Qu’est-ce qu’un Bureau de Gestion de Projet (BGP) ?
Un bureau de gestion de projet (BGP) est un groupe ou un service qui définit, maintient et garantit les normes de gestion de projet au sein d’une organisation. Un BGP peut être interne ou externe. Il peut également être appelé bureau de gestion de programme ou bureau de gestion de portefeuille de projets, mais il s’agit de varieties de BGP différents. Voici un aperçu rapide des différences :
- Bureau de gestion de projet : Fournit un soutien administratif à l’équipe de gestion de projet et standardise les processus liés à la gestion de projet.
- Bureau de gestion de programme : Gère le processus de gouvernance du programme et coordonne les efforts de l’équipe de gestion de programme.
- Bureau de gestion de portefeuille : Supervise tous les projets et programmes d’une organisation et soutient les bureaux de gestion de projet et de programme.
Un bureau de gestion de projet preserve la documentation des projets et fournit des orientations ainsi que des indicateurs clés pour l’exécution des projets related de sa gouvernance. Grâce à son accompagnement, le BGP aide les organisations à obtenir un retour sur investissement et à générer de la valeur pour leurs events prenantes à travers des projets, des programmes et des portefeuilles. Cela est mis en œuvre à l’aide d’un logiciel BGP, qui fournit des données et des informations sur les projets et programmes de l’organisation.
Le BGP ne se concentre pas toujours uniquement sur les normes et les méthodologies de gestion de projet. Il peut également jouer un rôle dans la gestion stratégique de projets, en facilitant ou même en prenant en cost le processus de gestion de portefeuille de projets. Dans ce cadre, il peut surveiller et rendre compte des projets et portefeuilles actifs auprès de la route générale, et favoriser la prise de décisions stratégiques.
Un bureau de gestion de projet est conçu pour fonctionner comme un centre de gestion centralisé et coordonné de tous les projets, dans le however de créer des synergies entre les projets—et pas seulement de définir des normes dans le processus de gestion de projet.
Fonctions du Bureau de Gestion de Projet
On peut considérer un bureau de gestion de projet comme une fee de régulation qui cherche à standardiser l’exécution des projets afin de maintenir la productivité. Un BGP fournit des orientations aux cooks de projet et développe des indicateurs liés à la pratique de la gestion de projet.
En général, la plupart des BGP agissent comme la colonne vertébrale d’une approche de gestion de projet réussie au sein d’une organisation. Ils offrent un soutien, des informations et garantissent la réussite des projets et des programmes. Il peut s’agir d’une équipe interne de professionnels en gestion de projet ou d’une entreprise externe proposant un BGP en tant que service. Dans les deux cas, le BGP remplira ces fonctions de base.
La plupart des bureaux de gestion de projet partagent les rôles et responsabilités suivants :
- Planification stratégique et gouvernance des projets : Cela comprend la définition des critères de projet, la sélection des projets alignés sur les objectifs de l’entreprise, ainsi que des conseils à la route sur le rapport coût-bénéfice.
- Définition de la méthodologie de gestion de projet : Définir la méthodologie de gestion de projet qui sera utilisée, comme la méthode en cascade ou un cadre agile.
- Bonnes pratiques : Cela inclut la gestion des actifs des processus organisationnels, la standardisation des procédures et l’établissement de pratiques de gestion de projet pour tous les providers de l’organisation.
- Tradition d’entreprise commune : Le bureau de gestion de projet doit évaluer la maturité en gestion de projet d’une organisation et instaurer une tradition commune de projet à travers la communication et la formation sur les strategies, méthodologies et bonnes pratiques.
- Gestion des ressources : Les BGP gèrent et allouent les ressources entre les projets selon les priorités, les plannings, les budgets, and so on.
- Création d’archives de projet, d’outils, and so on. : Le BGP fournit un soutien administratif et investit dans des modèles, des outils, des logiciels et d’autres ressources pour mieux gérer les projets.
- Gouvernance : Ils veillent à ce que les bonnes décisions soient prises par les bonnes personnes en se basant sur les bonnes informations. Cela peut aussi inclure des audits, des revues entre pairs, l’élaboration de constructions de projet et le suivi des responsabilités.
- Transparence : Ils fournissent des informations pertinentes et précises pour soutenir une prise de décision efficace.
- Réutilisabilité : Inutile de « réinventer la roue » : ils constituent un dépôt de leçons apprises, proposant des modèles et des bonnes pratiques points de projets antérieurs réussis.
- Soutien à la livraison : Ils facilitent le travail des équipes projet et les aident à être plus efficaces en rationalisant les processus et la bureaucratie, en offrant des formations, du mentorat et de l’assurance qualité.
- Traçabilité : Ils gèrent la documentation, l’historique des projets et les connaissances organisationnelles.
Varieties de BGP
Aucun BGP ne fonctionne exactement de la même manière, mais on peut généralement les classer en trois varieties de BGP :
BGP de soutien
Un BGP de soutien centralise tous les projets d’une organisation et fournit des bonnes pratiques, des modèles et des formations, mais avec un faible niveau de contrôle. Les BGP de soutien jouent un rôle consultatif au sein de l’entreprise, automobile ils possèdent les outils et les connaissances nécessaires pour aider les équipes projet à réussir.
Les organisations souhaitant augmenter leur taux de réussite projet sans imposer de contrôles stricts adoptent généralement un BGP de soutien. Ce sort de BGP est idéal dans un environnement où les équipes projet ont différents niveaux d’expérience et ont besoin de ressources pour aider à standardiser les processus. Un BGP de soutien n’impose généralement pas la conformité, mais vise à améliorer l’efficacité des projets en mettant des ressources à disposition.
BGP de contrôle
Un BGP de contrôle vérifie si les outils de gestion de projet, les processus et les normes sont appliqués dans les projets, avec un sure niveau de contrôle. Il s’agit d’un rôle plus structuré qui impose la conformité aux différentes normes, méthodologies et règles de gouvernance en gestion de projet.
Les organisations qui ont besoin de plus de cohérence et de supervision dans l’exécution des projets optent généralement pour un BGP de contrôle, automobile ce rôle permet de s’assurer que tous les projets respectent les politiques de l’entreprise. Le BGP de contrôle veille à ce que les cadres de gestion soient suivis et que les équipes utilisent les processus et outils établis. Ce mode de fonctionnement offre un équilibre entre orientation et autorité, ce qui permet de réduire les risques en appliquant des pratiques standardisées.
BGP directif
Un BGP directif exerce un niveau de contrôle élevé sur le processus de gestion de projet au sein de l’organisation. Il participe activement à la gestion et à l’exécution des projets, en travaillant en étroite collaboration avec les cooks de projet pour superviser les initiatives.
Les organisations ayant un fort besoin d’alignement stratégique des projets ou appartenant à des secteurs fortement réglementés utilisent généralement un BGP directif. Celui-ci gère les projets et les processus d’équipe afin d’assurer un haut niveau de cohérence dans les résultats. Il convient de noter que cette approche représente un investissement necessary en ressources et en personnel.
BGP interne
Un BGP interne est intégré à l’organisation afin de mieux gérer et soutenir les projets alignés sur les initiatives stratégiques de l’entreprise. Ce rôle est dédié aux projets internes et à leur planification, pour aider à coordonner et à fournir une gouvernance.
L’objectif est de générer de la valeur pour l’entreprise en travaillant au sein de providers spécifiques ou de l’organisation dans son ensemble. Un BGP interne peut adopter un rôle de soutien, de contrôle ou directif, selon le niveau de supervision requis. Il est idéal pour les organisations souhaitant améliorer les inefficacités internes et aligner les projets sur leurs objectifs organisationnels.
BGP externe
Un BGP externe est un bureau de gestion de projet qui ne fait pas partie de l’organisation exécutant le projet, mais d’un cupboard de conseil tiers engagé en tant que BGP en tant que service.
Le BGP externe veille à ce que les projets répondent à toutes les exigences du shopper, respectent les termes du contrat et atteignent les résultats attendus. Ce sort de BGP met l’accent sur la satisfaction du shopper, la communication et le respect des accords de niveau de service. Ses responsabilités courantes incluent la gestion des risques, le suivi de l’avancement des projets et la gestion des demandes de modification du shopper.
BGP d’entreprise
L’objectif principal d’un BGP d’entreprise est de garantir que les projets sont alignés sur les objectifs stratégiques de l’organisation. Il aide à prioriser les projets en fonction de leur impression potentiel sur les objectifs de l’entreprise, et crée des bonnes pratiques que tous les projets et équipes peuvent adopter.
En plus de fournir des programmes de formation et des ressources pour améliorer les compétences en gestion de projet au sein de l’organisation, un BGP d’entreprise contribue également à développer et à mettre en œuvre des outils et méthodologies standardisés. Il s’emploie à définir des indicateurs de efficiency clés (KPI) et des mesures permettant d’évaluer la réussite des projets.
Qui Peut Faire Partie d’un Bureau de Gestion de Projet (BGP) ?
Un bureau de gestion de projet (BGP) est composé de plusieurs rôles au sein de l’organisation, tels que :
Cooks de projet
Dans un BGP, le chef de projet contribue à l’élaboration de plans détaillés définissant le périmètre, les livrables, les objectifs, les échéances et les ressources nécessaires. Il dirige l’exécution du projet, swimsuit l’avancement, contrôle les jalons et identifie les risques. Le chef de projet agit également comme level de contact principal pour les events prenantes afin de fournir des mises à jour et recueillir des retours.
Cooks de programme
Les cooks de programme au sein d’un BGP supervisent un ensemble de projets liés afin d’atteindre des objectifs stratégiques. Ils veillent à ce que les buts du programme soient alignés sur les objectifs stratégiques de l’organisation et collaborent avec les events prenantes pour définir la imaginative and prescient et les résultats attendus. Les cooks de programme travaillent également à définir le périmètre, les objectifs et les bénéfices du programme.
Cooks de portefeuille
Les cooks de portefeuille veillent à ce que les projets et programmes de l’organisation soient alignés sur ses objectifs stratégiques. Ils supervisent un ensemble de projets et de programmes, en les priorisant pour garantir leur alignement avec les orientations de l’entreprise.
En plus de l’alignement stratégique, les cooks de portefeuille supervisent l’utilisation des ressources à l’échelle du portefeuille afin de les optimiser et de réduire les conflits. Ils examinent et surveillent régulièrement les indicateurs clés de efficiency (KPI) des projets pour évaluer les performances du portefeuille et identifier les risques à ce niveau.
Responsable BGP
Un bon responsable BGP ou directeur BGP supervise les membres de l’équipe du bureau de gestion de projet et assume la responsabilité de la qualité et de la valeur de chaque projet sous sa responsabilité.
Cela implique de participer au processus d’intégration des projets, de collaborer avec les cooks de projet et de faire des rapports à la route de l’organisation.
Les responsables BGP réussissent en facilitant la planification de projet, en analysant les informations financières, en modifiant les processus et en veillant à une documentation adéquate des projets qu’ils supervisent. Cela nécessite à la fois une consideration aux détails et une imaginative and prescient d’ensemble.
Naturellement, un responsable BGP doit savoir travailler sous pression, posséder de solides compétences interpersonnelles et être succesful de prioriser et gérer plusieurs projets à la fois.
Analystes métier
Un analyste métier (AM) aide à faire le lien entre les besoins de l’entreprise et l’exécution des projets. Il veille à ce que le projet soit aligné sur les objectifs de l’organisation en évaluant les exigences, en facilitant la communication et en soutenant la prise de décision.
Le rôle de l’analyste métier comprend la collecte des exigences ou la collaboration avec les events prenantes pour prioriser les exigences métier des projets. Il contribue également à la création de paperwork détaillés tels que les spécifications fonctionnelles, les cas d’utilisation et les paperwork d’exigences métier.
Analystes financiers
Au sein d’un BGP, un analyste financier joue un rôle essentiel pour s’assurer que les projets sont viables sur le plan financier et alignés sur les objectifs budgétaires de l’organisation. Ce rôle fournit des informations sur les coûts des projets, les financements et la efficiency financière afin d’aider les events prenantes à prendre des décisions éclairées.
En plus de l’élaboration du price range et de l’estimation des coûts, un analyste financier dans un BGP contribue à la manufacturing de rapports financiers, à l’analyse des écarts, à l’analyse des financements, à l’évaluation des risques et à la gestion des flux de trésorerie.
Responsables des risques et de la conformité
Les responsables des risques et de la conformité jouent un rôle central pour garantir que les projets sont menés en conformité avec les politiques, exigences et pratiques de gestion des risques de l’organisation.
Ils collaborent avec les équipes projet pour analyser les risques potentiels tout au lengthy du cycle de vie du projet, en utilisant des outils et strategies pour identifier les risques liés au périmètre, au planning, aux coûts et à la qualité. Une fois les risques identifiés, ils aident à les atténuer et à les surveiller afin d’éviter qu’ils ne deviennent des menaces à l’avenir.
Quelle Est la Taille Moyenne d’un BGP ?
Les BGP existent en différentes tailles selon les besoins de l’entreprise, le périmètre des projets gérés et l’objectif du BGP.
- Petit BGP : Un petit BGP est composé de 1 à 5 personnes. Il est courant dans les petites et moyennes entreprises où le BGP joue un rôle de soutien plutôt que directif. Il se concentre sur l’orientation et le suivi de base des projets.
- BGP moyen : Un BGP moyen compte généralement entre 5 et 15 personnes. On le retrouve souvent dans les entreprises de taille moyenne à grande avec des portefeuilles de projets modérés. Il soutient la supervision energetic des projets, applique les normes et aide directement les équipes projet.
- Grand BGP : Un grand BGP comprend 15 personnes ou plus et se retrouve généralement dans les grandes organisations axées sur les projets. Il inclut des cooks de portefeuille, des cooks de programme et des responsables du changement. Il prend en cost plusieurs portefeuilles de projets et initiatives.
Avantages de la Mise en Place d’un Bureau de Gestion de Projet
Maintenant que vous en savez plus sur ce qu’est un BGP et ce qu’il fait, examinons pourquoi une organisation devrait mettre en place un bureau de gestion de projet et remark il profite à l’ensemble de l’entreprise.
Le BGP Offre une Orientation
Tout d’abord, avoir un BGP signifie disposer d’une entité qui aligne les projets, programmes ou portefeuilles sur la stratégie future de l’organisation. Cela permet de travailler dans le cadre d’un plan à lengthy terme et d’être ainsi plus efficace dans la prise de décision grâce à l’accompagnement du bureau de gestion de projet.
Aide à Garder les Projets sur la Bonne Voie
Il agit également comme un mécanisme externe garantissant la réussite des projets. Grâce à ses évaluations basées sur des indicateurs, le BGP peut aider à maintenir les projets sur la bonne voie et vous alerter lorsque des problèmes de planning, de price range ou de périmètre risquent de compromettre le projet. Vous pouvez ainsi réagir rapidement dès l’apparition des problèmes — avant qu’ils ne deviennent critiques.
Le BGP a une Imaginative and prescient Globale
Lorsque vous travaillez sur un portefeuille de projets, le groupe de projet a une compréhension approfondie des liens entre ces projets. Il est conscient des dépendances qui peuvent avoir un impression les unes sur les autres. Cela vous offre une vue d’ensemble du travail, souvent hors de votre champ de imaginative and prescient, vous permettant de voir remark une petite motion peut avoir de grandes répercussions à l’échelle globale.
Aide à la Communication
Le BGP peut également être considéré comme une extension de votre plan de communication. Il est à l’écoute de vos events prenantes d’une manière que vous ne pouvez peut-être pas toujours assurer vous-même, et peut ainsi faciliter les échanges avec elles. Cela vous libère du temps pour d’autres tâches tout en garantissant que votre message est transmis et bien compris.
La gouvernance en gestion de projet peut également contribuer à améliorer la communication de manière générale, automobile le BGP entretient souvent des relations opérationnelles avec d’autres events prenantes du projet ou du programme auxquelles vous n’avez pas forcément accès.
Le BGP Partage les Ressources dans Toute l’Organisation
Mettre en place un bureau de gestion de projet permet de mutualiser les ressources. Si vos ressources sont limitées mais que vos projets ne le sont pas, un BGP peut élaborer une stratégie pour optimiser l’utilisation de ces ressources à travers vos projets ou programmes.
Lorsque vos projets sont alignés sur un file de justification et une stratégie d’entreprise, vous bénéficiez de nombreux avantages : soutien, gestion de portefeuille, centralisation de la formation et des outils de gestion de projet, ainsi que du mentorat. Bien entendu, un BGP ne suffit pas à lui seul. Il faut également de bonnes équipes, des processus éprouvés et des applied sciences adaptées pour en tirer le meilleur parti.
Qu’est-ce qu’un Logiciel BGP ?
Un logiciel BGP est utilisé pour créer des beneficial properties d’efficacité lors de l’organisation du processus d’un projet, programme ou portefeuille sous la gouvernance d’un bureau de gestion de projet. Cela couvre toutes les phases du projet : lancement, planification, exécution, suivi et clôture.
Parmi ses fonctionnalités figurent l’analyse, le suivi, la planification, l’allocation des ressources, la hiérarchisation des priorités, la planification des tâches et le reporting pour obtenir des informations utiles à l’entreprise. Un logiciel de gestion de projet s’aligne également sur les normes de l’organisation et du secteur.
Un logiciel BGP doit être versatile, succesful de s’adapter aux changements, aux facteurs environnementaux organisationnels et aux attentes des events prenantes. Il doit pouvoir gérer et analyser les équipes, tout en offrant des fonctionnalités collaboratives. Un logiciel de gestion de projet destiné à un BGP doit inclure :
- Des outils de gestion de projet pour différentes méthodologies de gestion de projet.
- Des outils pour gérer et analyser les équipes, avec des fonctionnalités collaboratives.
- Des fonctionnalités de gestion des ressources
- Des fonctionnalités de gestion de programme et de portefeuille de projets
Comme les logiciels de gestion de projet sont utilisés pour gérer plusieurs projets à la fois, la présence de tableaux de bord de programmes et de portefeuilles pour avoir une vue d’ensemble des performances fait généralement partie des fonctionnalités. Microsoft Venture est l’un des logiciels les plus utilisés, mais il présente des inconvénients majeurs qui font de ProjectManager une meilleure various pour les bureaux de gestion de projet, de programme et de portefeuille.
Logiciel BGP de Bureau vs Logiciel BGP en Ligne
Les logiciels BGP installés sur ordinateur sont généralement plus coûteux et nécessitent une set up ; de plus, la formation peut prendre du temps pour que tous les utilisateurs s’y familiarisent. Les outils de gestion de projet en ligne offrent davantage d’choices en termes de prix grâce à des abonnements à plusieurs niveaux. Ils ont également tendance à être plus conviviaux et intuitifs. Mais lequel vous convient le mieux ?
Les deux choices ont leurs avantages et leurs inconvénients.
L’outil de bureau sera presque toujours plus rapide, automobile il ne dépend pas d’une connexion Web pour le traitement des données. Il n’y a donc pas de ralentissements en cas de coupure. L’outil de bureau fonctionne dans un système fermé, pouvant être relié à d’autres ordinateurs au sein du bureau, et comme il n’est pas en ligne, votre travail est généralement plus sécurisé.
Cependant, les logiciels BGP en ligne ont beaucoup progressé en matière de sécurité, avec de meilleures autorisations et des permissions personnalisées dans l’utility. La vitesse reste parfois inférieure, mais selon votre connexion Web, la différence peut être négligeable. Ce sont tout de même des éléments à prendre en compte lorsque vous choisissez un logiciel adapté à votre BGP.
Ce qu’un outil en ligne de gestion de projet ou de gestion de programme permet, et qu’un logiciel de bureau ne peut pas faire, c’est de favoriser la collaboration entre les équipes projet, et de surveiller les performances et l’avancement en temps réel. Les équipes sont connectées à l’outil où qu’elles soient et à toute heure. Il n’est pas nécessaire de saisir manuellement les données ; elles sont collectées automatiquement au fur et à mesure. Cela permet aux BGP de prendre de meilleures décisions basées sur des données plus précises.
Outils Essentiels pour un BGP
Il y a beaucoup à dire sur les outils BGP : les exigences liées aux logiciels BGP sont vastes et complexes. Les BGP ont besoin de fonctionnalités de base en gestion de projet, telles que la gestion des ressources, la gestion des tâches, la gestion des flux de travail et des outils de planification, ainsi que de fonctionnalités plus avancées de gestion de portefeuille de projets.
De plus, les équipes doivent pouvoir collaborer et garder le contrôle sur leurs projets en cours, automobile tous les projets ont un impression les uns sur les autres. Cela permet de maintenir des processus projet standardisés et de respecter les objectifs et buts de l’entreprise.
Voici quelques outils essentiels que tout bureau de gestion de projet devrait posséder — et qui sont tous inclus dans ProjectManager.
Logiciel de Gestion de Projet en Temps Réel
La première exigence d’un bon logiciel BGP est de fonctionner en temps réel afin que vous puissiez voir ce qui se passe au fur et à mesure, et que les équipes puissent collaborer efficacement.
Notre logiciel de gestion de projet est basé sur le cloud et se met à jour instantanément. Les équipes savent sur quoi travailler, et vous bénéficiez d’une transparence totale sur les processus pour garantir le bon déroulement des projets.
Vue de Gestion de Portefeuille de Projets
Les BGP ont de nombreux projets à gérer. Ces projets ne sont pas isolés et, dans la plupart des cas, se complètent. Il est donc essentiel que le logiciel BGP suggest une vue portefeuille permettant de visualiser tous les projets sur un seul écran afin de comprendre rapidement leurs liens.
Nous proposons plusieurs vues projet, y compris une fonctionnalité d’aperçu qui vous offre une imaginative and prescient globale de tous vos projets. Vous disposez des contrôles nécessaires pour les regrouper et les organiser comme vous le souhaitez, en les faisant glisser dans des dossiers ou en créant de nouveaux dossiers pour chaque shopper nécessitant une consideration particulière.
Notre logiciel permet aux BGP d’avoir à la fois une vue d’ensemble et une vue détaillée des projets. Un tableau de bord portefeuille en temps réel swimsuit l’avancement selon six indicateurs clés de projet, à l’aide de graphiques et de diagrammes colorés et faciles à partager. Vous pouvez obtenir des données plus détaillées grâce à des rapports automatisés sur l’état d’avancement, les tâches et les chronologies.
Feuille de Route du Portefeuille de Projets
Une vue globale est utile pour suivre la development, mais si vous cherchez à standardiser les processus et à vous assurer que chaque tâche respecte les exigences sur l’ensemble des projets, vous avez besoin de données plus détaillées.
Avec notre feuille de route portefeuille, vous visualisez tous les projets que vous gérez au sein du BGP. Tous les projets sont représentés sur une chronologie by way of une vue de sort diagramme de Gantt. Vous pouvez ainsi voir chaque projet au niveau des tâches et filtrer le Gantt pour obtenir uniquement les informations dont vous avez besoin, que ce soit par personne assignée, chef de projet ou shopper. Nous vous aidons à établir des prévisions BGP plus précises.
Gestion des Ressources
Les ressources d’un projet incluent le personnel, les équipements, les matériaux, and so on. Et cela ne concerne qu’un seul projet. La gestion des ressources au niveau du BGP vous aide à gérer ces ressources afin de maintenir l’avancement de vos projets.
Nous disposons d’un outil de gestion des ressources qui permet de suivre, gérer et générer des rapports sur l’ensemble de votre portefeuille. Vous avez une visibilité complète sur vos ressources et pouvez vous assurer qu’elles sont équilibrées pour que chaque projet dispose de ce dont il a besoin, au bon second. Comme notre logiciel est basé sur le cloud, vous pouvez suivre les performances du projet par rapport au travail planifié et vérifier si vous respectez le calendrier.
Gestion de la Cost de Travail
La gestion de la cost de travail offre une vue claire des tâches de l’équipe afin d’éviter les déséquilibres. Les expenses varient d’une personne à l’autre. Si vous ne suivez pas de près qui fait quoi, vos équipes risquent d’être surchargées ou sous-utilisées. Dans les deux cas, cela nuit à la productivité et au ethical.
Notre logiciel vous offre une transparence totale sur la cost de travail de tous vos projets, avec des pages codées par couleur faciles à utiliser. En un coup d’œil, identifiez les personnes surchargées et réaffectez les ressources directement depuis la web page de cost de travail pour équilibrer les tâches de l’équipe. C’est aussi easy que ça : optimisez les ressources en temps réel. Vous pouvez désormais prendre des décisions éclairées pour mieux gérer vos équipes sur plusieurs projets.
Gestion d’Équipe
Il existe de nombreuses façons pour un BGP de prendre soin de son organisation, qu’il s’agisse de feuilles de route rassemblant les tâches de plusieurs projets sur une même chronologie, ou d’une vue centrée sur les ressources. Mais la ressource la plus précieuse reste votre équipe. Les BGP ont donc besoin d’un outil de gestion d’équipe qui leur offre une visibilité complète sur le travail accompli.
Notre part Équipe facilite encore plus l’équilibrage des ressources et des affectations. Les ressources de vos projets apparaissent sur la web page d’équipe, avec l’avancement des tâches indiqué par des couleurs. Le niveau de priorité des tâches est également seen. Vous pouvez filtrer la web page par membre de l’équipe pour avoir un contrôle encore plus poussé sur les ressources et la cost de travail de chacun.
Rapports du BGP
Le reporting est l’un des outils clés pour suivre l’avancement des projets. Vous pouvez consulter vos projets by way of un tableau de bord à vue d’ensemble ou explorer des données plus détaillées grâce aux rapports. Les rapports permettent de garder les projets sur la bonne voie et d’informer les events prenantes sur les progrès réalisés.
Les rapports peuvent être personnalisés par shopper, par priorité et bien plus encore, afin d’afficher les informations pertinentes pour une meilleure supervision du BGP. Vous pouvez même générer des rapports sur des projets spécifiques de votre BGP, tous téléchargeables et partageables.
Pour accéder à tous ces outils BGP et bien plus encore, inscrivez-vous pour un essai gratuit de 30 jours sur ProjectManager.
Remark Mettre en Place un Bureau de Gestion de Projet ou de Programme
Vous vous demandez probablement remark créer un BGP dans votre organisation. Considérez cela comme un projet à half entière. Vous allez donc suivre un processus similaire :
- Analyser la state of affairs
- Élaborer un plan pour y répondre
- Mettre en œuvre ce plan
Vous devrez trouver un sponsor, idéalement quelqu’un de la route ayant une bonne connaissance de la gestion du changement. Cette personne doit bien comprendre l’initiative, être pleinement convaincue de ses avantages et promouvoir activement sa mise en place.
Étape 1 : Analyser la Scenario
Commencez par analyser la state of affairs actuelle en examinant les méthodologies de gestion de projet, les processus et les outils actuellement utilisés, afin d’identifier les éventuelles faiblesses. Faites également cette analyse pour les projets en cours. Vous devez constituer une liste de projets complète et à jour, idéalement priorisée, afin de savoir qui travaille sur quoi.
Avec ces informations, vous pouvez documenter l’état de la gestion de projet dans l’organisation, ce qui constituera une base de référence essentielle lorsque vous appliquerez des améliorations au système. Mais consideration, soyez diplomate dans votre rapport et n’oubliez pas de souligner les factors positifs — ce style d’exercice peut vite devenir politique. Il ne sert à rien de froisser qui que ce soit.
Déterminez les objectifs du système de gestion de projet en réalisant une analyse des events prenantes. Commencez par les identifier, puis renseignez-vous sur les bénéfices qu’elles attendent. Les events prenantes peuvent inclure la route, les cadres, les cooks de projet, les contrôleurs de gestion, voire les membres du personnel. Tous voudront savoir quelle est la valeur ajoutée du BGP, alors soyez clair dès le départ.
Étape 2 : Concevoir le Plan
Commencez par définir ses domaines de responsabilité, sa place hiérarchique et ses compétences. Quel est son mandat, quels providers rendra-t-il ? Par exemple, s’agit-il d’une unité de service fournissant des outils à la demande, ou bien est-elle conçue pour former et accompagner les cooks de projet afin d’assurer la qualité des projets ?
Il existe de nombreux domaines pour lesquels un BGP peut être responsable, en voici quelques exemples :
- Formation et accompagnement, axés sur le développement des compétences des membres de l’équipe projet
- Définition des méthodologies de gestion de projet et des bonnes pratiques
- Soutien opérationnel, organisation d’ateliers ou prise en cost temporaire de missions comme le contrôle de projet
- Méthodes et processus, incluant potentiellement les outils de gestion de projet
- Lancement et mise en œuvre de projets, sélection et priorisation des projets selon une analyse coûts-bénéfices et d’autres critères
N’en demandez pas trop à votre BGP dès le départ — c’est le meilleur moyen d’échouer. Pour garantir son efficacité, limitez-vous à un ou deux domaines de responsabilité. Vos events pr
Étape 3 : Mettre en Œuvre le Plan
Comme pour tout plan de projet, avancez étape par étape, fournissez l’infrastructure informatique nécessaire et finalisez la formation du personnel du BGP. Concentrez-vous sur la gestion du changement, automobile c’est une tâche fondamentale. Il est aussi necessary de renforcer l’adhésion organisationnelle, donc n’hésitez pas à rappeler les bénéfices liés à la mise en place du BGP.
Lorsque vous communiquez les domaines de responsabilité du BGP, vous pouvez le faire by way of l’intranet de l’entreprise ou tout autre help adapté. Quelle que soit la méthode choisie, assurez-vous d’inclure ces trois éléments :
- Quels sont ses providers
- Les processus de gestion de projet dans l’entreprise
- Qui est le responsable de l’équipe
Une fois le BGP opérationnel et que le personnel interne a pris le relais — dans le cas d’une mise en place par un cupboard de conseil externe —, le nouveau bureau de gestion de projet doit convaincre toutes les events prenantes des bénéfices qu’il apporte. Cela se traduit généralement par les phases suivantes :
- Scénario 1 : Succès rapide, events prenantes satisfaites.
- Scénario 2 : Période de désenchantement, fréquente après la mise en place d’une nouvelle construction ou compétence, pouvant entraîner un sure scepticisme.
- Scénario 3 : Le scepticisme preliminary se transforme en collaboration constructive à mesure que le bureau de projet s’intègre dans la tradition de l’organisation.
Quels Varieties d’Organisations Utilisent un BGP ?
Les BGP sont utilisés dans de nombreux varieties d’organisations. Voici quelques exemples ci-dessous.
Grandes Entreprises
Les grandes entreprises mettent en place des BGP pour standardiser les processus de gestion de projet entre les différents départements. Leurs opérations s’étendent souvent sur plusieurs unités commerciales et websites, ce qui rend le rôle du BGP essentiel pour garantir la cohérence des projets et leur alignement avec la stratégie globale. En centralisant les calendriers, les ressources et les méthodologies, un BGP dans une grande organisation peut contribuer à améliorer à la fois les résultats des projets et ceux de l’entreprise.
Organismes Gouvernementaux
Un organisme gouvernemental utilise un BGP pour garantir la conformité, la transparence et l’efficacité des projets qui ont un impression sur les providers et ressources publics. Ces organisations sont soumises à des contraintes réglementaires et budgétaires, et le BGP peut les aider à appliquer des processus standardisés, à suivre l’allocation des ressources et à assurer la responsabilité. Dans le secteur public, les BGP supervisent souvent des programmes liés à la santé, à l’éducation ou aux infrastructures.
Entreprises de Development
Les entreprises de development utilisent les BGP pour gérer les exigences complexes des projets de grande envergure et à usages multiples. Ils supervisent toutes les phases, de la conception à l’achèvement, afin de garantir le respect des délais stricts, des normes de qualité et des budgets. Dans le secteur de la development, un BGP aide à coordonner les sous-traitants, les permis, les achats et l’allocation des ressources sur différents chantiers. Il permet de standardiser les processus afin de réduire les erreurs et d’améliorer la communication entre les architectes, les ingénieurs et les cooks de projet.
Entreprises de Companies Professionnels et de Conseil
Une entreprise de providers professionnels ou de conseil peut utiliser un BGP pour garantir la qualité, la cohérence et la satisfaction shopper sur l’ensemble des projets et initiatives. Ces BGP gèrent les calendriers, maintiennent la communication avec les shoppers et coordonnent les ressources. Ils contribuent à standardiser les méthodologies et les rapports pour livrer des projets de meilleure qualité, dépassant les attentes des events prenantes.
Entreprises Informatiques et de Logiciels
Les entreprises de technologie et de développement logiciel utilisent un BGP pour rationaliser la gestion de projet dans des environnements agiles et dynamiques. Ces BGP soutiennent généralement des méthodologies agiles ou hybrides qui permettent aux équipes d’être flexibles tout en restant alignées sur les objectifs stratégiques de l’entreprise. Ils supervisent les portefeuilles de projets, les ressources et les délais afin de respecter les calendriers de livraison. Dans le secteur informatique, le BGP se concentre sur la gestion des risques, l’assurance qualité et l’alignement des events prenantes.
Réflexions Finales sur les BGP
Comme mentionné précédemment, le succès d’un BGP dépend du choix de la bonne personne pour le promouvoir. Il arrive qu’un BGP doive imposer des changements impopulaires. Pour réussir, il doit donc bénéficier du soutien de la route ainsi que de responsabilités et de compétences clairement définies.
Il faut également prendre en compte la tradition de l’organisation, automobile il faudra probablement du temps pour que le bureau de gestion de projet s’intègre pleinement. Pour réussir cette transition, l’environnement de projet doit être clear. Ainsi, la manière dont la transparence est appliquée dans la tradition de l’entreprise sera soit un facteur facilitant, soit un impediment.
Mais une fois le BGP en place et que les bénéfices pour vos projets commencent à se faire sentir, vous constaterez qu’il devient une partie intégrante de l’organisation. Il soutient la réussite des projets et fournit une vue d’ensemble aux cooks de projet qui, autrement, n’auraient pas toujours une imaginative and prescient globale, leur permettant ainsi de mieux travailler pour leur entreprise et leur équipe.
Prêt à créer un BGP dans votre entreprise ? Offrez-lui les meilleurs outils pour réussir. Inscrivez-vous à un essai gratuit de ProjectManager et donnez à votre BGP l’impression positif qu’il mérite au sein de votre organisation.
