¿Qué es el Alcance del Trabajo de un Proyecto?
Un documento de alcance del trabajo es un acuerdo sobre el trabajo que vas a realizar en el proyecto. El alcance del trabajo en la gestión de proyectos incluye entregables, un cronograma, hitos e informes. Veamos más de cerca cada uno de estos elementos a continuación.
¿Qué Debe Incluir un Documento de Alcance del Trabajo?
A continuación se presenta una descripción basic de los componentes principales de un alcance del trabajo. Puedes añadir o eliminar algunos de estos elementos para ajustarlos mejor a los requisitos de los interesados del proyecto.
Entregables del Proyecto
Esto es lo que entrega tu proyecto. Ya sea un producto o un servicio, es la razón por la cual estás ejecutando el proyecto para tu cliente, interesado o patrocinador. Cualquiera que sea ese entregable —ya sea algún tipo de documento o informe, software program, producto, construcción (o todos los anteriores)— necesitas identificar claramente cada elemento aquí. Crear una estructura de desglose del trabajo puede ayudar en este paso. Además, asegúrate de incluir un criterio de aceptación para los entregables del proyecto, como estándares de calidad o requisitos funcionales.
Cronograma del Proyecto
Piensa en un cronograma como un camino que va desde el inicio del proyecto hasta su closing. Es una sección del documento que delimita las fases principales dentro del calendario de duración del proyecto. También debe marcar los puntos en los que tus entregables estarán listos. Como puedes imaginar, es esencial definir el plan basic de cualquier proyecto. Esto se presenta mejor de forma visible, como un plan tipo diagrama de Gantt, para que los interesados puedan ver el cronograma a alto nivel.
Hitos del Proyecto
Los proyectos pueden ser largos y complejos, por eso se organizan en un cronograma y se dividen en partes más manejables llamadas tareas. Las fases más grandes del proyecto se marcan con lo que se llama un hito. Es una forma de ayudarte a monitorear el progreso del proyecto para asegurarte de que se ajusta a tu calendario planificado. Outline tus hitos clave en un cronograma dentro del documento de alcance del trabajo, incluyendo el inicio del proyecto, reuniones, entregas parciales, and so on.
Informes del Proyecto
Generarás informes durante todo el proyecto, que se entregarán a tu equipo o a tu cliente, interesado o patrocinador. Estos pueden incluir informes de estado, informes de avance, informes de variaciones y más. Son un registro formal del progreso del proyecto, pero también un medio de comunicación que va más allá de si el proyecto está o no dentro del calendario.
Dependiendo de cómo personalices los informes, existe una gran cantidad de datos que pueden servir a distintos públicos. Outline cómo informarás sobre el proyecto, cuándo pueden esperarlo los interesados y quién los enviará.
Plantilla de Alcance de Proyecto
Ahora que ya sabes qué debe incluir este documento tan importante, descarga nuestra plantilla de alcance de proyecto gratuita para Phrase. Tiene todo lo que necesitas para elaborar un documento de alcance del trabajo para tu propio proyecto, de modo que tus interesados sepan exactamente qué esperar en términos de cronograma, entregables y esfuerzo.
¿Cómo Redactar un Alcance del Trabajo?
Ahora que hemos enumerado los elementos de un documento de alcance del trabajo, revisemos el proceso paso a paso para redactarlo. Estos pasos pueden ayudarte a crear un alcance del trabajo para diferentes industrias como la construcción o la manufactura.
- Outline los objetivos del proyecto: Antes de redactar un alcance del trabajo, debes definir qué objetivos del proyecto se lograrán mediante la ejecución de las tareas que se incluirán en tu alcance.
- Usa una estructura de desglose del trabajo para identificar las tareas del proyecto: El primer paso al redactar un alcance del trabajo es identificar todas las tareas del proyecto. Esto se hace mediante una estructura de desglose del trabajo (EDT), una herramienta de gestión de proyectos que permite dividir proyectos y paquetes de trabajo en tareas individuales, para que puedas planificarlas y programarlas mejor.
- Determina los entregables del proyecto: Un entregable del proyecto es un resultado tangible o intangible derivado de las tareas. Son una parte importante del alcance del trabajo, ya que representan los resultados del proyecto.
- Establece criterios de aceptación para los entregables del proyecto: Los entregables del proyecto deben cumplir con los criterios de aceptación establecidos por el cliente del proyecto, como estándares de calidad o requisitos de funcionalidad.
- Usa el método CPM para crear un cronograma del proyecto: El método de la ruta crítica (CPM) es una técnica de programación de proyectos que permite a los gestores crear un cronograma y estimar la duración del proyecto identificando la secuencia más larga de tareas. Es importante que makes use of esta u otra técnica de programación para crear un cronograma realista para tu alcance del trabajo.
- Establece las condiciones de pago del proyecto: Puedes incluir las condiciones de pago como una sección del documento de alcance del trabajo.
- Establece los procedimientos de informes del proyecto: La comunicación entre el equipo del proyecto y los interesados es muy importante, por lo que tu documento de alcance del trabajo debe incluir una sección que explique cómo se llevará a cabo la generación de informes.
Con ProjectManager, crea una EDT, diseña informes y construye un cronograma del proyecto en segundos con nuestra herramienta en línea de diagramas de Gantt. Mapea tu alcance del trabajo, crea un presupuesto, asigna tareas, añade dependencias y más. Luego, preséntalo a tu equipo e interesados para iniciar el proyecto con buen pie. Pruébalo free of charge hoy mismo.
Ejemplo de Alcance del Trabajo
Para entender el propósito y la importancia de un alcance del trabajo en la gestión de proyectos, comencemos con un ejemplo easy: planear una boda. Una boda es un proyecto, y dependiendo del tipo de novia o novio, puede ser más grande y complicado que construir una autopista o un aeropuerto.
Tomemos un aspecto de ese proyecto más grande, las invitaciones de boda, y desglosémoslo en un alcance del trabajo. Especificaremos los entregables, el cronograma, los hitos y los informes en este ejemplo de alcance del trabajo.
Entregables
- Lista de invitados
- Direcciones de los asistentes
- Invitaciones
- Sobres con direcciones
- Estampillas
Cronograma
- 1 de enero: Decidir la lista de invitados
- 1 de febrero: Recolectar direcciones de los asistentes
- 1 de marzo: Elegir el estilo de invitación e imprimirlas
- 1 de abril: Direccionar y enviar las invitaciones
- 1 de mayo: Obtener el conteo closing de invitados
- 1 de junio: Boda
Hitos
- Selección de invitados y recopilación de direcciones
- Envío de las invitaciones
- Conteo closing de asistentes
Informes
- Revisión del estado de la recopilación de direcciones
- Comunicación continua con la imprenta sobre el progreso de las invitaciones
- Comparación de las confirmaciones de asistencia con la lista de invitados
Ejemplo de Alcance del Trabajo en Construcción
Ahora, vamos a crear un alcance del trabajo para un pequeño proyecto de construcción: construir una casa. Este proyecto implica muchos pasos, pero para fines prácticos, este ejemplo de alcance del trabajo en construcción se centrará solo en algunos de los principales entregables, cronogramas, hitos e informes.
Entregables del proyecto: Estos entregables del proyecto son resultados individuales y tangibles de distintas actividades de construcción.
- Despeje del terreno
- Nivelación del terreno
- Cimientos superficiales
- Fundación
- Líneas de alcantarillado
- Estructura de madera
- Instalación del revestimiento exterior
- Instalación del sistema HVAC
- Instalación de paneles eléctricos y cableado
- Instalación del techo
- Instalación de aislamiento
- Instalación de paneles de yeso
- Pintura inside, electrodomésticos, gabinetes y otros detalles finales
Cronograma del proyecto: El cronograma de obra depende de la complejidad del diseño de construcción y del acuerdo que el propietario del proyecto alcance con el contratista basic, quien contratará a subcontratistas para realizar distintos tipos de trabajos de construcción.
Hitos del proyecto: Los hitos del alcance del trabajo marcan logros importantes durante el proyecto a medida que se ejecutan las tareas. En lugar de referirse a entregables individuales, describen fases del proyecto que se han completado con éxito. Como gestor de proyectos, puedes elegir los hitos que sean más significativos para tu proyecto.
- Se ha completado la envolvente del edificio
- Se han aprobado las inspecciones de cimentación, estructura, fontanería y electricidad
- Se ha completado el trabajo exterior
- Se ha completado el trabajo inside
- El proyecto se ha entregado con éxito
Informes del proyecto: Los informes que utilizas para hacer seguimiento del alcance del trabajo pueden variar, pero estos son informes esenciales en proyectos de construcción.
- Informes de estado del proyecto
- Registros diarios de construcción
- Lista de pendientes de obra
¿Por Qué es Importante Redactar un Alcance del Trabajo?
Estas son algunas de las razones por las que redactar un alcance del trabajo es beneficioso para los proyectos.
Outline el Alcance del Proyecto
El propósito principal de un alcance del trabajo es definir el alcance de un proyecto. Esto significa especificar el trabajo que se realizará, así como las limitaciones del proyecto, actividades o entregables que no forman parte del mismo.
Previene el Descontrol del Alcance
El descontrol del alcance es un riesgo que puede afectar cualquier proyecto. Ocurre cuando se añaden tareas adicionales al alcance inicial del proyecto durante su ejecución.
Estas adiciones no planificadas de tareas al plan de trabajo generan costos adicionales y desvían el cronograma del proyecto. El descontrol del alcance puede evitarse teniendo un alcance del trabajo claro que establezca qué se ejecutará y qué no. Sin embargo, se pueden hacer cambios al alcance del proyecto mediante una solicitud de cambio, otro documento importante en la gestión de proyectos.
Establece Expectativas Claras para los Interesados del Proyecto
Sin un documento de alcance del trabajo, los interesados del proyecto pueden tener expectativas poco realistas sobre un proyecto, como suponer que se realizarán ciertas tareas y entregables. Por eso es importante que los gestores de proyecto y sus equipos se aseguren de contar con un alcance del trabajo que informe a los interesados sobre qué esperar.
Por ejemplo, un alcance del trabajo es un elemento importante de una propuesta de proyecto, uno de los documentos de gestión de proyectos que permite a los equipos explicar a los interesados, como clientes o patrocinadores, qué pueden esperar de un proyecto.
Consejos para Redactar un Alcance del Trabajo
Pero antes de ponerte a redactar, asegúrate de seguir estos consejos.
- Sé específico: explica claramente los términos utilizados
- Usa elementos visuales: una imagen vale más que mil palabras
- Obtén aprobaciones: asegúrate de que todos los responsables validen el trabajo
No es tan difícil, pero debe ser exhaustivo, porque no querrás ponerte al día con la documentación en plena ejecución del proyecto.
Consejo profesional: El alcance del trabajo es esencial para el plan del proyecto y, a menudo, se incluye como parte del mismo, pero puede llevar tiempo redactarlo. Hemos creado decenas de plantillas de gestión de proyectos para ayudarte a crear todos tus documentos de proyecto.
¿Cómo Gestionar tu Alcance del Trabajo con Software program de Gestión de Proyectos?
Puede parecer abrumador con tantas tareas que controlar, pero el software program de gestión de proyectos puede simplificar el proceso. En ProjectManager, puedes importar tu hoja de cálculo o usar una de nuestras plantillas específicas por industria para comenzar.
Una lista de tareas es solo el comienzo. Para poner orden en ese caos, querrás estimar la duración añadiendo fechas de inicio y finalización. Luego, colocamos automáticamente tus tareas en un cronograma dentro de nuestra vista de proyecto con diagrama de Gantt, para que puedas ver todo el proyecto en un solo lugar. Además, puedes priorizar tareas, vincular dependencias para evitar cuellos de botella y establecer hitos para dividir el proyecto en fases más manejables.
Colabora a Nivel de Tarea
Las tareas necesitan personas para ejecutarlas y avanzar en el proyecto. Ya tienes tu cronograma, así que incorpora a tu equipo y comienza a asignar tareas. Puedes hacerlo desde cualquiera de nuestras vistas de planeación de proyectos. Ofrecemos herramientas colaborativas que hacen que los equipos sean más productivos y trabajen mejor en conjunto. Puedes dirigirlos mediante descripciones de tareas y adjuntar archivos. Luego, pueden colaborar comentando a nivel de tarea con otros miembros del equipo, quienes serán notificados por correo. Esto es ideally suited para equipos remotos o incluso para aquellos que trabajan en el mismo espacio.
Haz Seguimiento Para Cumplir Plazos y Presupuesto
Hablando de equipos distribuidos, ¿cómo puedes hacer seguimiento de su progreso si no puedes verlos directamente? Resolvemos ese problema con excelentes funciones de monitoreo, como un panel en tiempo actual que muestra el progreso de las tareas, costos y otras vistas de alto nivel del proyecto. Nuestro software program toma las actualizaciones de estado y las muestra automáticamente en gráficos y diagramas fáciles de leer. Incluso puedes compartirlos en reuniones con los interesados para mantenerlos informados.
Para datos más detallados, contamos con informes de un solo clic que puedes filtrar para mostrar solo los datos que necesitas. Los informes permiten hacer seguimiento de variaciones del proyecto, cargas de trabajo y más. Detectarás problemas y los resolverás rápidamente antes de que afecten el desarrollo del proyecto.
Si quieres que ese alcance del trabajo sea el comienzo de un gran proyecto, prueba ProjectManager free of charge con nuestra oferta de prueba de 30 días.
