Si vous ne disposez pas des fonds nécessaires, vous ne pourrez pas mener à bien votre projet. C’est pourquoi le finances de projet est si essential : c’est le moteur du projet. Suivez ces étapes pour sécuriser les fonds nécessaires à chaque part du projet. Mais commençons par définir ce qu’est un finances de projet.
Qu’est-ce qu’un finances de projet ?
Un finances de projet correspond au complete des coûts prévus pour réaliser un projet sur une période donnée. Il permet d’estimer les dépenses pour chaque part du projet. L’établissement du finances est une étape essentielle de la planification.
Le finances inclut notamment les coûts de main-d’œuvre, d’approvisionnement en matériaux et d’exploitation. Ce n’est pas un doc figé : il est révisé tout au lengthy du projet, idéalement à l’aide d’un logiciel de gestion budgétaire.
Pourquoi avez-vous besoin d’un finances de projet ?
La réponse évidente est que les projets coûtent de l’argent, mais la réalité est plus complexe. Le finances est le moteur du financement du projet. Il permet de communiquer aux events prenantes combien de fonds sont nécessaires et à quel second. Il est indispensable dans tous les secteurs, que ce soit la building, le advertising and marketing ou l’industrie.
Mais le finances ne sert pas seulement à acquérir ce dont vous avez besoin. Oui, il permet de rémunérer les équipes, d’acheter ou de louer du matériel, mais ce n’est qu’une partie de son utilité. L’autre side fondamental est que le finances permet de contrôler les coûts. Il fait partie intégrante du plan de projet et sert de référence pour évaluer la efficiency en comparant les coûts réels aux coûts planifiés.
Qui participe à l’établissement et à la gestion du finances de projet ?
Plusieurs events prenantes clés sont généralement impliquées dans la définition et la gestion du finances. D’abord, le sponsor du projet (comme un cadre supérieur ou un responsable) obtient et approuve les fonds initiaux. Il définit les attentes et les limites budgétaires. Le sponsor a également le pouvoir d’approuver des révisions majeures ou d’allouer des fonds de réserve.
Ensuite, le chef de projet élabore un finances détaillé. Il établit un plan budgétaire, décompose le périmètre du projet et estime les coûts des tâches, ressources et livrables. Il gère le finances tout au lengthy du projet et fournit des rapports financiers réguliers au sponsor et aux autres events prenantes. L’équipe projet peut aussi participer, en particulier les membres ayant une experience spécifique, pour aider à estimer les coûts liés à leurs tâches et ressources.
Qu’est-ce que la budgétisation de projet ?
La budgétisation de projet consiste à estimer le coût complete du projet, du début à la fin. Le processus de budgétisation comprend :
- Planification budgétaire : Estimation des coûts et création du finances à partir d’une évaluation du projet
- Suivi budgétaire : Suivi des dépenses pendant l’exécution du projet
- Gestion budgétaire : Mise en place de directives et de procédures de contrôle pour éviter les dépassements
Méthodes de budgétisation de projet
Il existe quatre approches : la méthode analogique, paramétrique, top-down et bottom-up. La méthode analogique repose sur les données historiques pour estimer les coûts du projet actuel. Elle s’appuie sur des projets similaires passés pour estimer les coûts et la durée. C’est une méthode populaire quand peu de données sont disponibles.
La méthode paramétrique est une approche statistique qui mix données historiques et données chiffrées pour produire une estimation plus précise du temps, des coûts et des ressources nécessaires. La méthode top-down consiste à fixer un coût ou une durée, puis à consulter des specialists pour construire le finances autour de ce chiffre. Enfin, la méthode bottom-up half du niveau de détail le plus bas, en estimant les coûts à partir de chaque lot de travaux.
Qu’est-ce que la gestion du finances de projet ?
La gestion du finances de projet est le processus par lequel les funds liées au projet sont administrées et supervisées. Cela va au-delà de l’estimation du coût de réalisation du projet : il s’agit aussi de suivre ces coûts et bien plus encore. Parmi les features de la gestion budgétaire, on retrouve la manière dont vous allez estimer les coûts et les répartir sur l’ensemble du cycle de vie du projet. Vous devrez aussi définir les indicateurs et la méthode de suivi des coûts pour respecter le finances.
Le reporting budgétaire fait également partie de la gestion du finances : vous devez déterminer remark vous allez rendre compte du finances et à quelle fréquence. Si vous constatez un dépassement, vous devrez mettre en place un plan pour reprendre le contrôle. Il faut aussi définir un processus d’analyse basé sur les données historiques.
Un logiciel de gestion de projet facilite grandement la budgétisation et la gestion du finances. Avec ProjectManager, il suffit d’ouvrir les paramètres de votre diagramme de Gantt et de définir une ligne de base budgétaire. Cela vous permet d’enregistrer les efforts prévus et de les comparer aux efforts réels grâce à des tableaux de bord en temps réel. Vous pouvez réinitialiser la ligne de base autant de fois que nécessaire pour mesurer les écarts à tout second. Commencez dès aujourd’hui gratuitement.
Remark créer un finances de projet
Comme mentionné précédemment, un finances comprend de nombreux éléments : coûts directs et indirects, coûts fixes et variables, main-d’œuvre et matériaux, déplacements, équipements et locaux, licences et tout autre facteur ayant un influence sur les dépenses.
Pour répondre aux besoins financiers du projet, le finances doit être élaboré de manière exhaustive, sans oublier aucun élément nécessitant des financements. Voici les sept étapes essentielles pour créer et gérer votre finances de projet :
1. Utiliser des données historiques
Votre projet n’est probablement pas le premier à viser un objectif similaire. Se baser sur des projets passés et leur finances est un glorious level de départ pour construire le vôtre.
2. S’appuyer sur les leçons apprises
En plus des données historiques, vous pouvez tirer des enseignements de leurs réussites et de leurs erreurs. Cela permet d’affiner vos estimations. Vous pouvez également comprendre remark ils ont réagi aux changements et maintenu leur finances sous contrôle. Voici un modèle de leçons apprises si vous souhaitez commencer à documenter ces observations dans votre organisation.
3. Faire appel à vos specialists
Une autre ressource précieuse pour construire un finances de projet est de solliciter les personnes expérimentées et compétentes : mentors, cooks de projet ou specialists du domaine. Consulter ceux qui ont déjà établi des estimations de sort ordre de grandeur et des budgets peut vous aider à rester sur la bonne voie et éviter les erreurs courantes.
4. Vérifier l’exactitude
Une fois le finances établi, le travail ne s’arrête pas là. Vous devez le revoir et vous assurer que les chiffres sont exacts. Vous pouvez utiliser notre modèle de proposition budgétaire pour cette étape. Il est aussi recommandé de faire valider le finances par des specialists ou d’autres membres de l’équipe projet.
5. Définir et redéfinir la ligne de base budgétaire
Votre finances constitue la ligne de base qui servira à mesurer l’avancement du projet une fois qu’il a démarré. C’est l’outil qui permet de suivre les écarts budgétaires. Mais, comme mentionné, vous devrez redéfinir cette ligne de base dès que des changements sont approuvés par le comité de contrôle des changements.
6. Mettre à jour en temps réel
À propos des changements : plus vous les détectez tôt, mieux c’est. Si votre logiciel de planification de projet n’est pas basé sur le cloud et ne se met pas à jour dès que votre équipe modifie son statut, vous perdez un temps précieux — et donc de l’argent.
7. Rester sur la bonne voie
L’avantage d’un logiciel de gestion de projet qui go well with les données en temps réel, comme ProjectManager, c’est qu’il vous donne les informations nécessaires pour remettre rapidement le projet sur les rails. Les imprévus sont fréquents, mais ce sont les projets qui retrouvent rapidement leur trajectoire initiale qui réussissent.
Si vous gérez les dépenses de votre projet avec ces bases solides, vous poserez les fondations d’un projet réussi.
Exemple de finances de projet
Pour illustrer la création d’un finances, imaginons que vous développez une software. La première étape consiste à estimer les coûts liés à la main-d’œuvre et aux matériaux. Vous aurez besoin de développeurs, designers, rédacteurs de contenu, une équipe approach, and so on. Il est utile de lister toutes les tâches et d’y affecter des membres de l’équipe — un principe fondamental d’une bonne gestion des tâches. Ainsi, chaque dépense est prise en compte.
Une fois les tâches décomposées et l’équipe définie, vous devrez identifier les matériaux nécessaires. Faut-il des ordinateurs portables, autres appareils ou équipements ? Cela doit figurer dans le finances.
Ajoutez maintenant les autres lignes budgétaires. Il peut y avoir des frais de déplacement, la location d’un native pour accueillir l’équipe, and so on. Il y a aussi des éléments fixes, valables pour tout projet, dont le coût est fixed pendant toute la durée du projet. Prévoyez également une colonne pour les dépenses diverses qui ne rentrent dans aucune autre catégorie.
Votre finances doit comporter une colonne « prévu » et une colonne « réel ». Lors du développement de l’software, vous devrez probablement ajuster certaines choses, ce qui impactera le finances. Ces colonnes permettent de suivre les dépenses et de s’assurer que vous restez dans les limites fixées.
Remark gérer un finances de projet
Pour gérer un finances de projet, adoptez un processus continu de planification, suivi, contrôle et ajustement des funds. Lors de la part de planification, définissez le périmètre du projet et comprenez les livrables, les tâches et les exigences.
Une construction de découpage du travail permet de diviser le projet en tâches plus petites et plus faciles à estimer. Chaque activité du projet doit inclure une estimation des coûts : main-d’œuvre, matériaux, déplacements, équipements, sous-traitance ou logiciels.
Nous avons déjà mentionné l’significance des paperwork pour le suivi. Veillez à utiliser des feuilles de temps, des factures de fournisseurs et sous-traitants, des reçus pour les matériaux et des rapports de dépenses.
L’analyse des performances budgétaires consiste à comparer les coûts prévus et réels, et à calculer les écarts entre les deux. Cela permet d’identifier des tendances et de voir si certains varieties de dépenses sont systématiquement sous-estimés ou surestimés.
Contrôle du finances de projet
Pour contrôler un finances, mettez en place des procédures de gestion des changements, autrement dit un processus formel pour gérer les modifications du périmètre, du calendrier ou du finances. Le contrôle peut aussi inclure des revues budgétaires régulières, la négociation de meilleurs tarifs fournisseurs et la gestion des imprévus.
Les projets complexes peuvent bénéficier de la méthode de la valeur acquise (EVM), qui permet de suivre la efficiency par rapport au calendrier et au finances de référence. Enfin, si un dépassement est anticipé, élaborez un plan pour ajuster le finances. Cela peut inclure des réductions de coûts, des ajustements de périmètre (sous réserve d’approbation) ou l’obtention de fonds supplémentaires.
Funds de projet vs. estimation de projet
Nous avons beaucoup parlé d’estimations, mais en quoi diffèrent-elles du finances ? Une estimation correspond à ce que vous pensez que le projet coûtera. C’est la première étape dans l’élaboration du finances, et elle doit être aussi précise que attainable. Une fois les recherches effectuées, les données historiques étudiées, et toutes les ressources identifiées, vous soumettez cette estimation pour approbation. Mais ce n’est encore qu’une indication, alors que le finances est une valeur fixe.
Funds de projet vs. proposition budgétaire
Encore une fois, le finances de projet regroupe toutes les dépenses nécessaires à la réalisation du projet. Il précise remark les fonds seront répartis. Une proposition budgétaire, quant à elle, est une estimation finale des coûts nécessaires pour achever le projet. Elle est similaire à l’estimation initiale, sauf qu’elle est destinée aux events prenantes. Ce sont elles qui décideront si cette estimation est acceptable et donneront ou non leur approbation.
Conseils pour la budgétisation de projet
Un finances de projet est absolument essentiel : sans fonds pour exécuter un projet, il est voué à l’échec. Nous avons expliqué ce qu’est un finances, remark le créer et donné plusieurs exemples. Mais lorsque vous êtes en pleine exécution, vous avez besoin de conseils pratiques. Voici quelques astuces utiles :
- Documentez votre processus lors de l’élaboration du finances. Les paperwork sont essentiels pour suivre le projet et analyser les résultats.
- Créez des plans de secours. Prévoyez un plan B. Il y aura toujours des coûts imprévus, des retards ou d’autres problèmes qui affecteront le finances.
- La budgétisation est un effort collectif. Demandez conseil à votre équipe, automobile ce sont eux qui ont l’expérience du terrain. Consultez également des specialists capables de vous guider. Toute personne ou organisation ayant des connaissances utiles mérite d’être sollicitée.
- Connaissez vos ressources et leurs coûts associés. Cela inclut l’entretien du matériel, et n’oubliez pas que votre équipe est aussi une ressource. Connaissez leur disponibilité, les heures supplémentaires possibles et les frais généraux.
- Lors de l’estimation des coûts, ne négligez pas la durée des tâches. Ces durées sont également des estimations, et elles peuvent avoir un fort influence sur le finances.
- Le finances est un glorious outil de suivi des performances. Il peut même servir d’outil de communication entre différentes équipes ou départements.
ProjectManager aide à respecter le finances
ProjectManager est un logiciel de gestion de projet en ligne. Cela signifie que nous fournissons des données instantanément sur un tableau de bord en temps réel, ce qui vous permet de suivre votre projet à travers six indicateurs clés. Dès que les coûts réels s’écartent du finances prévu, vous êtes averti plus rapidement et pouvez réagir plus efficacement.
Suivez vos coûts prévus et réels en direct avec le tableau de bord de ProjectManager.
Vous pouvez également planifier votre finances dans notre logiciel, ajouter des dépenses, et utiliser notre fonction de gestion des ressources pour assigner les ressources, les équipes et les taux horaires — qui sont automatiquement ajoutés au projet. Ajoutez des dépenses au niveau des tâches avec notre diagramme de Gantt, et générez aussi des rapports détaillés à ce même niveau.
Vous pouvez faire énormément pour planifier et gérer votre finances avec ProjectManager, disponible gratuitement pendant 30 jours avec cette offre d’essai.
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