Los proyectos siempre necesitan recursos como materiales, mano de obra y equipos, que generan costos. Esos costos deben estimarse y controlarse a lo largo del ciclo de vida del proyecto para poder completarlo.
¿Qué Es la Gestión de Costos de Proyecto?
La gestión de costos es el proceso de planificar y administrar el presupuesto de una empresa o proyecto. En el caso de un proyecto, ayuda al gerente de proyecto a estimar cuánto costará el proyecto y establecer controles para reducir las probabilidades de que se exceda el presupuesto.
Una estimación y gestión de costos efectivas requieren el software program adecuado. ProjectManager es la herramienta perfecta para estimar y hacer seguimiento de los costos, recursos y carga de trabajo de un proyecto. Nuestros diagramas de Gantt, calendarios de proyecto y hojas de tiempo te permiten gestionar costos, tiempo y tareas en un solo lugar. Comienza free of charge.
Pasos de la Gestión de Costos de Proyecto
Los siguientes cuatro pasos explican cómo funciona el proceso de gestión de costos en la gestión de proyectos.
1. Planificación de Recursos
La planificación de recursos es el proceso de prever los requisitos futuros de recursos para una empresa, proyecto o alcance del trabajo. Para crear un plan de recursos, debes comenzar definiendo el alcance del proyecto, un documento que detalla las actividades del proyecto que se realizarán.
Una vez definidas las actividades del proyecto, los gerentes de proyecto suelen basarse en datos históricos, opiniones de expertos y herramientas de planificación de recursos como una estructura de desglose de trabajo (EDT) para estimar los recursos que se necesitarán.
La planificación de recursos de un proyecto puede dividirse en los siguientes pasos.
- Estimar los Requisitos de Recursos del Proyecto: Determinar el tipo, la calidad y la cantidad de recursos necesarios para que un proyecto sea exitoso.
- Evaluar la Capacidad de Recursos: Evaluar la capacidad de recursos de la organización y determinar cuántos recursos se requieren para completar un proyecto, considerando las habilidades, disponibilidad y horas de trabajo de los miembros del equipo.
- Adquirir los Recursos del Proyecto: Comprar o alquilar productos, bienes y servicios pagando una cantidad determinada de dinero. Esta adquisición implica solicitar, ordenar y obtener recursos.
- Crear un Cronograma de Recursos: Asignar recursos a proyectos y tareas dentro de un período específico para asegurar que no haya sobreasignación ni subutilización de recursos en ningún momento del proyecto.
- Establecer un Sistema de Seguimiento de Recursos: Software program que monitorea el trabajo en un proyecto, recopilando datos sobre la utilización de recursos, disponibilidad, desempeño e informes para identificar áreas de ineficiencia o uso excesivo.
2. Estimación de Costos del Proyecto
La estimación de costos del proyecto consiste en asignar costos a los recursos que necesitas para ejecutar las tareas. Hacer una estimación del proyecto es uno de los pasos más importantes en el proceso de gestión de costos porque establece la base para el presupuesto del proyecto.
Dentro de este proceso de estimación de costos del proyecto, hay acciones específicas que las organizaciones deben tomar.
- Aplicar Técnicas de Estimación de Costos: Existen varias técnicas de estimación de costos de proyectos que puedes usar dependiendo de las características de tu proyecto, incluyendo la estimación análoga, paramétrica, ascendente y de tres puntos.
- Usar una Estructura de Desglose de Costos: Estima los costos desglosando el proyecto en tareas y estimando cuánto costará completar cada una.
- Hacer una Estimación del Proyecto: Prever los costos directos e indirectos, como mano de obra, materiales, equipos, gastos generales y tarifas de proveedores.
- Establecer una Línea Base de Costos: Una línea base de costos es el costo whole de las actividades y recursos de un proyecto más cualquier riesgo conocido. Se calcula sumando el costo del proyecto a una reserva para contingencias.
3. Análisis de Costo-Beneficio en la Gestión de Proyectos
Un análisis de costo-beneficio va más allá de la estimación de costos del proyecto. Es un enfoque sistemático para evaluar las ventajas y desventajas asociadas con una decisión, proyecto o política en explicit. En otras palabras, este análisis de costos del proyecto compara el costo de algo con el retorno de la inversión o los beneficios. Si los beneficios superan los costos, entonces resulta más fácil decidir continuar.
4. Presupuesto de Costos en la Gestión de Proyectos
Con base en tus estimaciones de costos, ahora puedes crear un presupuesto de proyecto, que simplemente es la suma de todos los costos del proyecto. Asegúrate de incluir todos los costos del proyecto, incluidos los costos directos, indirectos, fijos y variables. Un presupuesto de proyecto también debe incluir reservas de contingencia en caso de que sea necesario rehacer trabajos o que ocurra un riesgo y se necesiten aplicar estrategias de mitigación.
Una vez que el proyecto comienza, el presupuesto del proyecto se convierte en una línea base que se utiliza para comparar los costos reales con los costos estimados. Por lo tanto, los presupuestos permiten a los gerentes de proyecto entender rápidamente si los costos están siendo demasiado altos y si existe el riesgo de una sobreestimación de costos.
5. Seguimiento y Management de Costos
El management de costos se refiere a todas las actividades, directrices y procedimientos que se toman para minimizar y hacer seguimiento de los costos del proyecto. Un proceso deficiente de management de costos puede afectar la rentabilidad de un proyecto, pero, afortunadamente, el software program de gestión de proyectos puede ayudarte a realizar un seguimiento sencillo con herramientas como hojas de tiempo, planificadores de carga de trabajo y paneles de management.
Como en los otros pasos del proceso de gestión de costos del proyecto, la etapa de seguimiento y management de costos del proyecto implica un conjunto de sub-tareas que varían según la organización. Sin embargo, aquí están algunas de las acciones más comunes que se toman para monitorear los costos del proyecto.
- Contabilidad de Costos del Proyecto: Un tipo de contabilidad por acumulación que monitorea los costos, ingresos y rentabilidad de un proyecto.
- Monitoreo de la Variación de Costos: La variación de costos en la gestión de proyectos es el proceso de evaluar el desempeño financiero de un proyecto comparando lo presupuestado con lo que se ha gastado.
- Calcular el Índice de Desempeño de Costos: Esto mide la conformidad del trabajo actual completado (medido por el valor ganado) con respecto al costo actual incurrido.
- Gestionar los Flujos de Efectivo del Proyecto: El proceso de rastrear y controlar el movimiento del dinero que entra y sale de un proyecto.
- Crear un Informe de Costos del Proyecto: Un documento que proporciona una visión normal de los costos asociados con el proyecto.
Los procedimientos, directrices y herramientas utilizados en cada uno de los pasos del proceso de gestión de costos del proyecto deben describirse con gran detalle en un plan de gestión de costos. Este documento es un componente importante de cualquier plan de proyecto.
¿Qué Es un Plan de Gestión de Costos de Proyecto?
Un plan de gestión de costos es un esquema de la estimación de costos del proyecto, pero que incluye toda la asignación y cómo el gerente de proyecto controlará esos costos para cumplir con el presupuesto.
Un plan de gestión de costos debe tener en cuenta los recursos que impactan el presupuesto del proyecto, ya sean materiales o personas. También hay costos fijos, variables y generales. Todos estos deben calcularse para saber cuál será tu compromiso financiero con el proyecto.
Por último, pero no menos importante, está el interesado, quien tiene un interés directo en mantener los costos bajos. La sobreestimación de costos es un problema que muchos proyectos experimentan, pero no es uno que los interesados toleren bien. Ten al interesado en cuenta al formular tu plan de gestión de costos. Debe mantenerse informado y recibir informes a lo largo del proyecto.
Plantilla de Presupuesto de Proyecto
Esta plantilla de presupuesto de proyecto gratuita para Excel te permite listar todos los costos relacionados con los recursos del proyecto, como mano de obra, materiales y alquiler de equipos. La mejor parte, es que permite comparar los costos estimados del proyecto con sus costos reales, para que los equipos de gestión de proyectos puedan determinar si el proyecto está cumpliendo con el presupuesto, o si se están excediendo sus costos.
Esquema del Plan de Gestión de Costos de Proyecto
Estos son algunos elementos clave que deben incluirse en un plan de gestión de costos:
- Métodos de Estimación: Explica qué método de estimación de costos se empleó, como el paramétrico, ascendente, de tres puntos, and so forth.
- Unidades de Medida: Para medir los costos con precisión, es importante establecer unidades de medida para la mano de obra, materiales y equipos. Algunos ejemplos pueden ser horas-hombre, metros cuadrados, toneladas, kilogramos, and so forth.
- Línea Base de Costos: Con base en tus estimaciones de costos, debes definir una línea base de costos que marque el límite de gasto para tu proyecto.
- Umbrales de Management de Costos: Establecer umbrales para monitorear el desempeño de costos es importante. Esto significa simplemente que, cuando la variación de costos alcanza cierto porcentaje, el equipo del proyecto tomará medidas de gestión de costos.
- Métodos de Medición del Desempeño: Establece cómo se medirá el desempeño de costos para verificar si se están cumpliendo los objetivos y expectativas del proyecto. Para ello, necesitarás un sistema de seguimiento de costos y técnicas de gestión del valor ganado (EVM).
- Directrices de Reporte: Necesitas un formato y canales de comunicación para informar tus hallazgos mientras monitoreas el progreso del proyecto y presentas estos datos a los interesados.
¿Por Qué Es Importante la Gestión de Costos en la Gerencia de Proyectos?
La principal razón por la que la gestión de costos es tan importante en la gestión de proyectos es que tu plan de gestión de costos incluye las directrices y procedimientos necesarios para mantenerse dentro del presupuesto. Esto es elementary porque, de lo contrario, la organización podría perder dinero si los costos superan las ganancias.
El proceso de gestión de costos comienza en la fase de planificación del proyecto, donde se estiman los costos y luego se outline un presupuesto del proyecto. Luego, cuando se ejecuta el proyecto, los gastos se monitorean y registran cuidadosamente para asegurar que estén alineados con el presupuesto.
Cuando tienes un presupuesto de proyecto, este establece una línea base para los costos del proyecto. Eso significa que guía las decisiones y acciones que tomas al gestionar los costos del proyecto. Esto te ayuda a mantener el proyecto en marcha sin gastar de más.
Consejos para la Gestión de Costos de Proyecto
A continuación, algunos consejos a tener en cuenta mientras trabajas en la gestión de los costos del proyecto:
- Planifica para la Inflación: Los precios no son fijos, y cualquier buen presupuesto debe tener en cuenta un rango de costos.
- Considera Desastres Naturales o Eventos Potenciales: Debes tener margen en tu presupuesto para eventos climáticos, problemas personales u otros imprevistos que puedan retrasar el proyecto.
- Otros Costos Inesperados: No todos los costos inesperados son aleatorios. Pueden surgir problemas legales, sanciones asociadas al proyecto o costos laborales inesperados, que no se pueden presupuestar con precisión, pero sí se pueden anticipar.
- Haz Seguimiento en Tiempo Actual: Tener software program que monitoree el presupuesto mientras ejecutas el proyecto es clave para gestionar los costos. Sin embargo, si observas datos desactualizados, no podrás actuar con rapidez. Por eso necesitas software program con seguimiento de datos en tiempo actual.
- Responde de Inmediato: Independientemente de cómo descubras una discrepancia en los costos del proyecto, debes actuar de inmediato. Cuanto más tiempo esperes, más dinero se desperdicia.
- Adáptate al Tamaño: Algunas personas piensan que los proyectos pequeños no necesitan gestión de costos. Pero ya sean pequeños o grandes, siempre es importante gestionar los costos.
Para gestionar mejor los costos del proyecto, debes conocer tu proyecto a fondo. La mejor forma de hacerlo es al inicio del proyecto, creando un acta de constitución del proyecto detallada.
ProjectManager Es el Mejor Software program de Gestión de Costos de Proyecto
ProjectManager es un software program en línea con las herramientas que necesitas para la planificación de costos en todas las fases del ciclo de vida del proyecto. Como nuestro software program es en línea, los datos del proyecto se entregan en tiempo actual, lo que te permite evaluar inmediatamente la precisión de tus estimaciones de costos frente al gasto actual.
Asigna Recursos y Haz Seguimiento de Costos
Los diagramas de Gantt, tableros kanban, listas de tareas y calendarios de proyecto de ProjectManager tienen funciones de seguimiento de costos del proyecto que permiten a los gerentes de proyecto asignar tareas a los miembros del equipo y calcular automáticamente los costos laborales en función de las horas de trabajo y la tarifa de pago, lo cual facilita en gran medida el seguimiento de los costos del proyecto. También se pueden añadir recursos no humanos y costos a cada tarea.
Nuestro gráfico de gestión de carga de trabajo te ayuda a mantener equilibrada la carga de trabajo del equipo, indicando quién está sobreasignado o subasignado con tareas, lo cual permite controlar los costos. También contamos con hojas de tiempo fáciles de usar que permiten a las organizaciones realizar un seguimiento de las horas trabajadas por los equipos del proyecto y facilitar el proceso de nómina, donde los miembros del equipo pueden enviar con un clic y los gerentes de proyecto pueden aprobar con un clic.
Monitorea Costos, Cronogramas y Recursos con Paneles en Tiempo Actual
Una de nuestras funciones más potentes para la gestión de costos es nuestro panel de management del proyecto, que rastrea los costos del proyecto en tiempo actual para que puedas vigilar de cerca tu presupuesto. Además de esto, también ayuda a hacer seguimiento del progreso del proyecto, la distribución de la carga de trabajo y los cronogramas.
La gestión de costos del proyecto es un proceso basado en datos y requiere un software program de gestión de proyectos lo suficientemente robusto como para procesar y distribuir la información. ProjectManager es un software program de gestión de proyectos en línea con herramientas, como un panel de management en tiempo actual, que pueden recopilar, filtrar y compartir tus resultados en gráficos y diagramas fáciles de entender. Pruébalo hoy con esta prueba gratuita de 30 días.
