Una cosa es segura: los cambios sucederán en tu organización o proyecto. Para planificarlos y afrontarlos de la mejor manera, primero debe entenderse claramente qué es la gestión del cambio.
¿Qué Es la Gestión de Cambios de un Proyecto?
La gestión del cambio se refiere a las acciones, herramientas y modelos que se implementan para manejar distintos tipos de cambio, ya sea a nivel de proyecto o de organización. Se pueden aplicar diversas estrategias de gestión del cambio organizacional para gestionar el trabajo, los recursos, los procesos empresariales y la asignación de presupuestos, así como los distintos tipos de cambios organizacionales.
A nivel de proyecto, deberás establecer una estrategia o marco de gestión del cambio que garantice que todos los cambios en el plan del proyecto sean debidamente aprobados, implementados y supervisados, para que la línea de tiempo, el presupuesto o los recursos del proyecto no se vean afectados por cambios repentinos al alcance, cronograma o línea base presupuestaria.
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¿Qué Es una Estrategia de Gestión de Cambios de un Proyecto?
Una estrategia de gestión del cambio es un conjunto de procedimientos, documentación y lineamientos que las organizaciones utilizan para planificar y ejecutar cambios. Los dos elementos más importantes de cualquier estrategia de gestión del cambio son el plan de cambio y el comité de management de cambios.
El plan de cambio, o plan de gestión del cambio, es un documento que describe en detalle la estrategia de gestión del cambio, incluyendo detalles como el criterio de evaluación de solicitudes de cambio, o los informes que serán utilizados para monitorear la implementación de cambios, mientras que el comité de management de cambios es un grupo de empleados clave y expertos en la materia que aprueban las solicitudes de cambio en una organización o proyecto.
Principales Tipos de Gestión de Cambios en un Proyecto
Aquí tienes un resumen rápido de los tipos más comunes de proyectos de cambio que enfrentan las organizaciones.
- Gestión del cambio en proyectos: En la gestión de proyectos, los cambios deben documentarse y aprobarse cuidadosamente para asignar los recursos y el tiempo necesarios para su implementación. Si se realizan cambios en el plan del proyecto sin supervisión, afectarán el presupuesto y el cronograma. Para evitarlo, deberás establecer un sistema que apruebe las solicitudes de orden de cambio presentadas por los miembros del equipo del proyecto o las partes interesadas.
- Gestión del cambio estratégico: Las organizaciones suelen realizar cambios en su estrategia empresarial, que pueden incluir iniciativas como ofrecer nuevos productos o servicios, apuntar a nuevos mercados o abrir nuevas unidades de negocio. Estos cambios estratégicos suelen impactar todos los niveles de la organización y requieren un alto grado de preparación para el cambio organizacional.
- Gestión del cambio estructural: La estructura organizativa de una empresa, entidad sin fines de lucro o agencia gubernamental se refiere a la jerarquía en la que se distribuyen los empleados y equipos, permitiendo el funcionamiento de la organización. A veces, esta estructura debe modificarse, por ejemplo, añadiendo o eliminando áreas funcionales, despidiendo empleados o creando nuevos puestos.
- Gestión del cambio tecnológico: Ciertas industrias, como la manufactura, implementan constantemente nuevas tecnologías. Sin embargo, esto requiere planificar una estrategia de gestión del cambio que minimice la resistencia al cambio y facilite la adopción de nuevas herramientas.
- Gestión del cambio cultural: Cambiar ciertos aspectos de la cultura organizacional puede impactar la compensación, las condiciones laborales o la rutina diaria de los empleados.
¿Cuál Es la Importancia de la Gestión de Cambios en un Proyecto?
Establecer un marco de gestión del cambio es una de las cosas más importantes al gestionar un proyecto o una organización. Hay dos razones principales para esto. En primer lugar, las organizaciones necesitan cambiar para adaptarse a escenarios imprevistos como mercados, economías y tecnologías en constante evolución.
En segundo lugar, los cambios pueden impactar positiva o negativamente a los proyectos y organizaciones, por lo que siempre deben planificarse cuidadosamente.
Ejemplos de Gestión de Cambios de un Proyecto
Estos ejemplos reales de gestión del cambio en distintas industrias ayudan a ilustrar los diferentes tipos de cambio.
- Construcción: Es común que los clientes pidan a los contratistas ampliar el alcance del trabajo de un proyecto de construcción para incluir nuevas tareas, ya que van surgiendo concepts adicionales durante el avance del proyecto. En este caso, el propietario debe asumir costos adicionales y esperar una demora en la fecha de finalización, ya que esto no estaba incluido en el plan de construcción.
- Manufactura: A medida que las empresas manufactureras crecen y escalan la producción, necesitan adquirir nuevas máquinas para la línea de producción, lo que implica rediseñar el plano de planta para dar cabida al nuevo equipo. Además del tiempo y esfuerzo necesarios para planificar el transporte e instalación de la maquinaria, es importante capacitar al private sobre cómo trabajar de forma segura en este nuevo entorno.
- Servicios profesionales: Implementar un nuevo horario de trabajo que exija turnos más largos para satisfacer la demanda de los clientes es común, pero también conlleva mayores costos laborales y mayor rotación de private. Es importante usar herramientas de análisis de carga de trabajo para asegurar una distribución equitativa del trabajo, además de programas de compensación que premien a los empleados con mejor desempeño.
- Estrategia empresarial: Es más fácil explicar los cambios estratégicos mediante ejemplos. Blockbuster es un caso conocido de una empresa que no supo adaptarse al cambio. No hizo modificaciones suficientes en su modelo de negocio para competir con nuevas marcas que ofrecían un servicio más conveniente para los usuarios.
Principios de la Gestión de Cambios en un Proyecto
Aplica estos 10 principios básicos de gestión del cambio para gestionar cambios en un proyecto u organización, sin importar el modelo, marco o técnica que utilices.
- Toda organización o proyecto necesita una estrategia de gestión del cambio
- Compara el estado precise de tu organización o proyecto con el estado futuro deseado que se logrará mediante el cambio
- Comunica claramente el impacto del cambio a todas las partes interesadas antes, durante y después de su implementación
- Divide el cambio en tareas y entregables para facilitar su gestión
- Evalúa el nivel de preparación para el cambio de tu organización antes de implementarlo
- Minimiza la resistencia al cambio abordando las preocupaciones de las partes interesadas
- Usa software program para hacer seguimiento al progreso de la implementación del cambio
- Establece métricas para medir el éxito del cambio
- Asegúrate de que el cambio propuesto esté alineado con el presupuesto del proyecto y el plan estratégico de la organización
- Crea documentación de gestión del cambio para ejecutar y mantener los cambios
Ahora veamos un resumen de los distintos enfoques que se pueden usar para planificar, ejecutar y supervisar un cambio.
Proceso de Gestión de Cambios de un Proyecto
La gestión del cambio puede adoptar muchas formas y aplica para todo tipo de proyecto. Desde pequeños proyectos hasta grandes organizaciones, todos debemos lidiar con el cambio, y no existe un único enfoque para hacerlo. Sin embargo, aquí tienes algunos pasos que puedes seguir para orientarte en el proceso de gestión del cambio.
1. Definir el Cambio
Primero, es importante definir qué es el cambio y recopilar información common para que tú y tu equipo sepan cómo proceder. Hazte preguntas sobre el cambio, como si es planificado o no. ¿Se implementará de forma gradual o necesitará una aplicación más rápida? Estas preguntas te ayudarán a obtener información útil para crear un plan de gestión del cambio efectivo. Asegúrate de usar un formato de solicitud de cambio para estandarizar el proceso de petición de cambios y así controlar los cambios en tus proyectos, programas y portafolios.
2. Crear una Visión del Cambio
Tu visión del cambio es una descripción de cómo se verá tu organización una vez que el cambio se haya implementado con éxito. Related a un análisis de brechas, describe la diferencia entre el estado precise y el estado futuro deseado, determina la viabilidad del cambio y los beneficios esperados para el proyecto u organización.
3. Elegir un Modelo de Gestión del Cambio
Existen varios modelos de gestión del cambio entre los que puedes elegir, cada uno con sus ventajas y desventajas según las características específicas de tu proyecto u organización.
4. Crear un Plan de Gestión del Cambio
Un plan de gestión del cambio explica cómo se gestionará el cambio, ya sea a nivel de proyecto o de organización. Describe cuáles son los roles y responsabilidades en la gestión del cambio, quién forma parte del comité de management de cambios, cómo funciona el proceso de solicitud de cambios y cualquier otro detalle relacionado con la gestión del cambio.
5. Formar un Equipo de Gestión del Cambio
Tu plan de gestión del cambio contiene todas las estrategias, lineamientos y procedimientos que usarás para gestionar el cambio. Ahora necesitarás un equipo para ejecutarlo. Forma un equipo multifuncional para contar con distintas perspectivas al analizar el cambio.
6. Implementar y Rastrear los Cambios
El trabajo no termina cuando implementas un cambio en tu proyecto u organización. Es importante hacer seguimiento y evaluar el impacto de los cambios usando datos e indicadores clave de rendimiento (KPI).
Metodologías de la Gestión de Cambios en un Proyecto
Utilizar modelos de gestión del cambio ayuda a guiar a los equipos a través de las transiciones necesarias a nivel de proyecto u organización. Puede ser difícil adaptarse a nuevos procesos, pero al crear un plan de gestión del cambio puedes obtener beneficios para tu organización. Estos modelos de gestión del cambio pueden ayudarte a planificar y gestionar el cambio organizacional.
Modelo de Gestión del Cambio de Lewin
Kurt Lewin, un psicólogo germano-estadounidense, desarrolló un modelo de gestión del cambio que divide el proceso en tres fases: descongelar, cambiar y recongelar. La primera fase te prepara para el cambio, luego se implementa y, finalmente, se consolida.
Modelo de los 7-S de McKinsey
Este modelo, más complejo que el de Lewin, incluye siete elementos: estrategia, estructura, sistemas, valores compartidos, estilo, private y habilidades. A diferencia del modelo de Lewin, no siguen un orden específico. Se utilizan para analizar cómo se relacionan entre sí y detectar debilidades.
Modelo de Gestión del Cambio de Kotter
El Dr. John P. Kotter, profesor emérito de liderazgo en la Harvard Enterprise College, es conocido por crear un proceso de ocho pasos para liderar el cambio, que se ha convertido en una estrategia elementary en la gestión del cambio.
- Crear un sentido de urgencia
- Formar una coalición poderosa
- Crear una visión para el cambio
- Comunicar la visión
- Eliminar obstáculos
- Generar victorias a corto plazo
- Construir sobre el cambio
- Consolidar el cambio
Esta teoría de gestión del cambio es una expansión sobre los fundamentos de esta disciplina. La gestión del cambio se sostiene en cuatro pilares: reconocer que existe una necesidad de cambio, prepararse y planificar ese cambio, implementarlo y, por último, mantenerlo.
Modelo de Gestión del Cambio ADKAR
Este método ascendente se enfoca en las personas que están detrás del cambio. ADKAR es un acrónimo de conciencia, deseo, conocimiento, habilidad y refuerzo. No siguen un orden específico, pero abordan la necesidad de cambiar, participar y apoyar el cambio, saber cómo realizarlo, tener las habilidades y comportamientos necesarios para ello, y luego mantenerlo.
Modelo de Transición de Bridges
Con este modelo, se enfoca en las reacciones emocionales al cambio durante su implementación. En lugar de tratar el cambio en sí, analiza cómo las personas reaccionan ante la finalización, pérdida o abandono de algo, el punto impartial después del cambio, y finalmente la apertura hacia un nuevo comienzo.
Marco de Gestión del Cambio de Kübler-Ross
Basado en las cinco etapas del duelo, este método reconoce las reacciones emocionales de las personas ante el cambio. Así como el proceso de duelo tiene cinco etapas, el cambio también: negación, ira, negociación, depresión y aceptación.
Modelo de Gestión del Cambio de Satir
Este modelo se enfoca en medir el estado emocional de los empleados haciendo un seguimiento del rendimiento a lo largo de cinco etapas del cambio: estado tardío de equilibrio, resistencia, caos, integración y nuevo estado de equilibrio. Por tanto, este modelo trata de preparar y aceptar el cambio, no de identificar qué debe cambiarse.
Modelo de Gestión del Cambio PDCA
También llamado ciclo de Deming, este modelo se basa en cuatro fases: planificar, hacer, verificar y actuar. Estas fases ayudan a mejorar procesos identificando el problema, haciendo cambios para abordarlo, monitoreando y tomando medidas.
Teoría del Empujón (Nudge Idea)
Como su nombre lo indica, esta teoría trata de usar sugerencias sutiles e indirectas basadas en evidencia para motivar a los empleados a realizar los cambios necesarios. Para que tenga éxito, es necesario definir el cambio, tener en cuenta la perspectiva de los empleados, ofrecer pruebas de que el cambio es válido y una elección, escuchar retroalimentación, limitar opciones y ofrecer logros a corto plazo que consoliden el cambio.
ProjectManager Ayuda con la Gestión de Cambios de un Proyecto
Una vez que hayas definido tu proceso, determine qué herramientas vas a utilizar para gestionar ese proceso de management de cambios. Muchos equipos recurren a plantillas simples de Excel para listar solicitudes de cambio y hacer seguimiento al progreso. Por lo common, hay varios datos que se deben rastrear al gestionar un proceso de management de cambios:
- Descripción de la solicitud de cambio
- Quién la solicitó
- Prioridad del elemento
- Responsable de implementar el cambio
- Fecha de implementación del cambio
- Notas
Esa es una forma sencilla de hacer seguimiento a todo el proceso. Sin embargo, algunos softwares de gestión de proyectos ayudan a gestionar los cambios como parte de la gestión del proyecto. Por ejemplo, en ProjectManager puedes hacer seguimiento a los cambios, junto con los riesgos y problemas, directamente en el software program.
El beneficio de incorporar la gestión del cambio en tu herramienta de gestión de proyectos es:
- Hacer seguimiento a los cambios dentro del proyecto
- Vincular solicitudes de cambio a tareas específicas
- Recibir alertas por correo electrónico cuando se actualizan los cambios
- Supervisar los cambios desde un panel de management
Cuando los cambios están conectados a proyectos específicos, es útil utilizar herramientas que mantengan tu proceso en movimiento mediante funciones de automatización y seguimiento. Sea cual sea la herramienta que makes use of, recuerda que el cambio debe ser liderado. Aunque el cambio ocurre, gestionarlo requiere liderazgo.
El cambio sucede, pero sin las herramientas adecuadas para gestionarlo, es el cambio —y no tú— quien dirige el proyecto. Un proceso sólido de gestión del cambio requiere la herramienta adecuada. ProjectManager es un software program de gestión de proyectos en línea que te ofrece datos en tiempo actual para que puedas identificar los cambios a medida que ocurren. Luego, tendrás las funciones que tú y tu equipo necesitan para afrontarlos. Comienza con ProjectManager free of charge y gestiona el cambio aprovechando esta prueba gratuita de 30 días.
