentaje de utilización de recursos para lograr un mejor retorno de inversión (ROI)
- Asigna recursos de forma estratégica para completar tareas más rápido y aumentar la producción
¿Cómo ProjectManager Calcula el Uso de Recursos por ti?
Usar diferentes fórmulas para calcular el uso de recursos lleva tiempo. ¿No sería supreme tener una herramienta que hiciera estos cálculos automáticamente? ProjectManager es un software program de gestión de proyectos galardonado que hace justamente eso.
Contamos con un conjunto completo de herramientas de gestión de proyectos que comparten datos y permanecen dentro del mismo programa para gestionar el proyecto. Una función esencial es nuestro software program de gestión de recursos, que asigna recursos y hace seguimiento a sus costos mientras proporciona visibilidad sobre la disponibilidad del equipo e incluso equilibra su carga de trabajo, todo desde una sola herramienta.
Datos en Tiempo Actual
Así es como funciona. Como nuestro software program es en línea, los datos del proyecto están siempre actualizados, lo que te ayuda a tomar decisiones con información en tiempo actual. Ve quién está trabajando en qué desde nuestra página de gestión de equipos. Allí obtendrás una lista de los miembros del equipo con detalles sobre sus tareas, fechas de entrega y progreso.
Antes de asignar tareas, los gestores deben conocer la disponibilidad del equipo. Esto se puede configurar en la página de gestión de equipos, donde puedes establecer los días laborables, feriados y licencias pagadas del equipo. Esto se puede hacer si el equipo está en sitio o distribuido en cualquier parte del mundo gracias a nuestra función de feriados globales.
Diagramas de Gantt en Línea
Una vez que la disponibilidad del equipo está definida, asigna los recursos en el diagrama de Gantt en línea. Desde esta vista del proyecto, asigna tareas a los miembros del equipo viendo cuántas horas tienen disponibles. Observa si están sobreasignados o subutilizados e incluso obtén estimaciones de los costos de recursos.
Funciones Avanzadas de Gestión de Recursos
La base de nuestro software program de utilización de recursos es la página de carga de trabajo. Usa un gráfico de carga codificado por colores para verificar si los miembros del equipo tienen demasiadas o muy pocas tareas asignadas. No se necesitan fórmulas de utilización de recursos. Lo mejor de todo es que es fácil equilibrar la carga de trabajo para aumentar la productividad y evitar el agotamiento: simplemente reasigna directamente desde la página de carga de trabajo. Si gestionas múltiples proyectos y equipos, puedes filtrar por proyecto, equipo o fecha.
ProjectManager puede hacer mucho más para añadir eficiencia a tu proyecto. Contamos con hojas de tiempo que se actualizan automáticamente a medida que los equipos trabajan en sus tareas, para que puedas hacer seguimiento a sus horas. También tenemos un panel en tiempo actual para vistas generales del progreso e informes de un solo clic para profundizar en los datos. Planifica, monitorea e informa con una sola herramienta. Descubre cómo puede ayudarte a ser más productivo con esta prueba gratuita de 30 días.
