Cuando comienzas el proceso de planificación de un proyecto, una de las primeras cosas que debes considerar es: ¿qué puede salir mal? Suena negativo, pero los gerentes de proyecto pragmáticos saben que este tipo de pensamiento es preventivo. Inevitablemente surgirán problemas, y necesitas una estrategia de mitigación para saber cómo gestionar los riesgos al planificar el proyecto.
Pero ¿cómo se trabaja para resolver lo desconocido? Suena como una paradoja filosófica, pero no te preocupes—existen pasos prácticos que puedes seguir gracias a la gestión de riesgos del proyecto. En este artículo, hablaremos de estrategias que te permiten vislumbrar riesgos potenciales, para que puedas identificar y hacer seguimiento de los riesgos en tu proyecto.
¿Qué Es la Gestión de Riesgos en Proyectos?
La gestión de riesgos del proyecto es el proceso de identificar, analizar y responder a cualquier riesgo que surja a lo largo del ciclo de vida de un proyecto para ayudar a que el proyecto se mantenga encaminado y alcance su objetivo. La gestión de riesgos no es solo reactiva; debe ser parte del proceso de planificación para prever los riesgos que podrían ocurrir en el proyecto y cómo controlarlos si llegan a materializarse.
Un riesgo es cualquier cosa que podría afectar potencialmente el cronograma, el rendimiento o el presupuesto del proyecto. Los riesgos son posibilidades y, en un contexto de gestión de proyectos, si se convierten en realidades, pasan a ser considerados “problemas” que deben abordarse con un plan de respuesta ante riesgos. Entonces, la gestión de riesgos es el proceso de identificar, categorizar, priorizar y planificar los riesgos antes de que se conviertan en problemas.
La gestión de riesgos puede significar diferentes cosas según el tipo de proyecto. En proyectos de gran escala, las estrategias de gestión de riesgos pueden incluir una planificación detallada y extensa para cada riesgo, con el fin de asegurarse de que haya estrategias de mitigación si surgen problemas. En proyectos más pequeños, la gestión de riesgos puede consistir simplemente en una lista priorizada de riesgos de alta, media y baja prioridad.
¿Cómo Gestionar Riesgos en Proyectos?
Para comenzar a gestionar riesgos, es basic partir de una definición clara y precisa de lo que se espera entregar en el proyecto. En otras palabras, redacta un acta de constitución del proyecto muy detallada, con la visión del proyecto, los objetivos, el alcance y los entregables. Así se podrán identificar riesgos en cada etapa del proyecto. Luego, querrás involucrar al equipo desde el inicio para identificar todos los riesgos posibles.
No temas incluir a más personas además del equipo para identificar y priorizar riesgos. Muchos gerentes de proyecto simplemente envían un correo a su equipo y piden que mencionen cosas que podrían salir mal. Pero para trazar mejor el riesgo del proyecto, deberías reunir a todo el equipo del proyecto, representantes del cliente y proveedores en una sesión de identificación de riesgos.
Por cada riesgo que definas, deberás registrarlo en algún lugar—usar una plantilla de seguimiento de riesgos te ayuda a priorizar su nivel. Luego, crea un plan de gestión de riesgos que seize los impactos negativos y positivos del proyecto y qué acciones tomarás para enfrentarlos. Deberás establecer reuniones periódicas para monitorear los riesgos mientras el proyecto esté en marcha. La transparencia es basic.
Gestiona Riesgos de Proyecto en Línea con ProjectManager
El software program de gestión de proyectos puede ayudarte a llevar un management de los riesgos. ProjectManager es un software program en línea que te permite identificar riesgos, hacerles seguimiento y calcular su impacto usando una matriz de riesgos. Luego, usa nuestras cinco vistas de proyecto, incluyendo el diagrama de Gantt, el tablero kanban, la hoja, la lista y el calendario para asegurarte de que los riesgos no descarrilen el proyecto.
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Los 6 Pasos del Proceso de Gestión de Riesgos en Proyectos
Entonces, ¿cómo se maneja algo tan aparentemente inasible como la gestión de riesgos del proyecto? Con un plan de gestión de riesgos. Todo se trata del proceso. Convierte las desventajas en una ventaja siguiendo estos seis pasos.
1. Identificar el Riesgo
No puedes resolver un riesgo si no sabes qué es. Existen muchas formas de identificar riesgos. Mientras avanzas en este paso, deberás recopilar los datos en un registro de riesgos.
Una forma es mediante lluvias de concepts con tu equipo, colegas o interesados. Encuentra a las personas con experiencia relevante y organiza entrevistas para reunir la información necesaria para identificar y resolver los riesgos. Piensa en todo lo que puede salir mal. Anótalo. Haz lo mismo con datos históricos e informes de proyectos anteriores. Ahora tu lista de riesgos potenciales ha crecido.
Asegúrate de que los riesgos estén vinculados a la causa de un problema. Básicamente, profundiza hasta llegar a la causa raíz para ver si el riesgo tendrá el tipo de impacto que necesita ser identificado. Cuando intentes minimizar el riesgo, confía en tu intuición. Esta puede señalarte escenarios improbables que das por hecho que no sucederán. Usa un proceso de estructura de desglose de riesgos para separar los riesgos reales de los que no lo son.
2. Analizar el Riesgo
Analizar riesgos no es fácil. Nunca hay suficiente información disponible. Por supuesto, gran parte de esos datos son complejos, pero la mayoría de las industrias cuentan con buenas prácticas que pueden ayudarte con tu análisis de riesgos. Tal vez te sorprenda descubrir que tu empresa ya tiene un marco establecido para este proceso.
Cuando evalúas el riesgo del proyecto, puedes abordar proactivamente muchos impactos, como evitar litigios potenciales, resolver problemas regulatorios, cumplir con nuevas normativas, reducir tu exposición y minimizar el impacto.
Entonces, ¿cómo se analiza el riesgo en tu proyecto? A través del análisis cualitativo y cuantitativo del riesgo puedes determinar cómo impactará en tu cronograma y presupuesto.
El software program de gestión de proyectos te ayuda a analizar riesgos monitoreando tu proyecto. ProjectManager va un paso más allá con paneles de management en tiempo actual que muestran datos en vivo. A diferencia de otras herramientas de software program, no necesitas configurar nuestro panel. Está listo para ofrecerte una vista basic del proyecto desde el principio. Calculamos los datos en vivo y los mostramos en gráficos y diagramas fáciles de entender. Detecta los problemas más rápido al monitorear el tiempo, los costos y más.
3. Prioriza los Riesgos y Problemas
No todos los riesgos son iguales. Debes evaluar el riesgo para saber qué recursos vas a reunir para resolverlo en caso de que ocurra.
Tener una larga lista de riesgos puede resultar abrumador. Pero puedes gestionarlo simplemente categorizando los riesgos como altos, medios o bajos. Ahora tienes una línea de horizonte y puedes ver el riesgo en contexto. Con esta perspectiva, puedes comenzar a planificar cómo y cuándo abordarás estos riesgos. Luego, si los riesgos se convierten en problemas, es recomendable llevar un registro de problemas para hacer seguimiento de cada uno e implementar acciones correctivas.
Algunos riesgos requerirán atención inmediata. Son los que pueden descarrilar el presupuesto o cronograma de tu proyecto. Fracasar no es una opción. Otros riesgos son importantes, pero quizás no amenazan el éxito del proyecto. Puedes actuar en consecuencia. Y luego están aquellos riesgos que tienen poco o ningún impacto en el cronograma y presupuesto basic del proyecto. Algunos de estos riesgos de baja prioridad podrían ser importantes, pero no lo suficiente como para dedicarles tiempo.
4. Asigna un Responsable para el Riesgo
Todo tu trabajo para identificar y evaluar riesgos no sirve de nada si no asignas a alguien que supervise ese riesgo y asignas un porcentaje del presupuesto del proyecto para la adquisición de recursos necesarios para poder implementar estrategias de mitigación de riesgos. De hecho, esto es algo que deberías hacer al momento de enumerar los riesgos. ¿Quién es la persona responsable de ese riesgo, de identificarlo si llega a ocurrir y de liderar los esfuerzos para resolverlo?
Esa decisión depende de ti. Puede haber un miembro del equipo con más experiencia o habilidades en ese tipo de riesgo. Entonces, esa persona debería liderar la resolución. O tal vez sea una elección arbitraria. Por supuesto, es mejor asignar la tarea a la persona adecuada, pero lo más importante es asegurarse de que cada riesgo tenga una persona responsable.
Piénsalo: si no asignas a una persona encargada de vigilar y gestionar un riesgo cuando surja, estás abriendo la puerta a más problemas. Identificar el riesgo es solo una parte; si no lo gestionas, no estás protegiendo el proyecto.
5. Responde al Riesgo
Ahora es cuando la teoría se pone en práctica. Has identificado un riesgo. Todo ese trabajo de planificación va a ponerse en uso. Primero, necesitas saber si se trata de un riesgo positivo o negativo. ¿Es algo que podrías aprovechar para mejorar el proyecto? Si no es así, necesitas aplicar una estrategia de mitigación de riesgos.
Una estrategia de mitigación de riesgos es simplemente un plan de contingencia para minimizar el impacto de un riesgo del proyecto. Luego actúas según la prioridad del riesgo. Te comunicas con el responsable del riesgo y, juntos, deciden cuál de los planes diseñados se implementará para resolverlo.
6. Monitorea el Riesgo
No puedes simplemente aplicar medidas contra un riesgo sin hacer seguimiento del progreso de esa iniciativa. Ahí entra el monitoreo. Quien sea responsable del riesgo también será responsable de hacer seguimiento de su resolución. Sin embargo, necesitas mantenerte informado para tener una visión precisa del avance y alcance del proyecto y poder identificar y monitorear nuevos riesgos.
Deberías establecer una serie de reuniones de proyecto para gestionar los riesgos. Asegúrate de haber definido con anticipación los medios de comunicación para hacerlo. Lo mejor es contar con varios canales dedicados a la comunicación.
Sea cual sea el método que elijas, recuerda siempre ser transparente. Es mejor que todos en el proyecto sepan qué está ocurriendo, para que estén atentos y colaboren en la gestión del proceso.
Estadísticas y Tendencias de la Gestión de Riesgos en Proyectos
La industria de la gestión de riesgos está experimentando un crecimiento significativo, ya que se espera que el mercado world alcance los $52 mil millones para 2032. Esto refleja una tasa de crecimiento anual compuesta del 15.4 por ciento entre 2022 y 2032. ¿Pero a qué se debe esto?
Un issue importante puede deberse a la transformación digital de las organizaciones. Cada vez más empresas están adoptando análisis avanzados, aprendizaje automático e inteligencia synthetic para mejorar sus procesos de gestión de riesgos. A medida que avanza la tecnología, también aumenta el riesgo de ciberdelitos. Se espera que el costo world del ciberdelito alcance los $13.28 billones para 2028.
Como resultado de estas estadísticas crecientes, el rol del gestor de riesgos también está ganando importancia. Esto es resultado directo de factores como la necesidad de estrategias proactivas de gestión de riesgos, una mayor complejidad de los riesgos en el entorno laboral y un sentido basic de interconexión entre las personas y la tecnología.
Gestión de Riesgos en Toda la Organización
¿Tu organización también puede mejorar al adoptar la gestión de riesgos en su rutina diaria? ¡Sí! Integrar un protocolo de gestión de riesgos en la cultura organizacional mediante un conjunto coherente de herramientas y plantillas de gestión de proyectos, junto con formación, puede ayudar a la capacitación de empleados, aumentar su eficiencia y reducir costos a largo plazo. De ese modo, cada vez que inicies un nuevo proyecto, no tendrás que reinventar la rueda.
Cosas como los registros e historial de tu organización son un archivo de conocimientos que puede ayudarte a aprender de la experiencia al abordar riesgos en un nuevo proyecto. Además, al adoptar una actitud y unos valores más conscientes del riesgo, tu organización puede desarrollar una cultura de riesgo. Con una gobernanza mejorada, se logra una mejor planificación, estrategia, políticas y decisiones.
Ejemplos de Gestión de Riesgos en Proyectos
No hay dos riesgos iguales, y la gestión de riesgos varía entre industrias. A continuación se presentan algunos ejemplos de cómo abordar la gestión de riesgos en distintas industrias.
Gestión de Riesgos en Construcción
Los proyectos de construcción son inherentemente riesgosos. Existen numerosos peligros potenciales que pueden afectar la seguridad, los cronogramas y los presupuestos. Los riesgos en construcción pueden estar relacionados con finanzas, seguridad, cronogramas, medioambiente, diseño o contratos.
- El riesgo: Si hay problemas en la entrega de materiales, cambios de diseño, escasez de mano de obra o mal clima, esto puede generar un riesgo en el cronograma. Esto requiere recursos adicionales y puede retrasar el proyecto.
- Estrategia de gestión de riesgos: Un ejemplo de estrategia en construcción es la planificación de contingencias y la creación de cronogramas con márgenes realistas. Los gerentes de proyecto pueden usar el análisis de ruta crítica para identificar dependencias clave y monitorear el cronograma. Si hay posibles retrasos, un plan de contingencia puede ayudar a mitigarlos.
Gestión de Riesgos en Manufactura
Los proyectos de manufactura abarcan desde instalar una nueva línea de producción hasta lanzar un nuevo producto. La gestión de riesgos puede ayudar a minimizar interrupciones y mejorar la rentabilidad.
- El riesgo: Riesgos de producción como fallas en el equipo, tiempos de inactividad en la línea o problemas de management de calidad pueden provocar retrasos o resultados por debajo de lo esperado.
- Estrategia de gestión de riesgos: Procedimientos de management de calidad como programas de mantenimiento preventivo pueden asegurar que los riesgos no interrumpan la producción. Este es un ejemplo de estrategia de mitigación de riesgos. Además, los empleados deben recibir capacitación continua para detectar fallos antes de que escalen.
Gestión de Riesgos en TI
Los proyectos de tecnología son conocidos por su complejidad y ritmo acelerado. La gestión de riesgos en TI puede maximizar el retorno de inversión y minimizar interrupciones.
- El riesgo: Riesgos técnicos como problemas de integración, fallas tecnológicas o bajo rendimiento pueden desviar el proyecto del cronograma y agotar los recursos.
- Estrategia de gestión de riesgos: Para evitar riesgos técnicos, el gerente del proyecto puede implementar planificación de contingencias como evaluaciones tecnológicas y pruebas antes de iniciar el proyecto. También puede recurrir a buenas prácticas de la industria y expertos técnicos para resolver problemas rápidamente.
Gestión de Riesgos en Advertising
Desde un rebranding hasta el lanzamiento de una campaña, los proyectos de advertising están sujetos a riesgos que pueden afectar su éxito.
- El riesgo: Una nueva campaña creativa podría no conectar con la audiencia objetivo. Esto desperdiciaría tiempo y recursos.
- Estrategia de gestión de riesgos: Para evitar que una concept creativa falle, el gerente de proyecto de advertising puede realizar pruebas rigurosas y ciclos de retroalimentación para entender mejor al público. Si se requieren cambios antes del lanzamiento, el equipo puede adaptar la estrategia en consecuencia.
ProjectManager Facilita la Gestión de Riesgos en Proyectos
Si deseas tener más management sobre los riesgos del proyecto, necesitas un software program de gestión de proyectos. ProjectManager cuenta con varias herramientas, incluida la gestión de riesgos, que te permiten abordar riesgos en cada fase del proyecto.
Crea un Registro de Riesgos en Línea
Identifica y haz seguimiento de todos los riesgos de tu proyecto en un solo lugar. A diferencia de otros softwares de gestión de proyectos, puedes gestionar riesgos junto con tu proyecto y no en una herramienta separada. Establece fechas límite, marca la prioridad, identifica resoluciones y más.
Diagramas de Gantt para Planes de Gestión de Riesgos
Usa nuestros galardonados diagramas de Gantt para crear planes detallados de gestión de riesgos que eviten que los riesgos se conviertan en problemas. Programa, asigna y monitorea tareas del proyecto con whole visibilidad. Los diagramas de Gantt permiten que los miembros del equipo añadan comentarios y archivos a sus tareas asignadas, de modo que toda la comunicación ocurra en el nivel del proyecto—en tiempo actual.
La gestión de riesgos es compleja. Un registro de riesgos o una plantilla es un buen comienzo, pero vas a necesitar un software program de gestión de proyectos robusto para facilitar el proceso. ProjectManager es una herramienta en línea que fomenta el entorno colaborativo necesario para resolver riesgos, y además proporciona información en tiempo actual para que siempre actúes con datos precisos. Pruébalo tú mismo y comprueba los resultados: accede a esta prueba gratuita de 30 días.
